Пропуск записи в трудовой книжке – частая ситуация, с которой сталкиваются как работодатели, так и сотрудники. В России нет единого нормативного акта, который прямо регулировал бы порядок внесения пропущенных записей, однако существуют общие принципы, вытекающие из Правил ведения трудовых книжек (постановление № 225 от ) и Инструкции по оформлению трудовых книжек (постановление Минтруда от  № 69). Ниже – подробный разбор того, как правильно действовать, если в книжке пропущена запись о переводе, награждении или иной важной сведении.

Почему пропущенная запись может возникнуть?

• Ошибка при оформлении новой трудовой книжки.
• Забывчивость сотрудника или работодателя.
• Недостаток исходных документов (приказа, приказа о переводе).
• Перевод сотрудника в новую должность после увольнения у предыдущего работодателя.

Важно понимать, что пропуск записи не делает её недействительной. Если есть основания (приказ, договор, приказ о переводе), то запись должна быть внесена в книжку, даже если это будет сделано позже.

Как правильно оформить пропущенную запись?

Ориентир – дата фактического начала работы

В записи о переводе необходимо указать фактическую дату перевода, с которой сотрудник начал выполнять обязанности новой должности. Эта дата должна соответствовать дате, указанной в приказе (распоряжении) о переводе.

Где вносить запись?

Согласно практике консультантов (КонсультантПлюс, SPOK.BY), пропущенную запись обычно вносят после последней имеющейся записи в книжке, но с указанием номера новой записи. При этом порядок может быть нарушен, однако важно зафиксировать место вставки (например, сделать закладку в книге учёта движения трудовых книжек).

Как оформить форму записи?

Запись должна содержать:

1. Номер записи.
2. Дата перевода.
3. Наименование новой должности.
4. Сведения об основании перевода (номер и дата приказа, подпись руководителя).
5. Примечание о том, что запись вносится в связи с обнаруженным пропуском.

Пример оформления:

Запись № 15 – Перевод на должность Заместитель главного бухгалтера 
от г. (приказ № 123-р от ). 
Внесено в связи с обнаруженным пропуском.

Порядок внесения записи в разных ситуациях

Пропуск записи о переводе после увольнения

Если сотрудник уже уволен, а в его книжке пропущена запись о переводе на новую позицию, то:

• Запись вносится прежним работодателем.
• Номер записи ставится после последней имеющейся записи в книжке.
• При этом указывается, что запись вносится в порядке, установленном Правилами.

Пропуск записи о награждении

Для наград (поощрений, премий) аналогичный подход: указываем дату награждения, основание (приказ, решение), номер записи и делаем отметку о вставке.

Пропуск записи о работе в хронологическом порядке

Хотя ТК РФ и Правила не требуют строго хронологического порядка, многие организации всё равно стремятся к нему. Поэтому:

• Вносят запись в конец книги.
• Делают отметку о нарушении хронологии (например, «запись внесена с нарушением хронологии»).
• Для удобства используют закладку в книге учёта движения трудовых книжек, где указывают номер и место предполагаемого вставления.

Что делать, если пропущена запись в книге учёта движения трудовых книжек?

В книге учёта движения (для отслеживания всех изменений в трудовых книжках) можно добавить закладку с указанием:

• Номера пропущенной записи.
• Дата и место, где она должна была быть.
• Ссылку на соответствующий приказ.

Это помогает сохранить прозрачность и упростить последующий контроль.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить запись в произвольный момент? – Да, если есть подтверждающий документ (приказ, договор). Однако лучше оформить её как можно скорее, чтобы избежать вопросов при проверках.
2. Нужно ли уведомлять сотрудника о внесённой записи? – Обычно это не требуется, но в случае споров полезно иметь подтверждение (копию приказа) в архиве.
3. Что делать, если запись была внесена с ошибкой? – Ошибку можно исправить, оставив оригинальную запись и добавив новую с пометкой «исправление». Важно не стирать и не черкнуть исходную запись.
4. Есть ли штрафы за пропущенные записи? – Нарушения в оформлении трудовых книжек могут привести к административным штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ), но конкретные санкции зависят от решения инспектора.

Пропущенная запись в трудовой книжке – не приговор. Главное условие – наличие официального основания (приказа, распоряжения). Внесение записи возможно в любое время, однако рекомендуется:

• Сохранять хронологию, делая отметки о нарушении порядка.
• Указывать номер новой записи и дату фактического начала работы.
• Сохранять копию приказа и другие подтверждающие документы.
• При необходимости использовать закладки в книге учёта движения для восстановления хронологии.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете корректно оформить пропущенную запись, избежать проблем при проверках и сохранить юридическую чистоту документации.

Автор статьи: консультант по трудовому праву, 2026 год.