Самое главное помнить, что законодательство не устанавливает строгого требования о пропуске строк в трудовой книжке. Однако существуют устоявшиеся правила ведения документа, нарушение которых может привести к признанию записи недействительной или вызвать сложности при оформлении пенсии и других социальных гарантий.

Зачем вообще возникает вопрос о пропуске строк

В практике кадрового делопроизводства ситуации, когда требуется оставить незаполненные строки, возникают довольно часто. Например:

• при увольнении сотрудника нужно оставить место для записи о причине увольнения;
• при переводе на другую должность внутри одной организации;
• при исправлении ошибочной записи;
• при переходе на новую страницу трудовой книжки.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Общие требования к оформлению

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от № 69, записи в трудовой книжке производятся последовательно, без пропусков строк. Однако в жизни возникают ситуации, когда строки остаются незаполненными.

Когда строки можно оставить пустыми

1. Между записями разных трудовых договоров. Если сотрудник уволился и снова устроился в ту же организацию, можно оставить одну-две строки для разделения записей.
2. При переходе на новую страницу. Роструд разъяснил, что запись о продолжении трудовой деятельности может начинаться с новой страницы даже при наличии свободных строк на предыдущей.
3. Для внесения дополнительных сведений. Например, при изменении наименования организации или при исправлении ошибочных записей.

Что делать, если строки остались незаполненными

Очень важно понимать: пустые строки в трудовой книжке, не всегда ошибка. Главное — чтобы они не создавали двусмысленности при трактовке трудового стажа.

Если в бумажной трудовой книжке обнаружили, что под очередным порядковым номером внесена запись об увольнении, а предыдущие строки остались пустыми, это не является нарушением, если:

• порядковая нумерация записей соблюдена;
• даты указаны корректно;
• содержание записи соответствует действительности.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. В них вопрос о пропуске строк не стоит в принципе, поскольку информация хранится в цифровом формате в информационной системе Пенсионного фонда России.

Однако работодатели, которые ведут бумажные трудовые книжки, должны соблюдать установленные правила. В программах для заполнения электронных трудовых книжек также предусмотрены механизмы корректного отображения сведений о трудовой деятельности.

Практические рекомендации

Для кадровых специалистов

Для работников

Если вы обнаружили в своей трудовой книжке:

• пустые строки между записями — обратитесь в отдел кадров для проверки правильности оформления;
• пропуск в нумерации — потребуйте внесения исправлений;
• непонятные записи — запросите выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте Госуслуг или в ПФР.

Последствия неправильного оформления

Неверно оформленная трудовая книжка может привести к серьёзным проблемам:

1. При начислении пенсии. Пенсионный фонд может запросить дополнительные документы дляподтверждения стажа.
2. При устройстве на новую работу. Работодатель может усомниться в достоверности сведений.
3. В судебных спорах. Неправильно оформленная запись может не приниматься в качестве доказательства.

• последовательность записей;
• корректная нумерация;
• соответствие содержания записи фактическим обстоятельствам трудовых отношений.

При сомнениях в правильности оформления рекомендуется консультироваться с кадровыми специалистами или специалистами Пенсионного фонда России. А с 2023 года всё больше сведений о трудовой деятельности фиксируется в электронном виде, что снижает риски ошибок при заполнении бумажных документов.