Многие работодатели ошибочно полагают, что если в организации на момент проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) нет ни одного штатного сотрудника, то оснований для проверки и последующих претензий быть не может. Это опасное заблуждение. Трудовая инспекция имеет широкие полномочия и может провести проверку даже в компании-«одно-person firm» или в период временного простоя. В этой статье разберем, на каком основании это происходит, какие документы запросит инспектор и как правильно подготовиться.

Основания для проверки при отсутствии работников

Трудовая инспекция действует на основании Федерального закона № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)». Проверка может быть:

• Плановой. Организация попадает в ежегодный план проверок ГИТ по критериям риска. Даже если сейчас сотрудников нет, факт ведения хозяйственной деятельности (наличие ОКВЭД, аренда помещения, банковские операции) достаточное основание.
• Внеплановой. Проводится на основании:
  • Жалобы бывшего работника (даже уволенного год назад) о невыплате зарплаты, незаключении трудового договора и т.д.
  • Заявления профсоюза или иного общественного объединения.
  • Исполнения предписания инспекции или решения суда.
  • События, создающего угрозу жизни и здоровью людей (например, если компания занимается строительством или производством).

Что именно будет проверять инспекция?

Инспектор будет изучать документы, подтверждающие соблюдение Трудового кодекса РФ в периоды, когда работники у компании всё-таки были. Ключевые направления:

1. Трудовые договоры. Были ли они оформлены со всеми сотрудниками? Сохранились ли их копии? Даже если договор расторгнут, его нужно хранить 75 лет (ст. 322 ТК РФ).
2. Трудовая книжка. Правильность внесения записей об увольнении, наличии или отсутствии дисциплинарных взысканий. С 2020 года ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) становится обязательным для новых работников, а с 2026 года — для всех, кто выбрал электронный формат.
3. Оплата труда. Соответствие фактически выплаченной заработной платы установленным тарифам, окладам, минимальному размеру оплаты труда (МРОТ). Проверка будет касаться прошлых периодов.
4. Рабочее время и время отдыха. Не было ли сверхурочной работы без оплаты, нарушений в предоставлении отпусков.
5. Охрана труда. Наличие приказов о создании условий труда, проведении инструктажей (даже если сейчас работников нет, эти документы должны быть в архиве).
6. Отчетность в СФР. Это критически важно! Работодатель обязан ежемесячно подавать в Социальный фонд России (СФР) Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) по каждому работнику, даже если он уже уволен. Если в компании сейчас никого нет, сведения подаются с нулевыми значениями. Несвоевременная или неправильная сдача ЕФС-1 — прямое нарушение, за которое предусмотрены штрафы (ст. 15.33 КоАП РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в контексте проверки

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. К 2026 году она полностью охватила всех работников, выбравших электронный формат.

• Если у компании были работники с бумажной трудовой книжкой, инспекция потребует предъявить эти книжки (или их копии) для проверки правильности внесения записей.
• Если работники использовали электронную трудовая книжка, все сведения о их трудовой деятельности хранятся в базе СФР; Работодатель должен был направлять туда информацию о приеме, увольнении, изменениях условий труда. Инспектор запросит выписки из ЭТК через СФР или потребует от работодателя подтверждающие документы (приказы, табели).
• Важно: Даже если компания не имеет работников в настоящее время, она обязана хранить всю документацию по трудовым отношениям прошлых лет. Отсутствие архивных документов будет расценено как грубое нарушение.

Какие документы должен иметь работодатель «без работников»?

Для успешного прохождения проверки в компании, где сейчас никого нет, в архиве должны присутствовать следующие группы документов за весь период деятельности:

1. Кадровые документы:
   • Все трудовые договоры (и оригиналы, и дополнительные соглашения).
   • Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении работников.
   • Трудовая книжка (бумажная) или выписки из электронной трудовой книжки.
   • Штатное расписание (даже если оно было на одного человека).
2. Документы по оплате труда:
   • Расчетные листки, ведомости по начислению зарплаты.
   • Платежные ведомости, выписки из банковских счетов, подтверждающие выплаты.
   • Расчеты по НДФЛ, страховым взносам.
3. Документы по охране труда:
   • Приказ о создании комиссии по охране труда.
   • Программы обучения, инструкции по охране труда.
   • Журналы инструктажей (вводного, первичного).
4. Отчетность:
   • Все поданные в СФР формы ЕФС-1 (можно запросить историю сдачи через личный кабинет СФР).
   • Отчетность по труду (форма П-4, Т-2 и др.) за прошлые периоды.
5. Иные документы:
   • Копии паспортов работников.
   • Документы воинского учета (при наличии мужчин).
   • Книжка учета инструктажей.

Последствия проверки и возможные штрафы

Если инспекция выявит нарушения, совершенные в период, когда работники были, к работодателю применятся меры ответственности, независимо от текущего отсутствия сотрудников:

• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • За неоформление трудового договора — от 50 000 до 100 000 руб. (для ИП, от 5 000 до 10 000 руб.).
  • За задержку выплаты зарплаты — от 30 000 до 50 000 руб. (для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.).
  • За нарушение сроков сдачи ЕФС-1 — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб; (для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.).
  • За необучение по охране труда — от 15 000 до 25 000 руб.
• Возмещение ущерба работнику. Если нарушение привело к увольнению или иным потерям, работодатель может быть вынужден выплатить компенсацию.
• Приостановка деятельности. В крайних случаях (например, систематические нарушения) инспекция может вынести постановление о приостановке деятельности организации на срок до 90 суток.

Практические рекомендации для работодателя

1. Не уничтожайте кадровую документацию! Даже если компания прекратила деятельность, документы по труду храните в течение установленных сроков (не менее 75 лет для трудовых книжек и договоров).
2. Сдавайте отчетность в СФР вовремя. Если сейчас работников нет, подавайте ЕФС-1 с нулевыми показателями ежемесячно до момента исключения компании из ЕГРЮЛ/ЕГРИП или ликвидации.
3. Проведите внутренний аудит. Проверьте, все ли документы по прошлым работникам на месте и правильно ли они оформлены. Устраните выявленные недостатки (например, оформите трудовые договоры задним числом, но с учетом срока исковой давности — 3 года).
4. При проверке будьте вежливы и сотрудничайте. Предоставьте инспектору весь запрошенный пакет документов. Если какие-то документы утеряны, честно сообщите об этом и постарайтесь восстановить их (например, получить выписки из ЭТК от бывших сотрудников или из СФР).
5. Используйте право на представление объяснений. На все предписания инспекции вы можете дать письменные объяснения, а также обжаловать их в суде или вышестоящий орган.

Отсутствие работников в штате на момент проверки — не гарантия от проблем с Государственной инспекцией труда. Инспекция оценивает историю соблюдения трудового законодательства. Поэтому самая важная задача работодателя — безупречное ведение и долгосрочное хранение всей кадровой документации, а также своевременная сдача отчетности в СФР. Профилактика и грамотное документирование — лучшая защита от крупных штрафов и претензий, которые могут возникнуть спустя годы после увольнения последнего сотрудника.

Статья подготовлена на основе анализа типовых практик ГИТ и актуального законодательства РФ (ТК РФ, КоАП РФ, законы о СФР). Рекомендуется консультироваться с юристом по конкретным ситуациям.