Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — это стресс-тест для любого работодателя. В 2026 году требования к оформлению документации стали еще строже, а штрафы за отсутствие или некорректное ведение документов могут достигать сотен тысяч рублей. Основываясь на актуальном законодательстве РФ и данных Роструда, мы подготовили подробный гид по документам, которые необходимо иметь в организации.

Почему важно быть готовым?

Согласно статье 357 ТК РФ, инспектор вправе запросить любые документы, связанные с трудовыми отношениями. Список запрашиваемых бумаг определяется индивидуально для каждого случая проверки и фиксируется в приказе о ее проведении (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона № 294-ФЗ). Однако существует базовый перечень, который должен быть в каждой компании независимо от сферы деятельности.

Учредительные и организационно-распорядительные документы

Первое, что запрашивает инспектор, документы, подтверждающие легитимность работодателя и полномочия руководства.

• Учредительные документы: Устав организации, свидетельства о регистрации (ОГРН) и постановке на налоговый учет (ИНН).
• Документы о полномочиях: Протоколы собраний учредителей или приказы о назначении генерального директора, подтверждающие его право подписи трудовых договоров.
• Штатное расписание: Актуальная форма Т-3 с указанием структурных подразделений, должностей, количества штатных единиц и окладов.
• График отпусков: Форма Т-7, утвержденная не позднее чем за две недели до начала календарного года.
• Табель учета рабочего времени: Форма Т-12 или Т-13, где фиксируется фактическое время работы сотрудников.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Отсутствие этих документов — одна из самых частых причин штрафов. Все ЛНА должны быть утверждены приказом руководителя и, что критически важно, согласованы с представительным органом работников (если он есть) и ознакомлены сотрудников под роспись.

Основные ЛНА, которые проверяет ГИТ:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение об оплате труда и премировании.
Положение о защите персональных данных работников.
Инструкции по охране труда для каждой должности.
График сменности (для сменной работы).
Положение о дистанционной работе (если такие сотрудники есть).

> Важно: С 2021 года активно внедряется электронный документооборот (ЭДО). Если вы используете ЭДО, убедитесь, что порядок обмена документами и ознакомления с приказами (в т.ч. о дисциплинарных взысканиях) прописан в локальных актах и технически реализован согласно требованиям закона.

Документация по охране труда (ОТ)

Блок охраны труда проверяется наиболее тщательно. Отсутствие документов по ОТ является причиной до 70% всех штрафов.

Обязательный пакет документов по охране труда в 2026 году:

• Положение о системе управления охраной труда (СУОТ).
• Журналы регистрации:
• Инструктажа на рабочем месте.
• Вводного инструктажа.
• Учета несчастных случаев на производстве.
• Выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
• Карты специальной оценки условий труда (СОУТ): Должны быть проведены на всех рабочих местах, результаты доведены до сотрудников.
• Документы об обучении: Протоколы проверки знаний требований охраны труда, удостоверения (в т.ч. для руководителей, если в штате до 50 человек и руководитель сам отвечает за ОТ, он обязан пройти платное обучение в аккредитованном центре).
• Планы мероприятий по улучшению условий труда.
• Медицинские книжки и заключения: Списки контингентов на медосмотры, направления и заключения по итогам периодических медосмотров.

Кадровое делопроизводство (Личные дела)

Инспекторы выборочно запрашивают личные дела сотрудников для проверки соблюдения их прав.

В личном деле должны быть:

• Трудовой договор (оригинал с подписями сторон).
• Должностная инструкция (с подписью об ознакомлении).
• Приказы о приеме на работу, переводе, отпусках, командировках.
• Личная карточка работника (форма Т-2).
• Копии документов об образовании и квалификации (если должность требует специальных знаний);
• Заявления работника (на отпуск, увольнение и т.д.).

Особое внимание уделяется:

• Своевременности заключения трудовых договоров (не позднее 3 рабочих дней с начала работы).
• Правильности оформления сверхурочной работы, работы в ночное время и выходные дни (требуется письменное согласие работника и приказ).
• Оформлению материальной ответственности (договоры о полной индивидуальной или коллективной ответственности).

Документы по заработной плате

Хотя глубокую проверку финансов проводит ФНС, ГИТ проверяет соблюдение сроков и порядка выплаты зарплаты:

• Положения о зарплате.
• Расчетные листки (подтверждение их выдачи работникам).
• Ведомости на выплату зарплаты (подтверждение дат выплаты).
• Документы о выплате компенсаций при увольнении.

Как подготовиться к проверке: пошаговый алгоритм

Проведите внутренний аудит. Проверьте наличие всех вышеперечисленных документов. Особое внимание уделите датам и подписям.
Проверьте электронные архивы. Убедитесь, что электронные подписи действительны, а журналы в электронном виде защищены от модификации задним числом.
Обновите СОУТ и медосмотры. Проверьте сроки действия карт спецоценки и график прохождения медосмотров.
Подготовьте ответственного лица. Сотрудник, который будет общаться с инспектором, должен знать, где лежит каждый документ.
Используйте ресурсы Онлайнинспекция.рф. На официальном портале Роструда доступны актуальные шаблоны документов и сервисы для самопроверки.

Ответственность за нарушения

Отсутствие необходимых документов или их неправильное оформление влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей (за первичное нарушение), при повторном, до 20 000 рублей.
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении — до 70 000 рублей или приостановление деятельности.
• За нарушения в сфере охраны труда штрафы значительно выше и могут достигать 400 000 рублей для организаций.

Подготовка к визиту ГИТ — это не разовая акция, а постоянный процесс ведения грамотного кадрового делопроизводства. В 2026 году цифровизация и автоматизация процессов позволяют минимизировать риски человеческой ошибки, но контроль за наличием и актуальностью бумажных (или электронно подписанных) оригиналов остается за работодателем.

Помните: наличие полного пакета документов — это лучшая защита интересов бизнеса и гарантия соблюдения прав ваших сотрудников.

—
Статья подготовлена на основе актуальных данных по состоянию на май 2026 года, с учетом требований ТК РФ и нормативных актов Роструда.