С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Для работодателей это значит новые процедуры при приёме сотрудников, новые формы отчётности и необходимость проверки наличия у кандидата ЭТК. В статье подробно рассмотрены:

• Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка;
• Какие документы необходимо запросить у соискателя;
• Порядок оформления приёма в системе 1С и в государственных реестрах;
• Что делать, если сотрудник отказывается от бумажного формата;
• Краткий обзор нормативно‑правовой базы.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 72, 73) – определяет порядок ведения трудовой книжки в электронном виде.
2. Постановление Правительства РФ от № 1912 «Об электронных трудовых книжках».
3. Приказ Минтруда России от № 140н – порядок подачи заявления работником о переходе на ЭТК.
4. Инструкция по работе с СФР (Система Фондов России) – форма ЕФС‑1, подраздел 1.1.

Согласно этим документам, работник имеет право выбрать форму трудовой книжки (бумажную, электронную или обе). Работодатель обязан вести запись в выбранном формате и своевременно передавать сведения в СФР.

Как проверить, что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка?

Перед оформлением приёма необходимо убедиться, что у соискателя уже создана ЭТК в СФР. Для этого:

1. Попросите кандидата предоставить заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма СТД‑Р или СТД‑СФР); В заявлении указываются ФИО, СНИЛС, дата рождения и согласие на ведение ЭТК.
2. Проверьте наличие у кандидата СНИЛС – без него запись в СФР невозможна.
3. С помощью Электронного кабинета работодателя (доступ через портал Госуслуг) введите СНИЛС соискателя и проверьте статус ЭТК (создана, активна, закрыта).
4. Если кандидат впервые поступает на работу после  г., а в его личном кабинете нет записи о бумажной книжке, значит, у него уже есть только электронная.

Перечень документов, которые необходимо запросить у соискателя

Порядок оформления приёма в системе 1С: Зарплата и кадры

Если ваш бухгалтер использует 1С: Предприятие 3.0 (или более новую версию), процесс выглядит так:

1. Откройте «Кадровые документы» → «Приём на работу».
2. В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите «Электронная». Если работник хочет вести обе формы, отметьте «Вести параллельно».
3. Укажите дату начала работы и должность.
4. Сохраните документ – 1С автоматически сформирует Электронный приказ и подготовит данные для отправки в СФР.
5. В следующую рабочую смену (не позже следующего рабочего дня) отправьте сформированный файл в СФР через интеграцию 1С‑СФР (обычно это делается кнопкой «Отправить в СФР»).

Оповещение СФР о приёме на работу

Согласно инструкции Минтруда, работодатель обязан в течение одного рабочего дня после фактического приёма сотрудника передать в СФР сведения о:

• ФИО, СНИЛС, ИНН;
• дате начала трудовых отношений;
• выбранном способе ведения трудовой книжки (ЭТК).

Для этого используется форма ЕФС‑1 (раздел 1.1). После отправки система СФР автоматически создаёт или открывает электронную трудовую книжку сотрудника.

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажного формата?

Работник имеет право полностью отказаться от бумажной трудовой книжки. В этом случае:

1. Работодатель выдаёт письменное подтверждение отказа (обычно в виде заявления сотрудника).
2. Все записи вносятся только в ЭТК.
3. Работодатель обязан вести копию всех записей в своей кадровой системе (1С, Excel и т.п.) в случае проверки.
4. При увольнении работнику предоставляется выписка из ЭТК (можно запросить через СФР или через портал Госуслуг).

Параллельное ведение бумажной и электронной трудовых книжек

Если сотрудник желает сохранять обе формы, необходимо:

• Вести запись в бумажной книжке (выдавать её сотруднику, фиксировать подпись работодателя).
• Одновременно вносить те же данные в ЭТК через СФР.
• Обеспечить согласованность дат и формулировок – любые расхождения могут стать основанием для проверки.

Важно помнить, что законодательство требует однородности записей: если запись сделана в ЭТК, её необходимо отразить и в бумажной книжке, и наоборот.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

1. Работник (или уполномоченный представитель) заходит в личный кабинет на портале Госуслуг.
2. Выбирает раздел «Электронная трудовая книжка» → «Выписка из трудовой книжки».
3. Заполняет запрос (указывается цель получения выписки) и подтверждает действие СМС‑кодом.
4. Выписка формируется в формате PDF и доступна для скачивания в течение 24 часов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже есть ЭТК?

Нет, если сотрудник официально отказался от бумажного формата, работодатель обязан вести запись только в ЭТК. Однако рекомендуется сохранять копию всех кадровых документов в архиве компании.

Что делать, если в СФР нет записи о сотруднике, хотя у него есть СНИЛС?

Проверьте, подал ли работодатель ранее заявление о переходе на ЭТК. Если нет – попросите сотрудника оформить заявление СТД‑Р и подать его в СФР самостоятельно (это можно сделать через портал Госуслуг).

Можно ли оформить приём на работу без заявления о переходе на ЭТК?

Да, но в этом случае сотрудник будет вести бумажную трудовую книжку. Если позже он захочет перейти на электронный формат, потребуется новое заявление.

Как отразить в 1С запись об отказе от бумажной трудовой книжки?

В карточке сотрудника в разделе «Трудовая книжка» отметьте статус «Только электронная». При печати кадровых документов система автоматически исключит поле «бумажная трудовая книжка».

Краткий чек‑лист для работодателя

• Получить от кандидата паспорт, СНИЛС и заявление СТД‑Р/СТД‑СФР.
• Проверить статус ЭТК в СФР.
• Оформить документ «Приём на работу» в 1С, указав способ ведения трудовой книжки – «Электронная».
• В течение следующего рабочего дня отправить форму ЕФС‑1 в СФР.
• Если сотрудник отказался от бумажного формата – оформить письменный отказ.
• Сохранить копию всех кадровых документов в архиве компании.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс кадрового учёта, ускоряет обмен данными с государственными органами и повышает прозрачность трудовых отношений. Однако для успешного внедрения необходимо строго соблюдать порядок подачи заявлений, своевременно передавать сведения в СФР и правильно настроить внутренние системы (1С, бухгалтерию, HR‑системы). Следуя описанным выше рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить приём нового сотрудника, использующего электронную трудовую книжку, и избежать возможных проверок со стороны контролирующих органов.

Дата публикации:  г.