В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, фиксирующим трудовой стаж граждан России․ Однако переходный период и нюансы законодательства часто вызывают вопросы: как понять, подано ли заявление? Ведется ли книжка в электронном виде? Где посмотреть актуальный статус? В этой статье мы подробно разберем все способы проверки и ответим на самые частые вопросы․
Что означает «подано заявление» и почему это важно?
С 2020 года у работников появилось право выбора: продолжать вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную․ Ключевым моментом является заявление:
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка больше не ведется, все записи вносятся только в электронную базу Социального фонда России (СФР)․
- Если работник подал заявление о сохранении бумажной книжки — работодатель продолжает вносить записи в бумажный документ, но параллельно сдает отчетность в СФР․
- Если работник не подавал никакого заявления до конца 2020 года, считается, что он отказался от бумажной версии, и его трудовая деятельность с 2021 года фиксируется только в электронном виде․
Важно помнить: если сотрудник не подал заявление о переходе (или об отказе от перехода) в установленный срок, работодатель обязан был сдать отчетность, но доступ к полной истории у работника мог быть ограничен до момента первого обращения․
Способ 1: Проверка через портал Госуслуги (самый быстрый)
Наиболее удобный способ узнать статус своей электронной трудовой книжки и наличие записей — воспользоваться порталом Госуслуги․
- Авторизуйтесь в личном кабинете на портале․
- В поисковой строке введите запрос «Электронная трудовая книжка» или перейдите в раздел «Пенсия и пособия»․
- Выберите услугу «Получить выписку о трудовой деятельности»․
- Система сформирует документ в формате PDF․
Как interpretar результат? В полученной выписке будет раздел со сведениями о поданных заявлениях․ Если вы подавали заявление о переходе на ЭТК или о выдаче бумажной трудовой, эта информация там отразится․ Также в документе будет видно, велась ли бумажная книжка параллельно․
Способ 2: Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)
Данные электронной трудовой книжки хранятся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица․ Чтобы проверить их:
- Зайдите в Личный кабинет гражданина на официальном сайте СФР (вход через учетную запись Госуслуг)․
- Перейдите в раздел «Сведения о трудовой деятельности»․
- Здесь отображается хронология всех событий: прием, перевод, увольнение․
В этом разделе также можно увидеть информацию о том, подавал ли сотрудник заявление с решением по трудовой книжке․ Если записей после 2020 года нет, но вы работали, это может означать, что работодатель еще не сдал отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД), который и формирует ЭТК․
Способ 3: Запрос у работодателя
Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности сотруднику по его письменному заявлению․
Сроки предоставления:
- В период работы, в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника․
- При увольнении — в день прекращения трудовых отношений․
Работодатель формирует выписку из данных, которые он передавал в СФР․ В этом документе будет указано, на основании чего вносились записи․ Если вы сомневаетесь, подавали ли вы заявление о переходе на ЭТК, кадровая служба может проверить наличие такого документа в личном деле сотрудника․
Способ 4: Обращение в МФЦ или клиентскую службу СФР
Если у вас нет доступа к интернету или требуется документ с живой печатью (хотя электронная подпись приравнивается к собственноручной), вы можете:
- Лично посетить отделение МФЦ («Мои документы»)․ Потребуеться паспорт и СНИЛС․
- Прийти в клиентскую службу Социального фонда России․
Специалисты выдадут заверенную выписку, в которой будет отражена полная история, включая отметки о переходе на электронный формат․
Частые вопросы и нюансы 2026 года
Что делать, если в ЭТК две записи об увольнении?
В судебной практике встречаются случаи, когда в электронной книжке ошибочно появляются дублирующие или противоречащие записи (например, одновременно «по собственному желанию» и «за прогул»)․ Это часто происходит из-за ошибок при сдаче отчетов ЕФС-1 предыдущими работодателями․
Решение: Необходимо обратиться к последнему работодателю или напрямую в СФР с заявлением о корректировке записей, предоставив копии приказов и трудовых договоров․
Может ли бухгалтер увидеть, подано ли заявление?
Да․ В системах отчетности (например, СБИС, 1С-Отчетность) при формировании карточки сотрудника и сдаче формы ЕФС-1 есть поле, отражающее статус заявления работника о выборе формы трудовой книжки․ Если бухгалтер утверждает, что «не нашел заявления», возможно, оно не было подано в бумажном виде, и статус определяется по умолчанию (отказ от бумажной книжки для тех, кто поступил на работу после 2021 года, или молчаливый переход для тех, кто не подал заявление в 2020 году)․
Как проверить стаж нового сотрудника?
При приеме на работу нового сотрудника, который перешел на ЭТК, работодатель должен запросить у него выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или СТД-СФР)․ Только так можно убедиться в актуальности стажа и отсутствии двойных записей․
Проверка статуса электронной трудовой книжки — важный шаг для каждого работающего гражданина в 2026 году․ Самый оперативный способ — воспользоваться порталом Госуслуг или сайтом СФР․ Помните, что именно данные, внесенные в электронную базу на основании отчетов ЕФС-1, являются приоритетными при назначении пенсии․ Если вы обнаружили ошибку или неясность, не откладывайте обращение в кадровую службу или СФР․