Приём нового сотрудника – ответственный процесс, в котором проверка трудовой книжки занимает одно из ключевых мест. Правильная проверка позволяет подтвердить стаж, избежать штрафов ГИТ и обеспечить соблюдение требований ТК РФ. Ниже представлена подробная инструкция, актуальная на 2026 год.

Нормативная база

Основной правовой акт, регулирующий оформление и ведение трудовых книжек – Трудовой кодекс РФ, статья 65. Согласно ей:

• При приёме на работу работник обязан представить документ, подтверждающий его трудовую деятельность (трудовую книжку или справку о её отсутствии).
• Если у сотрудника ранее была бумажная трудовая книжка, но он перешёл на электронный формат, при приёме на новую работу достаточно предоставить СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) или СТД‑СФР (сведения, формируемые Социальным фондом РФ).
• Для лиц, впервые поступающих на работу в 2026 году, ведётся только электронная трудовая книжка (ЭТК); бумажный вариант оформлять не требуется.

Виды трудовых книжек в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Используется:

• Для сотрудников, принятых на работу до 2020 года и не перешедших на ЭТК.
• В случаях, когда работник по какой‑то причине не может оформить электронную версию (например, отсутствие доступа к Госуслугам).

При проверке необходимо убедиться, что:

1. Книжка заполнена без пробелов и исправлений.
2. Все записи заверены подписью работодателя и печатью организации.
3. Дата последней записи соответствует дате увольнения с предыдущего места работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Ведётся в ПФР/СФР и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги». При приёме на работу требуется:

• Предоставить СТД‑Р (выписка из ЭТК) или СТД‑СФР.
• Проверить актуальность данных: ФИО, СНИЛС, даты приёма/увольнения, наименования организаций.
• Убедиться, что в выписке отсутствуют пометки об отказе от ведения бумажной книжки (если такой отказ был сделан ранее).

Что именно проверять при приёме на работу

Документы, которые запрашиваются

• Паспорт (для подтверждения личности).
• СНИЛС.
• Трудовая книжка (бумажная) или СТД‑Р/СТД‑СФР (электронная).
• При необходимости – военный билет, документ об образовании, справка о нетрудоспособности и др.

Проверка заполнения

1. Личные данные – ФИО, дата рождения, пол, серия и номер паспорта, СНИЛС должны совпадать с данными в паспорте и других документах.
2. Записи о работе – каждая запись должна содержать:
   • Дата приёма и увольнения;
   • Наименование организации (полное, без сокращений);
   • Должность;
   • Основание приёма и увольнения (приказ, договор и т.д.).
3. Подписи и печати – у каждой записи должна быть подпись ответственного лица (кадровика, директора) и печать организации (если требуется).
4. Отсутствие исправлений – исправления допускаются только при строгом соблюдении порядка (зачёркнутый текст, верная запись рядом, подпись и дата исправления). Любые «замазанные» или непонятные правки могут быть основанием для отказа в приёме.
5. Соответствие данных в СТД‑Р/СТД‑СФР – выписка из ЭТК должна содержать те же сведения, что и бумажная книжка (если она ведётся параллельно).

Особенности проверки в 2026 году

Когда бумажная книжка не требуется

• Если сотрудник впервые поступает на работу (нет предыдущего трудового стажа).
• Если работник ранее перешёл на электронную трудовую книжку и в её записях есть отметка об отказе от ведения бумажного варианта.

Когда бумажная книжка всё ещё нужна

• Для сотрудников, принятых до 2020 года и не перешедших на ЭТК.
• В случаях, когда работник по состоянию здоровья или иным причинам не может использовать электронные сервисы (например, отсутствие доступа к интернету).
• Если работодатель по внутренним нормативным актам обязан вести бумажную копию для архивных целей.

Пошаговая инструкция для HR‑специалиста

1. Запрос документов – при первом контакте с кандидатом запросите паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (или СТД‑Р/СТД‑СФР).
2. Проверка подлинности паспорта и СНИЛС – сверить данные с базой МВД и ПФР (можно через сервис «Госуслуги» или внутренние системы).
3. Определение типа трудовой книжки – уточнить у кандидата, ведётся ли у него электронная трудовая книжка;
4. Получение выписки из ЭТК – если кандидат подтверждает наличие ЭТК, запросите СТД‑Р (через личный кабинет на Госуслугах) или СТД‑СФР.
5. Сверка данных – сравнить ФИО, дату рождения, СНИЛС, даты приёма/увольнения, наименования организаций и должности в предоставленном документе с данными в анкете и резюме.
6. Проверка оформления записей – при наличии бумажной книжки убедиться в правильности заполнения (подписи, печати, отсутствие недопустимых исправлений).
7. Фиксирование результата – сделать копию (или скан) предоставленного документа, отметить в личном деле сотрудника, что трудовая книжка проверена и соответствует требованиям.
8. Внесение данных в внутренние системы – перенести сведения о стаже в кадровый учёт (1С:ЗУП, SAP и т.п.) для дальнейшего начисления отпусков, больничных и пенсии.
9. Информирование сотрудника – объяснить, какие дальнейшие действия потребуются (например, подача заявления на перевод на электронную форму, если ещё не сделано).

Типичные ошибки и как их избежать

• Приём сотрудника без трудовой книжки или СТД‑Р – приводит к невозможности подтвердить предыдущий стаж и к штрафам ГИТ. Решение: всегда требовать документ; если его нет, оформить справку о отсутствии трудовой деятельности и учесть, что стаж не будет засчитан.
• Несвоевременное обновление данных в ЭТК – если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную форму, а работник продолжает вести бумажную книжку, возникают расхождения. Решение: напомнить сотруднику о необходимости подать заявление через Госуслуги и контролировать его исполнение.
• Приём на работу с исправленной трудовой книжкой без соблюдения порядка – исправления, сделанные без подписи и даты, могут быть признаны недостоверными. Решение: при выявлении таких записей требовать выдачу дубликата книжки или оформления новой электронной выписки.
• Игнорирование требований о предоставлении СНИЛС – без СНИЛС невозможно сформировать СТД‑Р/СТД‑СФР. Решение: включать СНИЛС в обязательный список документов при приёме.
• Неучёт особенностей удалённых сотрудников – для дистанционных работников проверка трудовой книжки проводится в электронном виде (сканы, заверенные ЭЦП). Решение: принимать скан документа с подписью и печатью, заверенный электронной подписью работодателя.

Проверка трудовой книжки при приёме на работу – обязательная процедура, которая защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. В 2026 году ключевым моментом является различие между бумажным и электронным форматом трудовых книжек, а также знание случаев, когда каждый из них обязателен. Следуя представленной пошаговой инструкции, избегая типичных ошибок и опираясь на актуальную нормативную базу (ТК РФ, разъяснения Минтруда, рекомендации КонсультантПлюс), вы сможете обеспечить корректное оформление кадровых документов, минимизировать риски штрафов и споров с работниками.

Помните: аккуратная проверка трудовой книжки – это не просто формальность, а основа надёжного кадрового учёта и стабильной работы организации.