В современных условиях взаимодействие работодателей, сотрудников и финансовых учреждений всё чаще требует точного соблюдения нормативных требований. Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд) устанавливает порядок ведения трудовых книжек, выдачи справок о доходах и иных документов, которые часто запрашивают банки в рамках 115‑ФЗ («О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных незаконным путём и финансированию терроризма»). Ниже представлен подробный обзор того, какие документы выдаёт Минтруд, как их правильно оформлять и что требуется от банков.

Трудовая книжка: основной документ учёта трудовой деятельности

Нормативная база

Трудовая книжка оформляется в соответствии с приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения». Данный приказ регламентирует:

• обязательное использование типового бланка, учтённого в приходно‑расходной книге организации;
• запрет на применение чистых бланков, приобретённых работником самостоятельно;
• необходимость указания серии и номера израсходованного бланка, данных владельца, даты заполнения и иных обязательных сведений в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей.

Как правильно заполнять трудовую книжку в 2026 году

1. Получите типовой бланк из бухгалтерии или отдела кадров организации.
2. Внесите в бланк серию и номер (указываются в журнале учёта бланков).
3. Заполните личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, место жительства, образование.
4. Последовательно отражайте все изменения в трудовой деятельности: приём, перевод, увольнение, награды, повышение квалификации и т.д.
5. Каждая запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации.
6. После заполнения внесите сведения в книгу учёта движения трудовых книжек (указывается дата выдачи, серия/номер бланка, ФИО владельца).

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет признана действительным документом при обращении в банк, пенсионный фонд или другие государственные органы.

Справки о доходах и имуществе: что требует Минтруд и как их оформлять

Методические рекомендации (утв. Минтруда РФ, )

Документ «Методические рекомендации по вопросам представления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и заполнения соответствующей формы справки в 2022 году (за отчетный 2021 год)» содержит пошаговую инструкцию:

• Сведения о доходах включают заработную плату, премии, надбавки, иные выплаты, полученные за отчётный период.
• Расходы – обязательные платежи (налоги, алименты, коммунальные услуги) и добровольные отчисления.
• Имущество – недвижимость, транспортные средства, ценные бумаги, вклады и другие активы.
• Обязательства – кредиты, займы, иные финансовые обязательства.

Форма справки

Справка заполняется на бланке, утверждённом Минтрудом. Обязательные реквизиты:

• Наименование организации‑выдающего лица;
• ФИО сотрудника;
• Период, за который предоставляются сведения;
• Детализация доходов, расходов, имущества и обязательств;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации;
• Дата выдачи справки.

При представлении справки в банк важно убедиться, что все цифры соответствуют данным в бухгалтерском учёте и налоговой декларации (форма 2‑НДФЛ).

Банковские запросы по 115‑ФЗ: какие документы может требовать банк

Основания запроса

Согласно статье 7 Федерального закона № 115‑ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных незаконным путём и финансированию терроризма» банк вправе запрашивать у клиента (физического или юридического лица) документы, подтверждающие:

• Личность (паспорт, водительское удостоверение, военный билет и т.д.);
• Статус и полномочия представителя (доверенность, решение учредителей);
• Источник происхождения средств (справки о доходах, выписки из банка, договоры купли‑продажи);
• Наличие имущества и обязательств (выписки из реестра недвижимости, справки о залогах);
• Другие сведения, необходимые для оценки риска отмывания денег.

Типичный список документов, запрашиваемых банком у организации

1. Устав и учредительные документы (свидетельство о государственной регистрации, ИНН, ОГРН).
2. Выписка из ЕГРЮЛ (не позднее 30 дней).
3. Решение о назначении руководителя и главного бухгалтера.
4. Договор банковского обслуживания.
5. Справка о наличии расчётного счёта в банке (выписка за последние 3 месяца).
6. Справка о доходах формы 2‑НДФЛ за последний отчётный год.
7. Трудовая книжка руководителя (или выписка из неё) – подтверждает легальность занятости.
8. Справка о отсутствии задолженности по налогам и сборам (из ИФНС).
9. Документы, подтверждающие источник средств при крупных операциях (договоры, акты, счета‑фактуры).

Непредставление запрашиваемых документов может привести к приостановке операций по счёту, отказу в открытии нового счёта или даже к включению клиента в список подозрительных операций.

Практические рекомендации для работодателей и сотрудников

Для отдела кадров

• Вести журнал учёта бланков трудовых книжек и строго контролировать их расход.
• Ежегодно обновлять методические рекомендации Минтруда и проводить инструктаж сотрудников по заполнению справок о доходах.
• Хранить копии всех выданных справок в личном деле сотрудника не менее 5 лет.
• Обеспечить своевременную выдачу справок о доходах (2‑НДФЛ) и о наличии счёта в банке по первому запросу.

Для сотрудников

• Проверять, что в трудовой книжке указаны все изменения трудовой деятельности; при обнаружении ошибок немедленно обращаться к кадровой службе.
• При планировании крупной банковской операции (ипотека, автокредит, открытие вклада) заранее подготовить справку о доходах и выписку из банковского счёта.
• Сохранять копии всех справок, полученных от работодателя, в личном архиве (электронный и бумажный вариант).
• При получении запроса от банка уточнять, какие именно документы требуются, и предоставлять их в полном объёме, чтобы избежать задержек.

Для бухгалтерии

• Сверять данные справки 2‑НДФЛ с данными в трудовой книжке и в учёте расчётов с персоналом.
• При формировании справок о доходах и имуществе использовать утверждённые Минтрудом шаблоны, чтобы избежать отказа банка из‑за несоответствия формы.
• Вести реестр выданных справок с указанием даты, номера и получателя для быстрого поиска при повторных запросах.

Взаимодействие Минтруда и банковской сферы построено на чёткой нормативной базе: приказы Минтруда регулируют оформление трудовых книжек и справок о доходах, а 115‑ФЗ определяет перечень документов, которые банки вправе запрашивать для оценки риска легализации доходов. Соблюдение установленных порядков не только обеспечивает законность операций, но и защищает права работников и интересов организаций.

Следуя рекомендациям, изложенным выше, отделы кадров, бухгалтерии и сами сотрудники смогут оперативно готовить необходимые документы, минимизировать вероятность отказа банка и поддерживать прозрачность финансово‑трудовых отношений;