Важно! Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж сотрудника. С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но бумажные версии продолжают использоваться. Как правильно проверить этот документ в 2026 году? Расскажем подробно.
Почему важно проверять трудовую книжку
Трудовая книжка содержит:
- Сведения о приеме на работу;
- Переводы на другую должность;
- Увольнения с указанием причин;
- Награды и поощрения;
- Информацию о переименовании организации;
- Записи о повышении квалификации (при наличии).
Самое главное помнить: Трудовая книжка, это юридически значимый документ. Ошибки в ней могут привести к проблемам при начислении пенсии‚ оформлении пособий или приеме на новое место работы.
Виды трудовых книжек в 2026 году
- Бумажная трудовая книжка — традиционный формат‚ который ведется с 1938 года.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — с 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой деятельности в электронном виде. Сведения хранятся в базе Пенсионного фонда России.
Как узнать‚ какая трудовая книжка у сотрудника?
- Спросить сотрудника при приеме на работу;
- Проверить графу 11 в СЗВ-ТД (если стоит отметка «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» с датой после, значит ведется ЭТК);
- Посмотреть в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуги или ПФР;
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2020 года — у него может быть только ЭТК.
Проверка бумажной трудовой книжки
Проверка подлинности документа
Трудовое законодательство не обязывает работодателя проверять подлинность трудовой книжки‚ но при подозрениях можно:
- Сверить серию и номер бланка с таблицей соответствия (например‚ серия ТК-1111111 действительна для 2021 года);
- Проверить наличие водяных знаков и голограмм (у новых бланков);
- Убедиться‚ что записи внесены чернилами синего‚ фиолетового или черного цвета;
- Проверить наличие печатей и подписей ответственных лиц;
- Обратить внимание на отсутствие подчисток‚ исправлений и вклеек (кроме случаев‚ предусмотренных правилами).
Важно! Если сотрудник предоставляет трудовую книжку с явными признаками подделки (например‚ несоответствие серии году начала ведения)‚ можно направить запрос в Пенсионный фонд для проверки.
Проверка правильности заполнения
Шаг 1. Проверка первой записи
- Должна быть дата приема на работу;
- Название организации (полное или сокращенное‚ но соответствующее уставу);
- Должность;
- Основание приема (приказ‚ распоряжение);
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Шаг 2. Проверка записей об увольнении
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (должна соответствовать Трудовому кодексу);
- Ссылка на приказ;
- Подпись и печать;
- Отметка о выдаче трудовой книжки на руки (если сотрудник уволился).
Шаг 3. Проверка записей о переводах
- Дата перевода;
- Новая должность;
- Основание (приказ);
- Подпись и печать.
Шаг 4. Проверка отсутствия ошибок
- Нет исправлений без соответствующих записей «Исправленному верить»;
- Нет сокращений (например‚ «прик.» вместо «приказ»);
- Нет записей‚ не заверенных подписью и печатью;
- Все записи внесены в хронологическом порядке;
- Нет пробелов между записями (кроме случаев‚ когда между датами приема и увольнения прошло более месяца).
Проверка стажа
Для расчета стажа важно:
- Проверить‚ что все периоды работы указаны корректно;
- Убедиться‚ что нет дублирующих записей (например‚ две записи об увольнении);
- Проверить‚ что записи о переименовании организации внесены до увольнения сотрудника;
- Обратить внимание на записи о совместительстве и внутреннем совмещении;
- Проверить‚ что все периоды работы подтверждены приказами (если есть возможность).
Очень важно чтобы: При проверке стажа учитывать‚ что:
- Периоды работы до 2002 года подтверждаются только бумажной трудовой книжкой;
- С 2003 года информацию можно подтвердить через Пенсионный фонд;
- При оформлении дубликата трудовой книжки информация за период с 2003 года подтверждается данными ПФР;
- Если сотрудник перешел на ЭТК‚ его стаж подтверждается выпиской из электронной трудовой.
Проверка электронной трудовой книжки (ЭТК)
Как получить доступ к ЭТК?
Сотрудник может:
- Заказать выписку из ЭТК через Госуслуги или Пенсионный фонд;
- Предоставить Відомості про трудову діяльність (выписку из личного кабинета на портале ПФР);
- Показать данные из личного кабинета на сайте work.iac.gosuslugi.ru;
- Предоставить бумажную выписку из ЭТК‚ полученную в МФЦ или ПФР.
Что проверять в ЭТК?
- Наличие всех записей — о приеме‚ переводах‚ увольнениях;
- Правильность формулировок, причины увольнения должны соответствовать ТК;
- Хронология — записи должны быть в правильном порядке;
- Отсутствие дубликатов — например‚ две записи об одном увольнении;
- Наличие сведений о переименовании организации;
- Подтверждение передачи сведений работодателем — в СЗВ-ТД должна стоять отметка о подаче заявления о ведении ЭТК.
Что делать при обнаружении ошибок?
В бумажной трудовой книжке
- Сообщить сотруднику о необходимости внесения исправлений;
- Рекомендовать обратиться к предыдущему работодателю для корректировки записей;
- Если ошибка допущена текущим работодателем, внести исправление с указанием причины;
- Все исправления должны быть заверены подписью и печатью;
- Сделать отметку об исправлении на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
В электронной трудовой книжке
Ошибки в ЭТК исправляются через:
- Подачу уточненного СЗВ-ТД от работодателя;
- Заявление сотрудника в Пенсионный фонд;
- Обращение в МФЦ для получения актуальной выписки;
- Если ошибка допущена предыдущим работодателем — обратиться к нему для корректировки данных.
Невероятно важно помнить: При обнаружении ошибок в трудовой книжке (особенно в записях об увольнении) это может привести к проблемам при начислении пенсии или оформлении пособий. Поэтому ошибки нужно исправлять как можно скорее.
Как заверить копию трудовой книжки?
Для заверения копии трудовой книжки:
- На последнем листе трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату;
- Сделайте запись: «Копия верна. Работает по настоящее время.»;
- Укажите должность‚ ФИО ответственного лица и поставьте подпись с расшифровкой;
- Приложите печать организации;
- Если сотрудник уволился — укажите дату увольнения и причину.
Совет! Копию трудовой книжки лучше заверять на каждом листе‚ если она предоставляется в банк‚ для оформления кредита или при устройстве на новое место работы.
Частые ошибки при проверке трудовой книжки
- Отсутствие печатей — особенно при увольнении;
- Неправильные формулировки причин увольнения — например‚ «по собственному желанию» вместо «по инициативе работника»;
- Пропуск записей о переименовании организации;
- Дублирующие записи — например‚ две записи об одном увольнении;
- Отсутствие ссылок на приказы;
- Исправления без соответствующих записей;
- Несоответствие серии бланка году начала ведения;
- Отсутствие отметки о выдаче трудовой книжки на руки при увольнении.
Полезные ресурсы для проверки
- Портал Госуслуги — www.gosuslugi.ru (для получения выписки из ЭТК);
- Пенсионный фонд России — www.pfrf.ru (для проверки сведений о стаже);
- Форма СЗВ-ТД — для проверки‚ ведется ли у сотрудника ЭТК;
- Личный кабинет на сайте ПФР — для получения выписки об электронной трудовой деятельности;
- МФЦ, для получения бумажной выписки из ЭТК.
При приеме на работу:
- Проверить‚ есть ли трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности для ЭТК);
- Уточнить‚ ведется ли ЭТК;
- Проверить подлинность документа (серия‚ водяные знаки‚ печати);
- Проверить правильность первой записи;
- Убедиться‚ что все предыдущие записи заверены;
- Если есть расхождения — запросить у сотрудника дополнительные документы (справки‚ копии приказов).
При проверке стажа:
- Проверить хронологию записей;
- Убедиться в отсутствии дубликатов;
- Проверить правильность формулировок причин увольнения;
- Подтвердить периоды работы (особенно до 2002 года);
- Если сотрудник перешел на ЭТК — запросить выписку из нее.
При обнаружении ошибок:
- Сообщить сотруднику о необходимости исправлений;
- Рекомендовать обратиться к предыдущему работодателю;
- Если ошибка допущена текущим работодателем — внести исправление с указанием причины;
- Заверить исправления подписью и печатью;
- Для ЭТК — подать уточненный СЗВ-ТД.
Проверка трудовой книжки — это важный этап при приеме сотрудника на работу. Особое внимание стоит уделить:
- Подлинности документа;
- Правильности заполнения записей;
- Отсутствию ошибок и дубликатов;
- Подтверждению стажа;
- Особенностям проверки электронной трудовой книжки.
С 2020 года все больше сотрудников переходят на электронные трудовые книжки‚ но бумажные версии продолжают использоваться. Поэтому важно знать‚ как проверять оба формата‚ чтобы избежать проблем в будущем.
Помните: Трудовая книжка — это юридически значимый документ. Ошибки в ней могут привести к проблемам при начислении пенсии‚ оформлении пособий или приеме на новое место работы. Поэтому проверку нужно проводить тщательно и своевременно исправлять обнаруженные ошибки.