Проверка трудовой книжки – один из ключевых этапов при приёме на работу‚ при проведении внутренних расследований и при оформлении кадровых документов. Служба безопасности (СБ) обязана убедиться в достоверности сведений о трудовом стаже‚ отсутствии «провалов» в трудовой истории и соблюдении требований Трудового кодекса РФ.

Почему проверка трудовой книжки важна для СБ?

• Минимизация кадровых рисков. Неправильные сведения могут привести к ошибкам в расчёте пенсий‚ страховых выплат и штрафов.
• Контроль за соблюдением законодательства. СБ проверяет‚ что работник не отказывался от учёта в трудовой книжке без законных оснований (ст. 65 ТК РФ).
• Защита репутации компании. Наличие «чёрных» записей (например‚ увольнение за нарушение дисциплины) может стать причиной отказа в дальнейшем трудоустройстве.

Основные источники информации

СБ использует два основных источника:

1. Бумажную трудовую книжку. Оригинальный документ‚ выданный работодателем.
2. Электронную трудовую книжку (ЭТК). Данные хранятся в личном кабинете на портале ПФР в разделе «Электронные услуги и сервисы ПФР».

Пошаговый процесс проверки

Получение оригинала или копии трудовой книжки

При приёме на работу сотрудник обязан предоставить оригинал трудовой книжки. СБ фиксирует её состояние‚ проверяя:

• соответствие бланка официальному образцу (плотность бумаги‚ водяные знаки‚ шрифты);
• наличие печати и подписи ответственного лица работодателя;
• отсутствие следов подделки (стертости‚ исправления).

Сверка записей в книжке с документами работодателя

Для каждой записи СБ проверяет:

• дата начала и окончания работы;
• наименование организации (полное официальное название);
• должность и основание для приёма/увольнения;
• подпись и печать лица‚ вносящего запись.

Если в книжке есть запись об отказе от учёта в трудовой книжке‚ СБ проверяет‚ соответствует ли она пункту 1 статьи 65 ТК РФ.

Онлайн‑проверка через портал ПФР

Для подтверждения данных СБ использует электронный сервис ПФР:

1. Переходим на официальный сайт pfr.gov.ru.
2. Выбираем раздел Электронные услуги и сервисы ПФР → Электронная трудовая книжка.
3. Вводим ИНН/СНИЛС сотрудника и получаем выписку о трудовом стаже.
4. Сравниваем полученные данные с записями в бумажной книжке.

Электронная выписка может быть выдана в виде PDF‑документа‚ который СБ сохраняет в личном деле сотрудника.

Проверка через работодателей‑предшественники

Если в книжке указаны организации‚ которые уже не существуют или у которых изменился реквизит‚ СБ запрашивает подтверждение у:

• Текущего работодателя (может предоставить выписку из ЭТК).
• Бывшего работодателя – запрос в виде официального письма с просьбой подтвердить даты и должности.

Оценка «пробелов» в трудовой истории

СБ обращает внимание на периоды без записей (пробелы более 30 дней). Возможные причины:

• Отпуск без сохранения места работы;
• Временная нетрудоспособность (больничный лист);
• Незаконные периоды без официального трудоустройства.

Для каждого пробела СБ требует от сотрудника подтверждающие документы (больничный лист‚ справка о временной нетрудоспособности‚ договор подряда и т.п.).

Особенности проверки в разных юрисдикциях

Российская Федерация

Согласно ТК РФ и ПП «Об электронных трудовых книжках»‚ с 2021 года все новые трудовые книжки могут быть оформлены в электронном виде. СБ обязана проверять как бумажные‚ так и электронные записи‚ используя портал ПФР.

Украина (для компаний‚ работающих в обеих странах)

С 10 июня 2026 г. в Украине обязательна оцифровка бумажных трудовых книжек. СБ в украинском подразделении проверяет:

• наличие цифровой копии в системе zoda.gov.ua;
• соответствие данных в украинском реестре и в российской ЭТК (если сотрудник имеет двойное гражданство).

Что делать‚ если обнаружены несоответствия?

1. Уведомить сотрудника. Дать возможность предоставить объяснения и недостающие документы.
2. Запросить подтверждающие документы у бывшего работодателя. Официальное письмо‚ справка о трудоустройстве.
3. Составить акт проверки. В акте фиксируются все найденные расхождения‚ подписи ответственных лиц и сроки исправления.
4. Принять решение. В зависимости от тяжести нарушения – от исправления записи до отказа в трудоустройстве.

Рекомендации для сотрудников и работодателей

• Сотрудникам: храните оригинал трудовой книжки в надёжном месте‚ своевременно проверяйте выписку в личном кабинете ПФР.
• Работодателям: используйте только официальные бланки‚ подписи и печати; своевременно вносите записи в ЭТК.
• Для СБ: регулярно обновляйте инструкцию по проверке трудовых книжек‚ учитывая изменения в законодательстве (например‚ переход к полностью электронному учёту).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли проверить трудовую книжку без согласия сотрудника?

Согласно ст. 12 ФЗ «О персональных данных»‚ обработка персональных данных (в т.ч. трудовой истории) допускается только с согласия субъекта данных или на основании трудового договора.

Что делать‚ если электронная запись отсутствует‚ а бумажная есть?

СБ оформляет запрос в ПФР о «добавлении недостающих записей». По закону работодатель обязан предоставить подтверждающие документы в течение 30 дней.

Как проверить подлинность бланка трудовой книжки?

Сравните бланк с образцом‚ опубликованным на сайте Минтруда РФ: наличие водяных знаков‚ шрифтов‚ кода печати. При сомнении можно обратиться в региональное отделение Пенсионного фонда.

Проверка трудовой книжки – комплексный процесс‚ который сочетает в себе работу с бумажными документами и использование современных электронных сервисов ПФР. Служба безопасности должна действовать в рамках законодательства‚ тщательно документировать каждый шаг и своевременно реагировать на выявленные несоответствия. При правильном подходе проверка помогает избежать кадровых рисков‚ гарантировать корректность расчётов по пенсиям и страховым выплатам‚ а также поддерживать репутацию компании.

Дата публикации: