Любая проверка Государственной инспекции труда (ГИТ), это серьезный стресс для компании. Чтобы избежать штрафов и минимизировать риски, важно понимать основания и порядок проверок, права инспектора и работодателя, а также иметь готовые документы. С 2026 года проверки трудовой инспекции стали строже: обновлены критерии риска, усилен контроль и выросли штрафы. В этой статье мы подробно разберем, кого и как проверяет ГИТ, как проходят проверки, какие документы запрашивают и как подготовиться к визиту инспектора без нарушений.

Полномочия ГИТ и отличие от КТС

Государственная инспекция труда (ГИТ) — это государственная надзорная организация, которая занимается контролем за выполнением трудового законодательства, защитой прав работников и соблюдением работодателями требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Часто ГИТ путают с КТС (Комиссией по трудовым спорам). Важно понимать разницу:

• ГИТ — это государственный орган с властными полномочиями, который может выдавать обязательные предписания и штрафовать.
• КТС — это общественное объединение, которое создается у конкретного работодателя по его инициативе или по предложению сотрудников. Комиссия по трудовым спорам решает только индивидуальные трудовые споры (согласно главе 60 ТК РФ).

По итогу проверки ГИТ может быть составлен акт, выдано предписание об устранении нарушений или наложен штраф.

Виды проверок трудовой инспекции

Трудовая инспекция проверяет организации и индивидуальных предпринимателей, состоящих в трудовых отношениях с физическими лицами. Периодичность и порядок проверок зависят от их типа. Выделяют плановые и внеплановые проверки, а также профилактические визиты.

Плановые проверки

Плановая проверка проходит по утверждённому графику, который публикуется на сайте Генеральной прокуратуры. Работодатель может заранее узнать о проверке трудовой инспекции по ИНН и подготовиться. Работодатель может делать всё по правилам, но всё равно оказаться в графике проверок, если деятельность компании попадает под критерии риска.

Внеплановые проверки

Внепланово работодателей могут проверить в следующих случаях:

• По жалобе работника (жалоба в трудовую инспекцию — частый повод для внеплановой проверки).
• По требованию государственных структур на основании Приказа руководителя ГИТ о проведении проверки, изданного в целях исполнения поручения Президента РФ, Правительства РФ или требования прокуратуры.

Например, инспекторов может заинтересовать своевременность выплаты заработной платы. В этом случае трудовая инспекция запрашивает у компании все документы, которые относятся к данной теме.

Профилактический визит (нововведение)

Вместо плановой проверки некоторым работодателям теперь могут назначить профилактический визит. Он проходит в формате беседы — очной или по видеосвязи, без штрафов и предписаний. Однако важно помнить: отказаться от профилактического визита нельзя. Вы получите распоряжение трудовой инспекции по электронной почте, которую указывали при регистрации бизнеса, или через портал Госуслуги.

Как проходит проверка трудовой инспекции

Перед тем как посетить фирму, инспекторы, как правило, направляют на предприятие почтой, по факсу или электронно запрос, в котором указывают, когда и где состоится проверка и какие документы им понадобятся.

Отслеживать сведения о сроках и ходе проверки можно в специальном реестре, который курирует Генеральная прокуратура. Проверка может проводится как выездной (инспектор приходит в офис), так и документарной (запрос бумаг по почте/электронно).

Какие документы чаще всего запрашивают

При проверке ГИТ запрашивает документы, подтверждающие соблюдение трудового законодательства. Чаще всего инспекторы просят предоставить:

1. Кадровые документы: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании.
2. Документы по работникам: трудовые договоры, личные карточки, приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках.
3. Документы по оплате труда: расчетные листки, ведомости на выплату зарплаты, документы, подтверждающие своевременность выплаты заработной платы.
4. Документы по охране труда: журналы инструктажей, акты расследования несчастных случаев, результаты специальной оценки условий труда (СОУТ).
5. Локальные нормативные акты и медицинские книжки (если применимо к сфере деятельности).

Ответственность и штрафы за нарушение ТК РФ

В 2026 году штрафы за нарушение трудового законодательства были увеличены. Инспектор может выписать штраф за:

• Несвоевременную выплату заработной платы или отказ от ее выплаты.
• Нарушение правил оформления трудовых договоров (например, отсутствие письменного договора или уклонение от его заключения).
• Нарушение требований охраны труда.
• Незаконное увольнение или отстранение от работы.
• Непредоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ.

Помимо штрафов, ГИТ может выдать предписание, обязательное для исполнения, а в случае грубых нарушений — приостановить деятельность компании.

Как подготовиться к визиту инспектора без штрафов

Чтобы проверка комиссии трудовой инспекции прошла безболезненно, следуйте простому алгоритму:

1. Мониторьте реестр проверок. Регулярно проверяйте сайт Генеральной прокуратуры по своему ИНН, чтобы не пропустить плановую проверку или профилактический визит.
2. Проверьте почту и Госуслуги. Распоряжения о визитах и запросы приходят на email, указанный при регистрации бизнеса, и в личный кабинет на Госуслугах.
3. Проведите внутренний аудит. До прихода инспектора самостоятельно проверьте наличие и правильность оформления всех кадровых документов, трудовых договоров и платежных ведомостей.
4. Используйте инструменты самопроверки. Перед отправкой ответов на запросы инспекции или составлением локальных актов убедитесь, что в текстах нет ошибок. Исправление ошибок в тексте онлайн, проверка орфографии и пунктуации позволят проверить грамотность текста. Больше, чем проверка грамматики — сервисы вроде LanguageTool (многоязычная программа проверки орфографии, стилистики и грамматики) помогают исправлять и перефразировать тексты, чтобы ваши документы выглядели профессионально и не вызывали лишних вопросов у инспектора из-за опечаток в суммах, датах или ФИО.
5. Назначьте ответственного. Выделите сотрудника (обычно кадровика или юриста), который будет сопровождать инспектора, предоставлять документы и отвечать на вопросы.

Проверка трудовой инспекции, особенно проводимая на предприятии впервые, может вызвать много вопросов и опасений. Однако понимание своих прав, знание процедуры и своевременная подготовка помогут минимизировать риски. Ведите кадровый учет добросовестно, следите за изменениями в законодательстве 2026 года и не игнорируйте сигналы от ГИТ, и тогда визит инспектора пройдет для вашей компании без штрафов и предписаний.