Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его профессиональную деятельность. Правильное оформление приема на работу и ведение записей в этом документе критически важно как для самого сотрудника (для будущей пенсии и подтверждения опыта), так и для работодателя (во избежание штрафов и юридических проблем). В данной статье мы подробно разберем все нюансы работы с трудовыми книжками при приеме на работу в современных условиях.
Электронные и бумажные трудовые книжки: текущий статус
С 1 января 2020 года в России стартовала реформа по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако на данный момент система работает в гибридном формате. Важно понимать различия:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): ведется в цифровом виде в информационной системе Социального фонда России (СФР). Сведения о работе передаются работодателем ежемесячно.
- Бумажная трудовая книжка: продолжает действовать для тех, кто подал заявление о сохранении бумажного формата до конца 2020 года, а также для работников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года (им бумажная книжка не заводится, только ЭТК).
При приеме на работу работодатель обязан уточнить, в каком формате ведется трудовая книжка сотрудника.
Алгоритм действий при приеме на работу
Процесс оформления зависит от того, есть ли у соискателя бумажная трудовая книжка и выбрал ли он ее сохранение.
Сценарий А: Сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку
- Работник предоставляет бумажную трудовую книжку работодателю.
- Работодатель вносит запись о приеме на работу в бумажный бланк (не позднее 5 рабочих дней).
- Работодатель передает сведения о приеме в СФР (форма СЗВ-ТД или через систему электронного документооборота) не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приема.
- Бумажная книжка хранится у работодателя как документ строгой отчетности.
Сценарий Б: Сотрудник перешел на электронную трудовую или принят впервые после
- Бумажная трудовая книжка не ведется (или была отдана на руки работнику при переходе на ЭТК).
- Работодатель обязан передать сведения о приеме на работу в СФР в установленные сроки.
- Запись в бумажный документ не вносится.
Какие документы необходимы от работника
Для правильного оформления записей работодатель должен запросить у кандидата следующие документы:
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Бумажная трудовая книжка (если она ведется).
- Документы об образовании (дипломы, сертификаты), если должность требует специальных знаний.
- СНИЛС (необходим для передачи данных в СФР).
Важно: Если работник потерял трудовую книжку, он должен написать об этом заявление, и работодатель заведет новую, сделав соответствующую пометку. Однако стаж до потери может потребоваться восстанавливать через архивы.
Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку
Если вы ведете бумажный вариант, строго соблюдайте следующие правила, чтобы документ считался valid:
Основные требования:
Все записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование шариковых ручек допускается, но гелевые могут размываться. Запрещено использовать карандаш;
- Записи должны быть полными, без сокращений (например, не «пр.», а «приказ», не «РФ», а «Российская Федерация»).
- Дата приема на работу указывается в графе 3 вместе с наименованием должности и структурного подразделения.
- В графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- Каждая запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
- Работник должен ознакомиться с записью и заверить ее своей подписью.
Сроки передачи сведений в Социальный фонд (СФР)
Независимо от формата трудовой книжки, работодатель обязан отчитываться о кадровых изменениях:
- Прием на работу: не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем приема.
- Увольнение: в день увольнения (или не позднее следующего рабочего дня).
- Переводы и переименования: аналогично приему, до 25 числа следующего месяца.
Нарушение сроков грозит административными штрафами для должностных лиц и юридических лиц.
Частые ошибки и как их избежать
Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки. Вот список того, чего делать категорически нельзя:
- Зачеркивания и исправления: в трудовых книжках нельзя ничего зачеркивать или замазывать корректором. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, рядом пишется «Запись неверна», ставится подпись и печать, а ниже вносится правильная запись.
- Отсутствие нумерации: все записи должны идти сплошной нумерацией.
- Запись без основания: каждая запись о приеме, переводе или увольнении должна иметь ссылку на конкретный приказ.
- Игнорирование заявления о выборе формы: если работник впервые пришел к вам после 2020 года и у него нет трудовой, не заводите ему бумажную, если он сам об этом не просит (хотя новым сотрудникам после 2021 года бумажные уже не заводятся).
Трудовая книжка остается ключевым документом в трудовых отношениях. Для работодателя это не только обязанность, но и инструмент защиты от претензий со стороны проверяющих органов и самого работника. Внимательное отношение к деталям оформления, соблюдение сроков передачи данных в СФР и грамотное ведение бумажного документооборота (где это необходимо) обеспечат спокойствие и юридическую чистоту бизнес-процессов вашей компании.
Помните: одна ошибка в дате или названии должности может создать проблемы работнику при оформлении пенсии, поэтому проверяйте каждую букву!