Проживание трудовой книжки — это официальный термин, который часто используется в кадровом делопроизводстве. На практике он означает оформление, выдачу и ведение документа, подтверждающего трудовую деятельность работника, трудовой книжки (ТК). Это ключевая процедура при приеме на работу, увольнении и в течение всего периода занятости.

Важно понимать: с 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая кардинально изменила подходы. Однако понятие «проживание» остается актуальным как для бумажных, так и для электронных версий.

Что такое «проживание» трудовой книжки на практике?

Термин «прожить трудовую книжку» в разговорной речи кадровиков может подразумевать несколько действий:

• Оформление новой ТК при первом приеме на работу (выдача бланка, внесение первичных данных).
• Внесение записей об изменении трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение, награждения).
• Переоформление с бумажного носителя на электронный (или наоборот, в отдельных случаях).
• Выдачу ТК работнику при увольнении (для бумажного варианта) или предоставление доступа к ЭТК.

Основные правила ведения и «проживания» ТК в 2024-2025 годах

Обязательность электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 1 января 2021 года для всех вновь принимаемых на работу граждан работодатель обязан оформить им электронную трудовую книжку. Бумажный бланк выдается только по письменному заявлению работника, который не имеет ЭТК или отказывается от нее.

Ключевой момент: Если у работника уже есть бумажная ТК, выданная до 2021 года, работодатель продолжает ее вести (делать в нее записи) параллельно с формированием сведений в ЭТК. Оба документа имеют одинаковую юридическую силу.

Кто ведет записи?

Записи в трудовую книжку (как в бумажную, так и в электронную) вносит работодатель — кадровый специалист или уполномоченное лицо. Запись должна быть:

• Своевременной (в день приема/увольнения).
• Полной (с указанием точных дат, оснований, наименований организаций, должностей).
• Подписанной руководителем или уполномоченным лицом с расшифровкой подписи и скрепленной печатью организации (для бумажного варианта).

Что подтверждает электронная ТК?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, хранящийся в информационной системе Социального фонда России (СФР). Через нее:

• Работодатель передает в СФР сведения о трудовой деятельности.
• Гражданин может в любой момент проверить, передает ли его работодатель данные, и увидеть свой полный стаж.
• Упрощается получение пенсии, так как стаж подтверждается напрямую из системы.

Как «прожить» (оформить) электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Получение согласия работника. При приеме на работу нужно получить от гражданина письменное согласие на ведение ЭТК (или заявление об отказе от нее). Отказ должен быть обоснован (например, отсутствие технической возможности получить доступ).
2. Регистрация в СФР. Работодатель обязан зарегистрировать нового сотрудника в системе электронных трудовых книжек через свою бухгалтерскую программу (1С, Контур.Эльба и др.) или личный кабинет на сайте СФР.
3. Внесение первичной записи. Вносится запись о приеме на работу: дата, наименование организации, должность, основание (приказ). Эти данные автоматически передаются в СФР.
4. Информирование работника. После регистрации работнику направляется уведомление с данными для доступа к его ЭТК (через портал Госуслуг или сайт СФР). Он может в любой момент посмотреть свою книжку онлайн.
5. Ведение в течение всего периода. Все последующие изменения (переводы, увольнения, отпуска, награждения) также вносятся в ЭТК в установленные законом сроки.

Что делать с бумажной трудовой книжкой в эпоху ЭТК?

Бумажная ТК не отменена. Ее ведение продолжается для:

• Лиц, принятых на работу до 31 декабря 2020 года (если у них нет ЭТК).
• Граждан, подавших письменный отказ от ЭТК.
• Сведений, которые не подлежат внесению в ЭТК (например, некоторые виды поощрений, если это предусмотрено локальными актами).

Правило: Если у работника есть и бумажная ТК, и ЭТК, записи о трудовой деятельности должны быть одинаковыми и полными в обоих документах.

Частые ошибки при «проживании» ТК

• Несвоевременное внесение записей. Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения, а не в конце месяца.
• Неточные формулировки. Нельзя писать «уволен по собственному желанию», нужно указывать точную статью ТК РФ (ст. 80) и формулировку «расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)».
• Отсутствие подписи и печати. Для бумажной ТК это обязательное условие. Для ЭТК — обязательная электронная подпись работодателя.
• Невыдача ТК при увольнении. По бумажной ТК — это грубое нарушение. По ЭТК — необходимо обеспечить работнику доступ к его данным в СФР и выдать расписку о том, что он ознакомлен с записями.

Изменения и упрощения: чего ждать в 2024-2025?

Как сообщал Минтруд, планируются изменения в правилах ведения ТК с целью исключения избыточных требований. Ожидается:

• Упрощение формулировок записей.
• Отмена некоторых устаревших сведений (например, записей об отпусках без содержания, которые давно не применяются).
• Более четкие инструкции по ведению ЭТК.

Важно: Пока изменения не приняты, действуют текущие правила. Следите за обновлениями на официальных сайтах Минтруда России и Социального фонда России.

Проживание трудовой книжки — это не просто бюрократическая процедура, а важнейший элемент защиты трудовых прав работника и юридической безопасности работодателя. В современных условиях это в первую очередь грамотное и своевременное ведение электронной трудовой книжки с параллельным учетом бумажного носителя для тех, кто на него имеет право.

Главный совет: Автоматизируйте процесс! Используйте современные сервисы (1С, онлайн-кассы, сервисы СФР), которые минимизируют ошибки и гарантируют передачу данных в фонд в режиме реального времени.