С 1 сентября 2021 года в силу вступил Приказ Минтруда России от № 320-н, который утвердил новую форму и порядок ведения и хранения трудовых книжек. Вместо устаревших Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225, теперь действует единый регламент, регулирующий все аспекты работы с трудовыми книжками, от внесения записей до их хранения и выдачи при увольнении. Одним из ключевых пунктов этого документа является пункт 36, который определяет порядок заверения записей в трудовой книжке при увольнении работника.
Что именно регулирует пункт 36 Правил?
Пункт 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда РФ № 320-н) устанавливает обязательные требования к оформлению записи об увольнении в трудовой книжке. Именно этот пункт является одним из самых важных с точки зрения соблюдения трудового законодательства и защиты прав как работника, так и работодателя.
Согласно п. 36, при увольнении работника:
- Запись об увольнении вносится в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
- Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- На запись ставится печать работодателя — при наличии у организации печати.
Важно: подпись самого работника на записи об увольнении не требуется. Это распространённое заблуждение. Работник лишь получает трудовую книжку на руки под роспись в специальном журнале выдачи (п. 40 Правил), но не подписывает саму запись об увольнении.
Почему заверение записи — это не формальность?
Заверение записи подписью работодателя (или ответственного лица) и печатью — это не просто бюрократическая процедура. Это юридически значимое действие, подтверждающее:
- Официальный характер увольнения;
- Соответствие записи приказу об увольнении;
- Ответственность работодателя за достоверность сведений;
- Соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Порядка № 320-н.
Если запись не заверена должным образом, она может быть признана недействительной в суде. Это особенно критично при:
- Получении нового места работы — новый работодатель может отказать в приёме, если запись не имеет печати и подписи;
- Получении пособия по безработице — Пенсионный фонд и Центр занятости проверяют легитимность записей;
- Спорах о незаконном увольнении — отсутствие заверения может быть расценено как нарушение процедуры.
Кто может заверять запись? Требования к подписи
Подпись на записи об увольнении может быть поставлена:
- Руководителем организации — генеральным директором, директором, главой;
- Уполномоченным лицом — как правило, это сотрудник отдела кадров, назначенный приказом по организации; Важно, чтобы в приказе было чётко указано: «Назначить [ФИО] ответственным за ведение трудовых книжек».
Важно! Подпись должна быть:
- Чёткой, разборчивой;
- Совпадать с образцом подписи, зарегистрированной в организации (например, в приказе о назначении ответственного или в карточке подписи);
- Сопровождаться расшифровкой (ФИО полностью, без сокращений).
Если подпись не расшифрована, а также если она не соответствует официально зарегистрированному образцу — это может стать основанием для признания записи недействительной.
Обязательна ли печать?
Согласно п. 36, печать ставится при её наличии. То есть:
- Если у организации есть печать — она обязательно ставится на запись об увольнении;
- Если печати нет (например, у ИП или малой организации, не использующей печать) — запись заверяется только подписью.
Однако, даже если печать не используется, работодатель должен иметь официальный приказ о том, что печать не применяется. Это подтверждает, что отсутствие печати, не ошибка, а осознанная политика организации.
Что будет, если нарушить п. 36?
Нарушение требований пункта 36 влечёт за собой серьёзные последствия:
- Штрафы от Государственной инспекции труда — по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица.
- Исковые требования работника — работник может потребовать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ), а также за моральный вред, если из-за ошибки в книжке он не смог устроиться на новую работу.
- Признание увольнения незаконным, если запись не заверена, суд может признать увольнение несостоявшимся, и восстановить работника на работе.
Пример из практики: в 2025 году суд в Москве удовлетворил иск работника, уволенного без заверения записи печатью (хотя печать у организации была). Суд посчитал, что отсутствие печати, нарушение п. 36, и восстановил работника с выплатой среднего заработка за время вынужденного прогула.
Как правильно оформить запись об увольнении по п. 36?
Для полного соответствия требованиям пункта 36 рекомендуем следующий алгоритм:
- Издайте приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а) — он должен содержать основание увольнения (статья ТК РФ), дату и подпись руководителя.
- Внесите запись в трудовую книжку — точно по формулировке, указанной в приказе, с указанием статьи ТК РФ (например: «Уволен по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Поставьте подпись ответственного лица — с расшифровкой ФИО.
- Поставьте печать — если она есть в организации.
- Зарегистрируйте выдачу книжки — в журнале выдачи трудовых книжек (форма № Т-2) работник расписывается в получении.
Частые ошибки работодателей
- Заверение записи только подписью работника — недопустимо.
- Использование печати без приказа о её применении — может быть расценено как самовольное использование печати.
- Подпись без расшифровки — недействительна.
- Запись внесена, но не заверена, недействительна, даже если работник её подписал.
- Заверение подписью сотрудника, не назначенного ответственным за трудовые книжки — нарушение.
Пункт 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек — это не формальность, а важнейший элемент правовой защиты как работника, так и работодателя. Он гарантирует, что увольнение произошло в рамках закона, а сведения в трудовой книжке являются официальными, достоверными и юридически значимыми.
В 2026 году, когда цифровизация кадрового учёта активно развивается, трудовая книжка остаётся единственным официальным документом, подтверждающим трудовой стаж. Любое нарушение в её оформлении может привести к серьёзным последствиям, от штрафов до восстановления на работе.
Рекомендация: регулярно проводите внутренние аудиты ведения трудовых книжек, обучайте кадровых работников требованиям Приказа № 320-н, и всегда сохраняйте приказы о назначении ответственных лиц и о применении/неприменении печати.
Помните: правильно оформленная трудовая книжка — это не только обязанность работодателя, но и залог спокойствия и юридической защищённости вашей организации.