Дата актуализации:  13:02:48

Содержание

1. Правовые основы
2. Порядок внесения записей
   • Приём на работу
   • Перевод и изменение условий труда
   • Увольнение и прекращение трудовых отношений
3. Требования к оформлению записей
4. Сроки внесения
5. Исправления и аннулирование записей
6. Электронные трудовые книжки
7. Вкладыши, дубликаты и закрывающие записи
8. Практические рекомендации

Трудовая книжка — это основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, его квалификацию, награды, а также основания прекращения трудовых отношений. Правильное оформление записей в трудовую книжку гарантирует:

• корректный расчёт пенсионных и социальных выплат;
• защиту прав работника при трудовых спорах;
• соответствие работодателя требованиям законодательства РФ.

В 2026 году процесс внесения записей может происходить как в бумажной, так и в электронной форме. Ниже подробно рассмотрены все нюансы.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие оформление трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71, 73‑77);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от  № 123н);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. приказом Минтруда РФ от  № 124н);
• Постановления Правительства РФ о переходе на электронные трудовые книжки (с 1 сентября 2021 г.);
• Приказы работодателя, являющиеся основанием для внесения конкретных записей (приём, перевод, увольнение и т.д.).

Порядок внесения записей

2.1 Приём на работу

Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке. Основные элементы записи:

1. Дата приёма (дд.мм.гггг);
2. Наименование организации‑работодателя (полное официальное название);
3. Трудовая функция (должность, квалификация, код ОКДП);
4. Основание приёма (трудовой договор, приказ, решение суда и др.);
5. Срок трудового договора (если он ограничен);
6. Подпись руководителя и печать организации.

Запись вносят не позднее 5 дней со дня издания приказа, который является основанием её внесения (см. пункт 3.1 Инструкции). Приём в электронную трудовую книжку фиксируется в системе Госуслуги автоматически после подтверждения работодателем.

2.2 Перевод, изменение условий труда, повышение квалификации

Для каждой из перечисленных операций создаётся отдельная запись в том же разделе «Сведения о работе». В записи указываются:

• Дата изменения;
• Новое наименование должности/квалификации;
• Основание (приказ о переводе, приказ о повышении квалификации и т.д.);
• При необходимости – указание прежней должности (для сохранения хронологии).

Если перевод происходит в другую организацию, но в пределах одной группы компаний, запись делается в той же книжке, а в поле «Наименование организации» указывается новое юридическое лицо.

2.3 Увольнение и прекращение трудовых отношений

Запись об увольнении оформляется в том же разделе «Сведения о работе». Обязательные реквизиты:

1. Дата увольнения;
2. Основание прекращения (по инициативе работника, по инициативе работодателя, сокращение, истечение срока договора и др.);
3. Наличие расчётов (подтверждение выплаты всех причитающихся сумм);
4. Подпись руководителя и печать.

Если в книжке уже есть закрывающая запись (для электронных книжек) – новые записи вносить нельзя. В таком случае работнику выдается дубликат книжки без закрывающей записи.

Требования к оформлению записей

Согласно Инструкции, оформление должно соответствовать следующим правилам:

• Записи делаются чёрными чернильными ручками (для бумажных книжек) без исправлений, за исключением официальных исправлений;
• Текст пишется разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых аббревиатур ОКДП, ОКПД, ОКПД2);
• Строки заполняются слева направо, без пропусков между записями;
• Если свободных строк в разделе «Сведения о работе» не осталось, оформляется вкладыш (см. раздел 8).
• Для электронных книжек запись формируется автоматически системой, но работодатель обязан подтвердить её подписью в личном кабинете.

Сроки внесения записей

Согласно пункту 3.1 Инструкции:

• Записи о приёме, переводе, увольнении – не позднее 5 дней со дня издания приказа;
• Записи о повышении квалификации, награждениях – в течение 10 дней;
• В случае обнаружения ошибки – исправление производится в течение 5 дней после её выявления.

Исправления и аннулирование записей

Если в трудовой книжке допущена ошибка (неверная дата, опечатка в названии организации и т.п.), необходимо выполнить аннулирование и внесение корректной записи:

1. Составить приказ «Об аннулировании записи в трудовой книжке» с указанием причины и номера ошибочной записи;
2. Внести в книжку запись «Запись аннулирована» в отдельной строке, указав дату аннулирования и подпись руководителя;
3. Сразу после аннулирования оформить новую, правильную запись в том же разделе;
4. Для электронных книжек – загрузить исправленный приказ в систему, после чего система автоматически заменит ошибочную запись.

Важно: самостоятельные исправления работником без приказа недопустимы и могут привести к признанию записи недействительной.

Электронные трудовые книжки

С 1 сентября 2021 г. введён порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся автоматически через Госуслуги после подтверждения работодателем;
• Работник может просматривать и скачивать свою ЭТК в личном кабинете;
• При закрывающей записи (перевод в электронный формат) в бумажной книжке делаеться отметка «Книга закрыта», после чего новые записи в бумажную книжку вносить нельзя;
• Все исправления фиксируются в системе с указанием причины и ссылки на приказ.

Если работник переходит с бумажной книжки на электронную, необходимо:

1. Составить приказ «О переводе трудовой книжки в электронный формат»;
2. Внести в бумажную книжку закрывающую запись («Книга закрыта»);
3. Зарегистрировать работника в системе ЭТК и загрузить все предыдущие записи в электронный реестр.

Вкладыши, дубликаты и закрывающие записи

Вкладыши применяются, когда в основной книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе». Оформление вкладыша:

• ьный лист вкладыша повторяет ьный лист основной книжки (название организации, ФИО работника, дата рождения);
• Записи вносятся в том же порядке, что и в основной части;
• В конце вкладыша ставится отметка «Вкладыш к трудовой книжке № …».

Дубликат трудовой книжки выдаётся в случае утраты, порчи или закрытия основной книжки. При выдаче дубликата:

1. Работодатель оформляет приказ «О выдаче дубликата трудовой книжки»;
2. В дубликате повторяются все записи, включая закрывающую, если она была сделана ранее;
3. В случае перехода на электронный формат дубликат может быть выдан в бумажном виде только для архивных целей.

Практические рекомендации работодателям

• Контролируйте сроки. Ведите календарный план: каждый приказ о кадровом изменении должен быть отмечен в системе в течение 5 дней.
• Используйте шаблоны приказов. Это ускорит процесс и исключит пропуски обязательных реквизитов.
• Проверяйте наличие свободных строк. При приближении к концу раздела «Сведения о работе» сразу готовьте вкладыш.
• Обучайте персонал. Сотрудники кадровой службы должны знать правила написания без сокращений и без исправлений.
• Сохраняйте электронные копии. При оформлении бумажных записей сканируйте страницу и храните в архиве HR‑системы.
• При переходе на ЭТК убедитесь, что все данные из бумажных книжек корректно импортированы, а закрывающая запись в бумажной книжке сделана.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и квалификацию работника. Правильное и своевременное внесение записей защищает интересы обеих сторон трудовых отношений и обеспечивает корректный расчёт социальных выплат. Следуя изложенным в статье правилам, работодатели смогут избежать типичных ошибок, а работники – быть уверенными в достоверности своего трудового стажа.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 2026 год. Для получения образцов приказов и шаблонов заполнения трудовых книжек рекомендуется обратиться к официальному сайту Минтруда РФ или к внутренним нормативным документам вашей организации.