В современной системе кадрового делопроизводства, особенно в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот не утратил своей значимости для определенных категорий работников и архивного хранения. Ключевым нормативным актом, регулирующим этот процесс, являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Приказом Минтруда России.

Особое внимание кадровиков и работодателей в 2026 году привлекает Пункт 40 данных Правил. Именно он устанавливает жесткие требования к организации учета бланков трудовых книжек и вкладышей, а также к регистрации движения этих документов. Нарушение этих правил может повлечь за собой серьезные штрафы со стороны Государственной инспекции труда.

В этой статье мы подробно разберем, что требует Пункт 40, как правильно вести учетные книги и какие изменения актуальны на текущую дату — май 2026 года.

Что гласит Пункт 40 Правил?

Согласно Пункту 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан обеспечить строгий учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, а также фиксировать движение трудовых книжек работников.
Для выполнения этого требования организация должна вести две отдельные книги учета:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

> Важно: Эти книги могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (с соблюдением требований законодательства об электронной подписи и неизменности данных), однако традиционная бумажная форма остается наиболее распространенной для малого и среднего бизнеса.

Книга №1: Приходно-расходная книга

Этот документ предназначен для контроля за поступлением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей. Она отвечает на вопрос: «Сколько бланков мы купили, сколько выдали и сколько осталось на складе?».

Что фиксируется в книге:

• Дата поступления бланков от поставщика.
• Количество полученных бланков (по сериям и номерам).
• Дата выдачи бланка ответственному лицу или работнику.
• Остаток бланков на конец отчетного периода.

Записи вносятся на основании первичных документов (накладных, актов приема-передачи). Каждая запись должна быть подтверждена подписью ответственного лица.

Книга №2: Книга учета движения трудовых книжек

Это основной журнал регистрации, который отслеживает жизненный цикл конкретной трудовой книжки внутри организации. Именно эту книгу чаще всего запрашивают проверяющие органы.

Какие данные вносятся:

• Дата приема трудовой книжки от работника при трудоустройстве.
• Фамилия, имя, отчество владельца книжки.
• Дата выдачи трудовой книжки работнику при увольнении.
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Подпись работника в графе «О получении трудовой книжки» (при выдаче на руки).

Ключевое требование: В книге учета движения должны быть отражены все операции: от момента приема книжки от нового сотрудника до момента ее выдачи при увольнении или переходе на ЭТК.

Требования к оформлению учетных книг

Самое главное, о чем нужно помнить при ведении этих книг (согласно абз. 4 п. 40 Правил и разъяснениям ГИТ): книги должны быть защищены от вырывания листов и подделки записей.

Порядок подготовки книги к работе:
Пронумеровать: Все страницы должны иметь сквозную нумерацию.
Прошнуровать: Книга должна быть прошита прочной нитью или шнуром.
Заверить: На последней странице (на наклейке) делается запись о количестве страниц, ставится подпись руководителя организации и печать (если она используется в организации).
> Пример формулировки заверительной надписи:
> «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью [Количество] страниц. Руководитель организации [Подпись] [ФИО].»

Если книга ведется в электронном виде, она должна быть защищена от несанкционированного доступа и модификации, а также иметь возможность вывода на печать для предоставления контролирующим органам.

Особенности хранения и ответственность

Согласно действующему законодательству (включая ст. 66 ТК РФ и актуальные редакции 2025–2026 годов):

• Ответственное лицо: Приказом руководителя должно быть назначено лицо, ответственное за ведение, хранение и учет трудовых книжек. В небольших организациях это часто сам руководитель или главный бухгалтер;
• Место хранения: Трудовые книжки и бланки хранятся в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих сохранность документов и защиту от огня. Доступ посторонних лиц должен быть исключен.
• Срок хранения: Книги учета (журналы) хранятся в организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, ранее срок составлял 75 лет, но важно сверяться с конкретными перечнями Росархива для вашего типа документов). Бланки строгой отчетности учитываются до их полного использования.

Актуальные изменения 2025–2026 годов

В свете продолжающегося перехода на цифровой формат, в 2026 году действуют следующие нюансы:

Бумажные книжки для «цифровых» сотрудников: Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде (имея стаж до 2020 года) или является молодым специалистом, впервые поступающим на работу после 2021 года (где бумажная уже не заводится, это совместительство с бумажной основной), правила заполнения остаются прежними: чернилами одного цвета, без сокращений, арабскими цифрами.
Дубликаты: При утере бумажной трудовой книжки дубликат оформляется в соответствии с общими правилами, и запись об этом обязательно вносится в Книгу учета движения.
Электронный журнал: Многие крупные компании переходят на ведение книг учета в составе электронных систем кадрового учета (КСУ), что допускается при соблюдении требований к электронной подписи и аудиту действий пользователей.

Частые ошибки работодателей

• Отсутствие пронумеровки и прошивки: Самая частая ошибка, ведущая к штрафам. Книга без прошивки считается недействительной.
• Записи карандашом: Все записи в книгах учета должны вноситься чернилами (пастой) черного, синего или фиолетового цвета.
• Нерегулярное внесение данных: Записи о приеме и выдаче должны вноситься своевременно, а не «задним числом» перед проверкой.
• Отсутствие подписей: Каждая выдача бланка или трудовой книжки должна подтверждаться подписью получателя или ответственного лица.

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек — это фундамент легитимности кадрового документооборота. Правильно оформленные приходно-расходная книга и книга учета движения не только защитят работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции, но и помогут быстро восстановить историю трудовых отношений в случае спорных ситуаций.

В 2026 году, несмотря на цифровизацию, бумажный учет трудовых книжек остается обязательным для тех случаев, когда они ведутся, и требует от работодателя дисциплинированности и внимательности к деталям оформления. Помните: прошитая, пронумерованная и заверенная печатью книга учета — первый документ, который запросит инспектор при проверке.