Раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке, это основная хронологическая запись о трудовой деятельности работника. В отличие от раздела «Сведения об образовании», который имеет строго регламентированный вид, порядок заполнения раздела о работе детально описан в нормативных актах, прежде всего в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утверждена Постановлением Правительства РФ).
Важно понимать: в самом законодательном акте нет прямого перечисления граф в виде таблицы с названиями колонок. Вместо этого описывается последовательность и содержание данных, которые вносятся в эту часть записи. На основе этих описаний можно четко выделить пять обязательных граф (полей), которые заполняются для каждой записи о приеме, переводе или увольнении.
Пять обязательных граф (полей) раздела «Сведения о работе»
Согласно пунктам 10 и 11 Инструкции, каждая запись в этом разделе состоит из следующих последовательных элементов:
| № графы | Название графы (содержание) | Что указывается (на примере приема на работу) |
|---|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи | Последовательный номер (1, 2, 3 и т.д.) для каждой записи о работе в данной организации. |
| 2 | Дата приема на работу (или иного события) | Число, месяц и год фактического начала работы (например, «»). Для перевода указывается дата начала исполнения новых обязанностей. |
| 3 | Сведения о структурном подразделении и должности | Полное наименование структурного подразделения (если работа в нем предусмотрена трудовым договором) и точное наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации (разряда, класса). Пример: «Отдел маркетинга, менеджер по продажам, квалификация: специалист» |
| 4 | Основание (дата и номер документа) | Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произошло событие (прием, перевод, увольнение). Пример: «Приказ № 125-к от » |
| 5 | Запись о событии (действии) | Краткое описание самого действия, которое является предметом записи. Это основная текстовая часть. Пример для приема: «Принят на работу» Пример для перевода: «Переведен на должность…» Пример для увольнения: «Уволен по соглашению сторон (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)» |
Как это выглядит на практике?
Пример заполнения одной записи (прием на работу):
- 1.
- Отдел продаж, менеджер, квалификация: специалист
- Приказ № 125-к от
- Принят на работу
Особенности заполнения для отдельных случаев
Запись о работе по совместительству
По желанию работника такая запись вносится в ту же строку (блоком) с основной работой, но с указанием иного работодателя. Порядок граф сохраняется, но в пятой графе формулируется иначе:
- Указывается, что работа ведется по совместительству.
- Указывается наименование организации-работодателя, где осуществляется совмещение.
- Указывается должность по совместительству.
- Указывается основание (приказ) этого работодателя.
Пример в 5-й графе: «Работает по совместительству в ООО «Вектор» на должности бухгалтера. Приказ № 45 от »
Присвоение новой квалификации (разряда, класса)
Это не отдельная запись о приеме, а дополнение к существующей записи о работе на данной должности. Вносится в ту же строку, что и запись о приеме на эту должность. В третьей графе после наименования должности добавляется новая квалификация. В четвертой графе указывается приказ о присвоении разряда/класса.
Перевод на другую постоянную работу
Заполняется как новая запись (с новым порядковым номером) по аналогии с приемом: дата перевода, новое подразделение и должность, приказ о переводе, запись «Переведен на должность…».
Что НЕ является отдельной графой? Важные уточнения
- организации. Перед первым порядковым номером в разделе пишется полное и (при наличии) сокращенное наименование организации-работодателя. Это не графа записи, а общий всего раздела для данной организации.
- Дата увольнения. Входит в состав пятой графы (основной записи) при увольнении. Нет отдельной графы только для даты увольнения.
- Причина увольнения. Также является частью пятой графы и должна точно соответствовать формулировке в приказе (ст. 81, 77, 78 ТК РФ и т.д.);
Запрет на зачеркивания и важность точности
Пункт 12 Инструкции прямо запрещает зачеркивать ранее внесенные неточные или недействительные записи. Если запись (например, об увольнении) признана судом незаконной и работник восстановлен, все ранее внесенные записи об увольнении и переводе считаются недействительными. В трудовую книжку вносится новая запись на основании решения суда или нового приказа работодателя, а старая (неверная) остается без изменений, но фактически утрачивает силу.
Таким образом, на основании анализа нормативного текста можно однозначно заключить, что в разделе «Сведения о работе» для каждой отдельной записи предусмотрено и должно быть заполнено 5 последовательных граф (полей):
- Порядковый номер записи.
- Дата события (приема, перевода, увольнения).
- Сведения о структурном подразделении и должности (специальности) с квалификацией.
- Дата и номер документа-основания (приказа).
- Текстовая запись о самом событии (действии), включая для увольнения — причину.
Понимание этой структуры помогает работнику и работодателю правильно вести трудовую книжку, избегать ошибок и спорных ситуаций при трудоустройстве.
Источник: Постановление Правительства РФ от N 1317 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и изготовления бланков трудовой книжки» (в редакции на ).