В современной практике кадрового делопроизводства ситуация, когда соискатель приходит на работу без трудовой книжки, встречается все чаще. Это может быть связано с переходом на электронные трудовые, утратой документа или первым трудоустройством. Самое главное помнить, что отсутствие бумажной книжки на руках не всегда является препятствием для заключения трудового договора, но требует от работодателя строгого соблюдения алгоритма действий, прописанного в Трудовом кодексе РФ (ст. 65 ТК РФ).

Ниже мы подробно разберем, в каких случаях законет работу без предъявления бумажного документа, как правильно оформить нового сотрудника и какие риски несет работодатель при нарушении процедуры.

Когда закон разрешает принять на работу без трудовой книжки?

Согласно части 5 статьи 65 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца не требуется в следующих ситуациях:

• Работа по совместительству. Если это место работы не является для сотрудника основным, он имеет полное право не предоставлять трудовую книжку. В этом случае записи в нее не вносятся (по желанию работника они могут быть внесены по основному месту работы).
• Дистанционная работа. Для сотрудников, работающих удаленно, трудовые книжки могут не вестись в бумажном виде, если стороны договорились об этом или если работник выбрал электронную трудовую.
• Работодатель — физическое лицо, не являющееся ИП. Если нанимателем выступает обычный гражданин (например, для домашней работы, ухода за детьми или пожилыми), он не имеет права вносить записи в трудовую книжку. В этом случае факт работы подтверждается только трудовым договором.
• Первое трудоустройство. Если работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему уже не оформляется. Все сведения ведутся только в электронном виде.

Ситуация: Сотрудник потерял книжку или она не велась ранее

Наиболее сложная ситуация возникает, когда работник должен иметь трудовую книжку (основное место работы), но не может ее предоставить. Например, документ утерян, украден или предыдущий работодатель не вел его.

Важно: Если работник со стажем не принес ни бумажную трудовую, ни форму СТД-Р (выписку из электронной трудовой), его можно оформить на работу, но учесть его предыдущий стаж в новой бумажной книжке будет нельзя до момента восстановления документов.

Алгоритм действий работодателя:

1. Запрос письменного заявления. Работодатель обязан потребовать от сотрудника письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки. Это ключевой документ, защищающий компанию от штрафов.
2. Оформление новой трудовой книжки. На основании полученного заявления работодатель обязан приобрести и оформить новую трудовую книжку для этого сотрудника.

   Внимание: В новую книжку не вносятся записи о предыдущей работе со слов работника. Она заводится «с чистого листа» с даты текущего трудоустройства.

3. Рекомендация работнику. Работодатель должен разъяснить сотруднику, что для восстановления стажа ему необходимо обратиться к предыдущим работодателям за справками или дубликатами, либо получить выписку СТД-Р через ПФР, Госуслуги или МФЦ.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и 2026 год

В 2026 году институт бумажных трудовых книжек продолжает существовать параллельно с электронными, однако приоритет отдается цифровым данным.

Если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку:

• Бумажный документ ему больше не выдается и не ведется.
• При приеме на работу он должен предоставить форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работодателем) или выписку из ПФР.
• Если сотрудник не предоставил СТД-Р, работодатель все равно обязан заключить трудовой договор и передать сведения в Социальный фонд России (СФР) для формирования электронной истории.

Если в день приема на работу сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую (хотя сроки перехода для большинства уже прошли, такие случаи возможны при первом трудоустройстве или восстановлении), работодатель обязан передать соответствующие данные в отчетность.

Ответственность работодателя

Игнорирование требований закона при приеме сотрудника без трудовой книжки грозит организации серьезными последствиями:

• Административный штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовых книжек или приема на работу без оформления должных документов.
• Проблемы со стажем работника. Если работодатель не оформит новую книжку при утере старой (без заявления работника) или откажется принимать сотрудника, это может быть расценено как необоснованный отказ в трудоустройстве.
• Налоговые риски. Непередача сведений в СФР для формирования электронной трудовой может повлечь штрафы за нарушение сроков и формы отчетности.

Чек-лист: Документы для оформления

Чтобы безопасно принять сотрудника в 2026 году, убедитесь, что у вас есть:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. СНИЛС (номер страхового свидетельства).
3. Документы об образовании (если работа требует специальных знаний).
4. Либо бумажная трудовая книжка (для тех, кто не перешел на ЭТК и не потерял ее).
5. Или форма СТД-Р / выписка из электронной трудовой.
6. Или (при утере) письменное заявление работника об отсутствии трудовой книжки с указанием причины.

Прием на работу без трудовой книжки — законная процедура, если она обоснована характером работы (совместительство, дистанция) или подтверждена заявлением работника об утрате документа. Невероятно важно помнить: никогда не вносите записи о прошлой работе в новую трудовую книжку только со слов сотрудника. Это прямое нарушение закона. Новая книжка открывается с текущей даты, а весь предыдущий стаж работник восстанавливает самостоятельно через архивы и предыдущих работодателей.

Соблюдение этих правил защитит бизнес от штрафов, а сотруднику позволит легально трудиться и накапливать пенсионные права в системе электронного учета.