Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 68, 69) и Положением о трудовой книжке, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225․ Особое внимание при ведении трудовой книжки уделяется случаям приёма на работу по совместительству и последующему переводу с совместительства на основную работу — именно об этом мы подробно расскажем в данной статье․
Что такое работа по совместительству?
Согласно статье 60․1 ТК РФ, совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время․ Совместительство может быть:
- Внутренним — когда работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя;
- Внешним, когда работа выполняется у другого работодателя․
Работа по совместительству оформляется отдельным трудовым договором, и работник имеет право на все гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, включая оплату отпуска и больничного․
Записи в трудовой книжке при приёме на работу по совместительству
Важно! Согласно п․ 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о приёме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника․ Это означает, что работодатель не обязан автоматически вносить такую запись, он делает это только по просьбе сотрудника․
Если работник подал заявление о внесении записи о приёме на работу по совместительству, работодатель обязан:
- Зарегистрировать заявление в журнале учёта заявлений работников;
- Внести запись в трудовую книжку в соответствии с установленной формой;
- Указать дату приёма, наименование должности, структурное подразделение и основание (трудовой договор)․
Пример записи:
«Принят на работу по совместительству в качестве бухгалтера в отдел бухгалтерского учёта․ Дата приёма: ․ Основание: трудовой договор № 45 от »
Запись вносится в свободную строку трудовой книжки, как и любая другая․ При этом не требуется указывать, что работа является совместительством, достаточно указать «по совместительству» в основании․
Перевод с совместительства на основную работу: как оформить?
Часто возникает ситуация, когда сотрудник, работающий по совместительству, решает уволиться с основного места работы и перейти на новую должность в качестве основного работника․ Это называется переводом с совместительства на основную работу․
Важно! Такой перевод не является трудовым переводом в юридическом смысле (как при переводе на другую должность или в другое подразделение)․ Это — новый приём на работу на основную должность, при этом предыдущая запись о совместительстве остаётся в трудовой книжке․
Алгоритм оформления перевода:
- Работник подаёт заявление об увольнении с основного места работы (если он ещё работает там)․
- Работник подаёт заявление о приёме на работу на основную должность в ту же организацию, где ранее работал по совместительству․
- Работодатель издаёт приказ об увольнении по основному месту работы (если требуется) и приказ о приёме на основную работу․
- В трудовую книжку вносится новая запись о приёме на основную работу, а запись о совместительстве остаётся как часть трудового стажа․
Пример записи при переводе:
«Принят на работу в качестве главного бухгалтера․ Дата приёма: ․ Основание: трудовой договор № 89 от ․ Работа по совместительству прекращена в связи с приёмом на основную работу»
Важно! Запись о прекращении работы по совместительству не вносится в трудовую книжку, если работник продолжает работать на той же должности, но уже на основании․ Вместо этого вносится новая запись о приёме на основную работу — и это является достаточным основанием для прекращения совместительства․
Что делать, если трудовая книжка заполнена?
Если в трудовой книжке закончились свободные строки для записей, работодатель обязан:
- Выдать работнику вкладыш к трудовой книжке (по новой форме, утверждённой с 2023 года);
- Зарегистрировать вкладыш в учётной книге;
- Внести в вкладыш все последующие записи, включая перевод на основную работу․
С 2023 года вкладыши выдаются только по новой форме, утверждённой Приказом Минтруда России от № 589н․ Старые формы вкладышей использовать нельзя․
Ошибки, которых следует избегать
- Не вносить запись о совместительстве без заявления работника, это нарушение, которое может привести к спорам при подсчёте стажа․
- Удалять или перечёркивать запись о совместительстве при переводе на основную работу — запрещено․ Все записи сохраняются․
- Не оформлять приказ о приёме на основную работу — даже если работник уже работает в организации, новый приём требует официального оформления․
- Вносить дублирующие записи — если работник уже работает по совместительству, а затем переходит на основную работу, не нужно вносить две записи о приёме на одну и ту же должность․ Вносится только одна — о приёме на основную работу․
Практический совет для работодателей
Для минимизации рисков и ошибок рекомендуется:
- Вести журнал учёта заявлений работников о внесении записей в трудовую книжку;
- Обеспечить двойную проверку записей: сотрудником и кадровым работником;
- Использовать электронные трудовые книжки — с 2021 года они являются равнозначными бумажным, и в них все записи вносятся автоматически при наличии электронного документооборота;
- Проводить ежеквартальные аудиты трудовых книжек в организации․
Записи в трудовой книжке при переводе с совместительства на основную работу — это не просто формальность, а важный элемент подтверждения трудового стажа․ Неправильное оформление может привести к:
- Проблемам при назначении пенсии;
- Спорам при увольнении;
- Штрафам со стороны Государственной инспекции труда․
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни работника․ Её нужно вести чётко, аккуратно и в строгом соответствии с законом․ При сомнениях — всегда консультируйтесь с юристом или в территориальном органе Росударственной инспекции труда․
Важно! С 2021 года ведение электронных трудовых книжек стало обязательным для всех работодателей, и все новые приёмы на работу оформляются в электронном виде․ Бумажные книжки остаются действительными, но новые записи в них вносятся только по желанию работника․ Электронная трудовая книжка — это удобно, надёжно и не подвержена потере․
Следите за изменениями в законодательстве — трудовое право постоянно развивается, и ваша задача — быть в курсе, чтобы не нарушить права сотрудников и не подвергнуть организацию риску․