С 1 января 2020 года в России начал действовать механизм электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот шаг стал частью масштабной цифровизации государственных услуг и трудовых отношений․ Однако переход на новый формат не отменил полностью бумажную трудовую книжку, а создал параллельную систему, где ключевую роль играет заявление работника об отказе от бумажного носителя․ Но что происходит, когда инициатива исходит от работодателя? Как и когда он может подать заявление о ведении ЭТК? Давайте разберем все детали․
Правовая основа и основные принципа
Регулирование вопроса осуществляется прежде всего:
- Трудовым кодексом РФ (статьи 66;1, 66․2, 312)․
- Постановлением Правительства РФ № 906 от , утверждающим правила ведения ЭТК․
Главный принцип: решение о переходе на электронный формат принимает работник․ Работодатель не может в одностороннем порядке перевести сотрудника на ЭТК без его письменного согласия, выраженного в виде заявления․ Это защищает права работника и гарантирует сохранность его трудового стажа․
Когда работодатель инициирует процесс?
Работодатель не подает заявление о переходе на ЭТК от своего имени․ Его задача — информировать работника о возможности перехода и получить от него соответствующее заявление․ Однако у работодателя есть обязательства, которые он выполняет самостоятельно:
- Уведомление․ При приеме на работу или при введении ЭТК в организации работодатель обязан письменно информировать работника о его праве выбрать формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)․
- Регистрация в СФР․ Если работник подал заявление об ЭТК, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня его получения направить сведения о трудовой деятельности этого работника в Социальный фонд России (СФР) через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)․
- Ведение внутреннего учета․ Организация обязана вести журнал учета движения трудовых книжек и бланков на бумажном носителе, даже если все сотрудники перешли на ЭТК․
Что такое «заявление работодателя» на практике?
Под «заявлением работодателем» в контексте ЭТК чаще всего понимается не самостоятельный документ, а порядок действий компании по организации процесса перевода сотрудников на электронный формат․ Это может включать:
- Разработку и утверждение локального нормативного акта (например, приказа) о порядке ведения ЭТК в организации․
- Подготовку типового заявления для работников․
- Организацию обучения кадровых специалистов работе с сервисом СФР․
- Информирование сотрудников через рассылку, стенды, собрания․
Фактически, «заявление от работодателя» — это его внутренний приказ или распоряжение, в котором он:
- Констатирует факт получения от конкретного работника заявления о переходе на ЭТК․
- Назначает ответственных лиц за передачу данных в СФР․
- Устанавливает сроки и процедуру внутреннего документооборота․
Образец заявления работника (которое инициирует работодатель)
Вот как выглядит основной документ, который должен подготовить и подписать сотрудник, а работодатель принять и действовать на его основе:
Директору ООО "Пример" [Адрес организации] От сотрудника: [ФИО полностью] Табельный номер: [если есть] Должность: [название должности] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде (создать электронную трудовую книжку) и не выдавать мне бумажный документ (трудовую книжку) при увольнении․ Сведения о моей трудовой деятельности, имеющиеся на бумажном носителе (при наличии), прошу перенести в электронную трудовую книжку․ Подпись: _______________
Последствия для работника и работодателя
Для работника:
- Доступность․ Все записи о работе храняться в единой государственной системе (СФР)․ Проверить их можно через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР;
- Безопасность․ Исключается риск утери, порчи или подделки бумажной книжки․
- Автоматический расчет стажа․ СФР автоматически формирует сведения о стаже для назначения пенсий и пособий․
- Выписка․ При необходимости работник может в любой момент получить официальную выписку из ЭТК по форме СТД-Р (для предъявления в другие организации) или СТД-СФР (для подтверждения стажа)․
Для работодателя:
- Обязанность по передаче данных․ Неисполнение обязанности по направлению сведений в СФР влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы)․
- Отсутствие бумажного бланка․ Не нужно закупать, хранить и учитывать бланки трудовых книжек․
- Ответственность за достоверность․ Работодатель обязан передавать в СФР точные и полные сведения о трудовой деятельности работника (прием, увольнение, изменения условий договора)․
Важные нюансы и риски
Параллельное ведение․ Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан продолжать выдавать ему бумажный документ при увольнении․ Оба формата могут сосуществовать․
Перенос данных из бумажной книжки․ Если у сотрудника уже есть записи в бумажном документе, он должен при подаче заявления указать на необходимость их переноса․ Работодатель (или сам работник через портал Госуслуг) должен инициировать эту процедуру в СФР․
Увольнение․ При увольнении работника, выбравшего ЭТК, работодатель не выдает бумажный документ․ Вместо этого он обязан в течение 5 дней передать в СФР сведения об увольнении․ Подтверждением увольнения для работника служит запись в его личном кабинете на Госуслугах или выписка из ЭТК․
Проверка․ Работник в любой момент может проверить, передал ли работодатель о нем сведения в СФР, через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»)․
Таким образом, понятие «заявление об электронной трудовой книжке работодателем» на самом деле означает реализацию работодателем своей обязанности по обработке заявления работника․ Инициатива и право выбора всегда принадлежат сотруднику․ Задача работодателя — создать четкую, законную процедуру информирования, приема заявлений и безошибочной передачи данных в Социальный фонд России․ Это не только требование закона, но и важный элемент цифровой трансформации кадрового учета, повышающий прозрачность и защищенность трудовых прав граждан․
Важно: Данная статья носит справочно-информационный характер․ Для решения конкретных ситуаций необходимо консультироваться с юристом или в СФР, так как законодательство может дополняться․