Расписка о получении трудовой книжки — это важный документ, который фиксирует факт передачи документа о стаже работы его владельцу. В условиях актуального законодательства РФ (с учетом изменений 2025–2026 годов) правильное оформление этого документа критически важно для работодателя, чтобы избежать штрафов и спорных ситуаций.
В данной статье мы подробно разберем, когда необходима расписка, что она должна содержать, и предоставим готовые образцы для разных ситуаций.
Когда работнику нужно писать расписку?
Согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан обеспечить учет движения этих документов. Расписка требуется в следующих основных случаях:
При увольнении сотрудника. Это самый распространенный случай. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Факт выдачи должен быть зафиксирован либо в книге учета движения трудовых книжек (КУДТК) личной подписью работника, либо отдельной распиской.
При временной выдаче для оформления пенсии. Если сотруднику требуется оригинал трудовой книжки для назначения пенсии, он может забрать ее временно. В этом случае расписка обязательна, так как документ должен быть возвращен работодателю после завершения процедуры.
При получении трудовой книжки родственниками умершего работника. Если сотрудник скончался, его трудовая книжка выдается ближайшим родственникам на основании их заявления и расписки.
> Важно: Просто так, «на хранение» или для личных нужд (не связанных с пенсией), выдавать трудовую книжку на руки действующему сотруднику нельзя.
Что должна содержать расписка: обязательные реквизиты
Чтобы документ имел юридическую силу и служил доказательством в случае спора, он должен быть составлен грамотно. Текст расписки может быть написан от руки или напечатан, но подпись и дата всегда должны быть собственноручными.
Обязательные элементы:
- Наименование организации-работодателя (полное юридическое название).
- документа (например, «Расписка»).
- Дата и место составления (город, населенный пункт).
- ФИО получателя полностью (без сокращений).
- Паспортные данные получателя: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
- Адрес регистрации и фактического проживания получателя.
- Суть действия: фраза о том, что конкретная трудовая книжка (указать серию и номер) получена.
- Цель получения (если выдача временная, например, для пенсии).
- Обязательство вернуть документ (актуально для временной выдачи).
- Личная подпись и расшифровка.
Образец расписки при увольнении (2026 год)
При увольнении расписка подтверждает, что сотрудник получил свой документ на руки и претензий к работодателю по срокам выдачи не имеет.
Форма документа:
Расписка
Я, [ФИО сотрудника полностью], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [кем выдан] [дата выдачи], зарегистрированный по адресу: [адрес прописки], проживающий по адресу: [адрес проживания],
получил [дата получения] года от организации [Полное название организации] свою трудовую книжку серии [серия] № [номер] в связи с увольнением по [указать основание, например, собственному желанию].
Претензий к работодателю по срокам и порядку выдачи трудовой книжки не имею.
Подпись: _______________ / [Расшифровка подписи]
Образец расписки при временной выдаче (для пенсии)
Если сотруднику нужно оригинал трудовой для Пенсионного фонда, он пишет заявление, а при получении документа, расписку с обязательством возврата.
Расписка
Я, [ФИО сотрудника полностью], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [кем выдан], получил [дата] от [Название организации] свою трудовую книжку серии [серия] № [номер] временно для представления в органы Пенсионного фонда РФ с целью назначения пенсии.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю не позднее [дата возврата] года.
Подпись: _______________ / [Расшифровка]
Образец расписки для родственников умершего сотрудника
В случае смерти работника его трудовая книжка выдается родственникам. Здесь важно указать степень родства и данные документа, подтверждающего родство (свидетельство о рождении, браке и т.д.).
Расписка
Я, [ФИО родственника полностью], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [кем выдан], являясь [указать степень родства, например, супругой/сыном] умершего [ФИО умершего сотрудника], работавшего в [Название организации],
получил [дата] года трудовую книжку умершего серии [серия] № [номер].
Основание выдачи: Свидетельство о [вид документа о родстве] № [номер] от [дата].
Подпись: _______________ / [Расшифровка]
Можно ли заменить книгу учета расписками?
Часто возникает вопрос: можно ли не вести книгу учета движения трудовых книжек (КУДТК), а просто брать со всех расписки?
Ответ: Нет, нельзя.
Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести книгу учета (журнал). Расписка является лишь дополнением, подтверждающим факт получения конкретным лицом, но она не заменя собой сквозной журнал учета, который должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью организации;
Отсутствие книги учета может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Рекомендации по заполнению
Чтобы обезопасить себя от ошибок, следуйте этим правилам:
- Собственноручность: Лучше, если сотрудник напишет расписку полностью от руки. Если текст напечатан, то фраза «Трудовую книжку получил», дата и подпись должны быть написаны собственноручно.
- Проверка данных: Внимательно сверяйте серию и номер трудовой книжки в расписке с данными в журнале учета и самой книжке. Ошибка в одной цифре может сделать документ недействительным.
- Архивация: Расписки (или записи в журнале с подписями) хранятся в организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, сроки хранения могут регулироваться новым перечнем, но практика требует длительного хранения).
- Электронный формат: С внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные выдаются только тем, кто подал заявление о ведении бумажной версии или не выбрал формат ранее. Для ЭТК расписка не требуется, факт формирования сведений фиксируется в системе СФР.
Правильное оформление расписки — это гарантия того, что у работодателя не возникнет проблем с проверяющими органами, а у бывшего сотрудника не будет повода заявить о невыдаче документа.