Дата составления:

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую историю работника. При её выдаче (как при приёме на работу, так и при увольнении) работодателю необходимо зафиксировать факт передачи оригинала сотруднику. Наиболее надёжным способом документального подтверждения является расписка работника о получении трудовой книжки. В статье рассмотрены правовые основы, случаи, когда расписка обязательна, её содержание, порядок оформления и типовые образцы.

Нормативно‑правовая база

Трудовое законодательство РФ (Трудовой кодекс, статья 66) регулирует порядок выдачи и возврата трудовой книжки, однако конкретный документ‑подтверждение (расписка) не прописан в кодексе. Тем не менее:

• Пункт 2 положения о ведении книги учёта движения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда) предписывает фиксировать выдачу в журнале и/или в расписке.
• Судебная практика (решения КСРО, арбитражные суды) подтверждает, что отсутствие расписки может стать основанием для признания работодателем нарушения прав работника.
• Методические рекомендации Минэкономразвития России (2025) указывают, что расписка «никогда не помешает», так как снимает с работодателя ответственность за потерю или порчу книги.

Когда требуется расписка?

Расписка о получении трудовой книжки рекомендуется в следующих ситуациях:

1. Приём на работу. Работодатель передаёт оригинал книги новому сотруднику.
2. Увольнение. При расторжении трудового договора работнику возвращается оригинал.
3. Передача по доверенности. Если документ получает представитель работника, в расписке указывается сведения о доверенности.
4. Внутреннее перемещение. При переводе сотрудника в другое подразделение, если книга передаётся физически.
5. В случае спорных отношений. При возникновении конфликтов (например, претензии о «потере» книги) расписка служит доказательством.

Содержание расписки (обязательные реквизиты)

Согласно образцам, используемым в 2022‑2026 годах, в расписке должны присутствовать следующие сведения:

• Дата и место составления расписки.
• Полные ФИО работника.
• Паспортные данные работника (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
• Адрес регистрации и фактическое место жительства.
• Серия и номер трудовой книжки.
• Причина выдачи (приём на работу, увольнение, перевод, выдача по доверенности и т.п.).
• Сведения о лице, передающем документ (ФИО, должность, подпись).
• Отметка о наличии доверенности (если применимо) – указание даты и места её выдачи.
• Срок возврата книги (если книга передаётся в аренду, например, в рамках командировки).
• Подпись работника (и, при необходимости, подпись представителя работодателя).

Порядок оформления расписки

Процедура обычно выглядит так:

1. Кадровый специалист готовит форму расписки (бумажный бланк или электронный шаблон).
2. Работник проверяет соответствие указанных данных (ФИО, паспорт, номер книги).
3. Сотрудник подписывает расписку в присутствии представителя работодателя.
4. Копия расписки (или оригинал) помещается в журнал учёта движения трудовых книжек и подшивается в личное дело работника.
5. Оригинал расписки хранится в кадровом отделе, а при необходимости – передаётся в отдел бухгалтерии или юридический отдел.

Образец расписки (2026 год)

Ниже приведён типовой шаблон, который можно использовать в любой организации. Шаблон доступен в формате Word и PDF (см. ссылки в конце статьи).

Особенности при выдаче по доверенности

Если оригинал трудовой книжки получает представитель работника, в расписке необходимо добавить:

• ФИО и паспортные данные представителя.
• Номер и дата выдачи доверенности, а также её нотариальное заверение.
• Указание, что представитель действует в интересах работника и имеет право принимать документ.

Пример формулировки: «Получил(а) оригинал трудовой книжки в лице __________________ (ФИО представителя), действующего на основании доверенности № ___ от «____» __________ 2026 г., выданной в ____________________».

Хранение и использование расписки

После подписания расписка становится частью личного дела работника. Рекомендуется:

1. Подшить расписку к трудовой книжке (если используется бумажный вариант).
2. Сохранить копию в журнале учёта движения трудовых книжек (в электронном виде – в кадровой системе).
3. При необходимости предоставить копию в Пенсионный фонд РФ или службу занятости в рамках проверок.

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие подписи работника. Без подписи расписка не считается доказательством.
• Неполные паспортные данные. Суд может признать документ недействительным.
• Отсутствие указания причины выдачи. Это усложняет проверку в случае споров.
• Неоформленная доверенность. При передаче по доверенности без отметки о ней расписка может быть оспорена.
• Хранение только в электронном виде без резервной копии. При технических сбоях информация может быть утеряна.

Практические рекомендации

1. Внедрить в кадровую политику обязательное использование расписки при любой выдаче трудовой книжки.
2. Подготовить стандартный бланк (Word/PDF) и разместить его в корпоративном портале.
3. Обучить кадровый персонал правилам заполнения и проверки данных.
4. Регулярно проводить аудит журнала учёта движения трудовых книжек.
5. При работе с удалёнными сотрудниками использовать электронную подпись и сканировать оригинал расписки.

Расписка работника о получении трудовой книжки – простой, но эффективный инструмент защиты интересов как работодателя, так и самого сотрудника; Оформление её в соответствии с установленными реквизитами позволяет избежать споров, подтверждает законность передачи оригинального документа и упрощает работу кадровой службы.

Полезные ссылки (скачать образцы)

• Расписка 2026 год (Word)
• Расписка 2026 год (PDF)
• Образец 2025 год

При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо к специалисту отдела кадров вашей организации.