Трудовая книжка – один из важнейших документов работника. Она фиксирует трудовой стаж, периоды работы, начисления и служит основанием для получения пенсии. При передаче оригинала книжки сотруднику (при приёме на работу, увольнении, временном изъятии и т.п.) большинство работодателей оформляют расписку. В статье подробно рассматриваются правовые основы, случаи, когда расписка обязательна, порядок её составления и готовый образец.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 66.1 регулирует выдачу сведений о трудовой деятельности, а статья 84.1 – порядок выдачи и возврата трудовой книжки.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (часть 2 статьи 2) уточняет, что работник может получить трудовую книжку «на руки» на основании письменного заявления.
• Приказ Минтруда России № 108н от «Об утверждении формы книги учёта движения трудовых книжек» (в графа 13 – «Расписка работника в получении трудовой книжки»).

Когда требуется расписка?

Расписка оформляется в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу – работник получает оригинал книжки.
2. При увольнении – оригинал возвращается работнику.
3. При временном изъятии книжки (например, для оформления загранпаспорта, пенсионных выплат, получения справок в ПФР).
4. При передаче книжки родственнику умершего работника (по завещанию или согласованию с работодателем).
5. При передаче книжки в органы социальной защиты (СФР) для оформления пенсии.

Важно: законодательством не установлена обязательность подписания расписки, однако большинство организаций используют её как доказательство факта выдачи и получения документа.

Кому и как следует оформлять расписку?

• Работодатель (отдел кадров) – отвечает за правильность оформления, хранение оригинала книги и внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек.
• Работник – подписывает расписку, подтверждая получение книжки в надлежащем виде.
• Ответственное лицо (начальник отдела кадров, директор) – ставит подпись и печать (если используется фирменный бланк).

Как правильно оформить расписку?

Оформление может быть выполнено на фирменном бланке организации или на обычном листе А4. Главное – включить обязательные реквизиты.

4.1 Обязательные реквизиты

4.2 Рекомендации по оформлению

• Пишите разборчиво (если документ заполняется от руки).
• Не используйте сокращения в ФИО и названиях.
• Если книжка выдаётся «на руки», укажите «Выдана на руки» в графе 13 книги учёта движения трудовых книжек.
• Сохраняйте копию расписки в личном деле работника.
• Если книжка изымается временно, укажите точную дату возврата (например, «до г.»).

Образец расписки о получении трудовой книжки на руки

ООО «Анион»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
__________________________________________

РАСПИСКА

Я, _____________________________ (фамилия, имя, отчество работника),
паспорт: серия ___ № __________, выдан «____» __________ 20__ г. 
(кем выдан), зарегистрирован(а) по адресу: ___________________________,

подтверждаю получение от ООО «Анион» оригинала трудовой книжки
серии ___ № __________ (при наличии) в полном и надлежащем виде
в связи с _____________________________ (приёмом на работу / увольнением /
временным изъятием для оформления загранпаспорта и т.п.).

Дата выдачи: «____» __________ 20__ г.
Срок удержания (если применимо): до «____» __________ 20__ г.

Подтверждаю, что книжка получена без замечаний и будет возвращена
в отдел кадров в установленный срок.

_____________________/_____________________(подпись работника) (подпись ответственного лица)

М.П. (при наличии печати)

Пошаговая инструкция по оформлению расписки

1. Подготовка документа: возьмите фирменный бланк или обычный лист А4.
2. Заполнение реквизитов: укажите дату, полные данные работника, номер книжки, основание выдачи.
3. Уточнение срока (если книжка изымается временно): пропишите конкретную дату возврата.
4. Подпись работника: попросите сотрудника подписать расписку в присутствии представителя отдела кадров.
5. Подпись и печать ответственного лица: подпись начальника отдела кадров/директора и печать (если используется).
6. Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек: в графу 13 укажите «Выдана на руки на основании письменного заявления».
7. Сохранение копии: сделайте копию расписки и приложите её к личному делу работника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Обязательно ли подписывать расписку?

Подписание расписки не является обязательным требованием ТК РФ, однако в практике большинства работодателей это считается лучшей практикой, позволяющей доказать факт выдачи оригинала книжки.

7.2 Что делать, если работник отказывается подписать расписку?

В этом случае рекомендуется оформить акт о выдаче книжки без подписи (с указанием причины отказа) и приложить к личному делу. При необходимости можно привлечь свидетеля.

7.3 Можно ли выдавать трудовую книжку без расписки?

Теоретически – да, но без расписки будет сложно доказать факт передачи оригинала, что может привести к спорам при возврате.

7.4 Как оформить расписку, если книжка выдается родственнику умершего работника?

В расписке указывают: «Получена в связи с передачей трудовой книжки умершего (ФИО) родственнику (указать степень родства)». Необходимо приложить свидетельство о смерти и документ, подтверждающий право наследования.

7.5 Сколько времени работник обязан вернуть трудовую книжку, если она изъята временно?

Срок обычно оговаривается в расписке (не более 30 дней, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами). По окончании срока книжка должна быть возвращена в отдел кадров в течение 3 рабочих дней.

Типичные ошибки при оформлении расписки

• Отсутствие даты и подписи ответственного лица.
• Неуказание основания выдачи (приём, увольнение, временное изъятие).
• Сокращения в ФИО и названиях, которые могут вызвать недоразумения.
• Отсутствие указания срока возврата (если книжка изымается временно).
• Не внесена запись в книгу учёта движения трудовых книжек.

Расписка о получении трудовой книжки – простой, но важный документ, который фиксирует факт передачи оригинала важного трудового документа. Правильное её оформление защищает интересы как работодателя, так и работника, упрощает контроль за движением книжек и помогает избежать конфликтных ситуаций. Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, вы сможете быстро и без ошибок подготовить расписки в любой из перечисленных ситуаций.

Помните: оформление расписки – это не только формальность, но и гарантия того, что трудовая книжка будет находиться в надёжных руках, а её данные – в полной сохранности.