Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих стаж работы гражданина. При её выдаче, получении или возврате работодатель обязан оформить соответствующую расписку. В статье рассматриваются все типы расписок, их формы, правовые основы и примеры заполнения.
Виды расписок, связанных с трудовыми книжками
В зависимости от ситуации оформляются разные виды документов:
- Расписка о получении бумажной трудовой книжки – при приёме или выдаче оригинала.
- Расписка о получении электронной трудовой книжки – при переходе на электронный формат.
- Расписка при увольнении – подтверждает возврат книжки работодателю.
- Акт приема‑передачи документов – используется при массовой передаче трудовой документации.
Формальные требования к каждой расписке
- Точная дата выдачи/получения.
- ФИО работника и работодателя.
- Номер и серия трудовой книжки (если имеется).
- Подпись работника и подпись (или печать) работодателя.
- При необходимости – отметка о причинах возврата (увольнение, перевод и т.п.).
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления расписок:
- Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ № 40 от «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ, статья 64 – порядок оформления и выдачи трудовой книжки.
- Приказ Минтруда № Т-61 «Об образце приказа о прекращении трудового договора».
В соответствии с этими документами расписка оформляется в произвольной форме, но должна содержать обязательные реквизиты, указанные в пункте 79 Инструкции.
Пример заполнения типовой расписки
Ниже представлен универсальный шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации.
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| Дата | |
| Номер и серия книжки | № 123456, серия АБ |
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Должность | Менеджер по продажам |
| Основание выдачи | Приём на работу |
| Подпись работника | _____________________ |
| Подпись руководителя | _____________________ |
| Печать организации | «ООО «Пример» |
Для электронных книжек в строке «Основание выдачи» указывается «Перевод в электронный формат».
Как правильно оформить книгу регистрации расписок
В бухгалтерии и отделе кадров ведётся журнал регистрации расписок. В нём фиксируются все операции по выдаче и возврату трудовых книжек.
- Номер записи.
- Дата.
- ФИО работника.
- Тип операции (выдача, возврат, замена).
- Номер и серия книжки.
- Подпись ответственного сотрудника.
- Подпись работника (при необходимости).
В журнале должно быть не менее 10 строк, каждая из которых соответствует одному из пунктов формы.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи работника. Без подписи документ может быть оспорен.
- Неуказание серии и номера книжки. Утрачивает возможность отследить конкретный документ.
- Несоответствие даты выдачи дате записи в журнале. Ведёт к нарушениям при проверках.
- Отсутствие печати организации. В некоторых случаях это обязательный реквизит.
Чтобы избежать проблем, рекомендуется:
- Проверять заполненность всех полей перед выдачей.
- Сохранять копию расписки в личном деле работника.
- Регулярно сверять журнал регистрации с фактическим состоянием книжек.
Скачивание готовых образцов
Для удобства подготовки собственных бланков доступны готовые шаблоны в формате .doc и .pdf. Ниже перечислены ссылки на популярные ресурсы:
- Пустой бланк расписки в получении трудовой книжки (DOC)
- Образец заполнения расписки (PDF)
- Шаблон журнала регистрации расписок
Эти файлы можно бесплатно скачать и адаптировать под нужды вашей компании.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить расписку в электронном виде? Да, при переходе на электронные трудовые книжки достаточно отправить работнику подтверждение на корпоративный email и зафиксировать запись в электронном журнале.
- Какие сроки хранения копий расписок? По закону копии должны храниться не менее 5 лет с момента окончания трудовых отношений.
- Что делать, если книжка потеряна? Нужно оформить акт о потере, а затем выдать работнику новый экземпляр с отметкой о замене.
Правильное оформление расписки за трудовые книжки – важный элемент юридической дисциплины в любой организации. Соблюдая требования Трудового кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек, вы защищаете интересы как работодателя, так и работника, избегаете штрафов и упрощаете процесс аудита.
Для успешного оформления используйте приведённые выше шаблоны, следите за заполнением всех реквизитов и регулярно обновляйте журнал регистрации. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к специалисту по кадровому праву или использовать сервисы, предоставляющие готовые юридические документы.
Удачной работы с документооборотом!