В процессе оформления новых сотрудников часто возникает необходимость оформить расписку о приеме трудовой книжки в кадровый отдел. Такой документ подтверждает, что сотрудник передал свою трудовую книгу, а работодатель принял её к учету. Правильное оформление расписки помогает избежать недоразумений при проверках трудовой инспекции и при оформлении кадровых документов.

Почему важна расписка о приеме трудовой книжки?

Расписка служит официальным подтверждением факта получения документа. Она:

• фиксирует дату и место получения;
• указывает ФИО сотрудника и его должность;
• предоставляет основание для внесения сведений в кадровую систему;
• защищает обе стороны в случае спорных ситуаций.

1.1 Юридическая сила документа

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовые отношения. Приём её к учету без надлежащего оформления может привести к нарушению требований законодательства. Поэтому важно оформить расписку в соответствии с требованиями.

Ключевые элементы расписки

В расписке должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование организации (полное, юридическое и/или торговое);
2. ФИО сотрудника (фамилия, имя, отчество);
3. Номер и серия трудовой книжки;
4. Дата выдачи и дата приёма;
5. ФИО руководителя, подпись и печать (при наличии);
6. Подпись сотрудника о получении документа.

2.1 Формат оформления

Обычно расписка оформляется в виде листа А4, где в левом верхнем углу размещается шапка организации, а в правом – таблица с полями для заполнения. Ниже пример структуры:

Расписка о приеме трудовой книжки
Организация: ________________________________
ФИО сотрудника: ______________________________
Номер трудовой книжки: ______________________
Дата выдачи: ________________________________
Дата приёма: ________________________________
Подпись руководителя: _______________________
Печать (при наличии): ______________________
Подпись сотрудника: _________________________

Пошаговая инструкция по оформлению

Для корректного оформления расписки выполните следующие шаги:

1. Подготовьте форму документа. Используйте шаблон, утвержденный вашей компанией, или создайте новый, следуя требованиям.
2. Заполните реквизиты. Внесите данные организации, ФИО сотрудника и номер трудовой книжки.
3. Укажите даты. Укажите дату выдачи книжки (обычно это дата увольнения со старой организации) и дату её получения.
4. Подпишите документ. Сотрудник подписывает расписку, а руководитель или уполномоченный лицо ставит свою подпись и, при необходимости, печать.
5. Сохраните копию. Оригинал оставляют в кадровом деле, копию – в личном деле сотрудника.

3.1 Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи сотрудника. Без подписи документ может быть признан недействительным.
• Неуказание серии и номера трудовой книжки. Это затрудняет поиск документа в архиве.
• Отсутствие даты приёма. Дата фиксирует момент, когда документ стал доступен для учёта.
• Неправильное оформление подписи руководителя. Подпись должна быть поставлена от руки, а не печатным шрифтом.

Примеры заполнения расписки

Ниже представлены два типовых примера оформления расписки.

4.1 Пример 1 – формальный вариант

Расписка о приеме трудовой книжки

Организация: Общество с ограниченной ответственностью «ТехноСервис»

ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович

Номер трудовой книжки: 12345678

Серия: 90-01

Дата выдачи:

Дата приёма:

Подпись руководителя: ___________________

Печать: _______________________________

Подпись сотрудника: ___________________

4.2 Пример 2 – упрощённый вариант

Расписка о приеме трудовой книжки

Организация: ИП Петров П.П.

ФИО: Сидорова Мария Сергеевна

Трудовая книжка получена .

Подпись: ___________________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить расписку электронно? Да, в случае использования электронных кадровых систем расписка может быть оформлена в электронном виде, однако подпись должна быть электронной и соответствовать требованиям ФЗ‑152.
• Что делать, если трудовая книжка потеряна? В этом случае составляется акт о потере, после чего оформляется новая книжка и в неё вносится информация из старой.
• Нужна ли печать на расписке? Печать ставится, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации. В некоторых случаях (например, в небольших ИП) печать не требуется.

Оформление расписки о приеме трудовой книжки на учет – важный этап в кадровой работе, требующий внимательного подхода и соблюдения всех формальных требований. Правильно составленный документ не только подтверждает факт получения трудовой книжки, но и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете без проблем вести учёт трудовых книжек и избежать возможных юридических рисков.