При приёме сотрудника на работу работодатель обязан оформить не только трудовой договор‚ но и подтвердить факт передачи (или отсутствия) трудовой книжки работника․ Для этого используется расписка о трудовой книжке – документ‚ фиксирующий‚ что работник предъявил свою трудовую книжку (или заявил о её отсутствии и необходимости оформления новой)․ Ниже рассмотрены правовые основания‚ порядок заполнения‚ образцы и типичные ошибки․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение трудовых книжек)‚ ст․ 65 (трудовой договор)․
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»․
• ФЗ № 27-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует электронные трудовые книжки (ЭТК)․
• Постановление Правительства РФ № 584 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде»․

Согласно пункту 3 части 1 статьи 66 ТК РФ‚ при приёме на работу работодатель обязан внести запись о приёме в трудовую книжку работника (если она у него есть) либо оформить новую книжку‚ если работник впервые поступает на работу․

Зачем нужна расписка?

Расписка служит следующим целям:

1. Подтверждение факта передачи документа – защищает работодателя от претензий о том‚ что трудовая книжка не была получена․
2. Основание для внесения записи – без расписки кадровик не имеет права делать запись о приёме в трудовую книжку․
3. Документальное подтверждение для работника – сотрудник получает доказательство‚ что он предоставил свою трудовую книжку (или заявил об её отсутствии)․
4. Основа для оформления дубликата или ЭТК – при отсутствии книжки расписка становится основанием для выдачи дубликата или оформления электронной трудовой книжки․

Кто и когда оформляет расписку?

Оформлением расписки занимается уполномоченное лицо работодателя:

• специалист отдела кадров (кадровик);
• ответственный специалист по работе с персоналом;
• в небольших организациях – непосредственный руководитель или бухгалтер․

Расписка заполняется в день приёма на работу‚ одновременно с оформлением трудового договора и выдачей внутренних документов (например‚ положения о внутреннем трудовом распорядке)․

Структура расписки о трудовой книжке

Хотя единого утверждённого образца расписки нет‚ в практике используют следующий набор реквизитов:

• Название документа – «Расписка о получении трудовой книжки» (или «о отсутствии трудовой книжки»)․
• Дата и место составления․
• ФИО работника полностью․
• Серия и номер трудовой книжки (если она предъявлена)․
• ФИО лица‚ принявшего трудовую книжку (кадровика)‚ его должность․
• Подпись работника с расшифровкой․
• Подпись лица‚ принявшего книжку‚ с расшифровкой․
• Примечание (например‚ «Трудовая книжка отсутствует‚ требуется оформление новой» или «Трудовая книжка передана на хранение в отдел кадров»)․

Образец заполнения расписки

РАСПИСКА
о получении трудовой книжки

г․ Москва 23 мая 2026 г․

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 45 06 № 123456‚
выдан ОВД г․ Москвы ‚ предъявил свою трудовую книжку
серия ТК № 045678‚ номер 0012345678‚ и передал её на хранение
в отдел кадров ООО «Пример»․

Подпись работника: _____________ /Иванов И․И․/
Принял трудовую книжку:
Кадровик Петров Петр Петрович
Подпись: _____________ /Петров П․П․/

Если трудовая книжка отсутствует‚ текст меняется:

РАСПИСКА
о отсутствии трудовой книжки

г․ Москва 23 мая 2026 г․

Я‚ Сидорова Анна Сергеевна‚ паспорт серии 45 07 № 654321‚
выдан ОВД г․ Москвы ‚ подтверждаю‚ что на момент
приёма на работу у меня отсутствует трудовая книжка․
Прошу оформить новую трудовую книжку (или электронную трудовую
книжку) в соответствии с законодательством․

Подпись работника: _____________ /Сидорова А․С․/

Принял заявление:
Кадровик Смирнова Ольга Vladimirovna
Подпись: _____________ /Смирнова О․В․/

Особенности оформления при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С года для сотрудников‚ впервые поступающих на работу‚ обязательна электронная трудовая книжка․ В этом случае расписка оформляется немного иначе:

• Вместо серии и номера бумажной книжки указывается СНИЛС сотрудника․
• В примечании прописывается‚ что работник предоставил согласие на ведение ЭТК (форма согласия согласно Приказу Минтруда № 320н)․
• Подпись работника подтверждает получение информации о порядке ведения ЭТК и согласие на её использование․

Пример фразы в расписке:

«Я‚ Иванов Иван Иванович‚ подтверждаю‚ что мне предоставлена информация о порядке ведения электронной трудовой книжки и я даю своё согласие на её оформление и ведение в соответствии с законодательством РФ․»

Хранение расписки

Расписка о трудовой книжке относится к кадровым документам и хранится в личном деле сотрудника․ Срок хранения определяется внутренними нормативными актами организации‚ но не менее:

• 50 лет – при работе в вредных и/или опасных условиях;
• 75 лет – при работе в условиях‚ связанных с государственной тайной;
• 50 лет после увольнения – для остальных категорий работников (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и приказов Росархива)․

Документ может бытьStored в бумажном виде (в личном деле) или в электронном архиве (сканированная копия с ЭЦП)․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника․ Без подписи расписка не имеет юридической силы․ Всегда проверяйте‚ что работник расписался․
• Не указана серия и номер трудовой книжки․ Эти данные обязательны для бумажных книжек; их отсутствие делает запись в ТК невозможной․
• Смешивание бумажной и электронной форм․ При приёме на работу сначала определите‚ какой вид книжки будет вестись (бумажная или ЭТК)‚ и оформляйте расписку соответственно․
• Отсутствие даты․ Дата обязательна – без неё сложно доказать‚ когда именно была получена книжка․
• Неправильное указание должности лица‚ принявшего книжку․ Должность должна соответствовать штатному расписанию и быть подтверждена приказом о назначении․

Практический чек‑лист для кадровика

1. Получить от кандидата трудовую книжку (или заявление об её отсутствии)․
2. Проверить наличие всех необходимых реквизитов (ФИО‚ серия/номер‚ дата выдачи)․
3. Заполнить расписку согласно образцу (бумажная или электронная форма)․
4. Попросить работника поставить подпись и расшифровать её․
5. Подписать расписку самому‚ указать должность и расшифровку․
6. Приложить копию расписки к личному делу сотрудника․
7. Внести запись о приёме в трудовую книжку (или оформить ЭТК) в течение трёх рабочих дней․
8. Обеспечить хранение расписки в соответствии с внутренними нормативами․

Расписка о трудовой книжке при приёме на работу – простой‚ но обязательный элемент кадрового оформления․ Она защищает интересы обеих сторон: работодатель получает подтверждение факта получения документа‚ а работник – гарантию‚ что его трудовая книжка будет правильно учтена и использована для начисления стажа‚ пенсии и других социальных гарантий․ Соблюдение установленного порядка заполнения‚ внимание к деталям и своевременное хранение расписки позволяют избежать споров и штрафов со стороны трудовой инспекции․

Следуйте представленному руководству‚ используйте предложенные образцы и чек‑лист‚ и ваш процесс приёма на работу будет соответствовать всем требованиям трудового законодательства РФ․