Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её выдача на руки происходит в строго определённых случаях: при увольнении, при переходе на электронную трудовую книжку, а также по просьбе работника для оформления пенсии, загранпаспорта или других официальных целей. Важно понимать: выдача трудовой книжки на руки — это не просто формальность, а юридически значимое действие, требующее документального подтверждения. Именно для этого и нужна расписка.
Зачем нужна расписка о выдаче трудовой книжки?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 84.1, 85), работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников в течение всего периода их работы. После увольнения — выдать их в день прекращения трудового договора. Однако если трудовая книжка выдается не в день увольнения, а позже — например, по просьбе работника, или на время для оформления документов — работодатель обязан зафиксировать факт выдачи.
Расписка выполняет несколько ключевых функций:
- Подтверждает, что работник получил трудовую книжку лично и в полном объёме.
- Освобождает работодателя от ответственности за утрату или повреждение документа после выдачи.
- Служит доказательством в случае споров с Пенсионным фондом, ФСС или судом.
- Обязательна при выдаче трудовой книжки на руки третьим лицам (по доверенности) или родственникам умершего работника.
Когда требуется расписка о выдаче трудовой книжки?
Расписка оформляется в следующих случаях:
- При увольнении — если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, а пришёл за ней позже.
- При переходе на электронную трудовую книжку — если работник хочет получить бумажную книжку на руки для личного хранения.
- Для оформления пенсии — при передаче трудовой книжки в Пенсионный фонд (ПФР) на время рассмотрения дела.
- Для получения загранпаспорта — если работник берёт трудовую книжку на руки для предоставления в МФЦ или УФМС;
- По доверенности — если трудовую книжку получает третье лицо (например, супруг, родственник).
- При смерти работника, родственники получают трудовую книжку для оформления пособий и пенсий.
Обязательные реквизиты расписки
Чтобы расписка имела юридическую силу, она должна содержать следующие элементы:
Заголовок
Чётко обозначьте цель документа: «Расписка в получении трудовой книжки».
Данные получателя
- ФИО полностью (как в паспорте).
- Должность (если требуется для идентификации);
- Табельный номер (опционально, но желательно).
Данные трудовой книжки
Обязательно указать:
- Серия и номер трудовой книжки (например: серия ПК № 1234567).
- Дата выдачи трудовой книжки (когда она была оформлена ранее).
- Наименование организации, выдавшей книжку (если отличается от текущей).
Основание выдачи
Укажите причину: «в связи с увольнением», «для оформления пенсии», «на время получения загранпаспорта» и т.д.
Срок хранения (если временная выдача)
Если трудовая книжка выдаётся временно, обязательно укажите:
- Дата возврата.
- Обязательство вернуть документ в установленный срок.
Подпись и дата
Работник ставит личную подпись и дату получения. Подпись должна быть сравнимой с подписью в паспорте.
Подпись ответственного лица (кадровик/бухгалтер/руководитель)
Документ должен быть заверен подписью сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек (обычно — кадровик или главный бухгалтер), с расшифровкой ФИО и должности.
Печать организации (по желанию)
Хотя по закону печать не обязательна, её наличие усиливает юридическую значимость документа.
Образец расписки о выдаче трудовой книжки при увольнении (2026 год)
Ниже приведён универсальный шаблон, соответствующий требованиям законодательства РФ и практике трудовых инспекций.
<h3>РАСПИСКА</h3>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, паспорт: серия 45 07 № 1234567, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 25, <b>получил от </b><b>ООО «Светлый путь»</b> (ИНН 7712345678) <b>трудовую книжку</b> <b>серии ПК № 1234567</b>, выданную <b></b> г. <b>в день увольнения</b> (приказ № 45 от ).</p>
<p>Содержание трудовой книжки проверил, претензий к записи о трудовой деятельности не имею. <b>Документ получил лично, в полном объёме, без повреждений.</b></p>
<p>Подтверждаю, что <b>все сведения о трудовой деятельности</b> в трудовой книжке указаны корректно, в соответствии с трудовым законодательством РФ.</p>
<p><b>Дата получения: </b></p>
<p><b>Подпись: ___________________ /Иванов И.И./</b></p>
<p><b>С распиской ознакомлен и согласен.</b></p>
<p><b>Ответственное лицо:</b></p>
<p>Начальник отдела кадров <b>Сидорова Марина Владимировна</b></p>
<p><b>Подпись: ___________________ /Сидорова М.В./</b></p>
<p><b>Дата: </b></p>
<p><i>(печать организации, при наличии)</i></p>Образец расписки при временной выдаче трудовой книжки (для загранпаспорта, пенсии и т.п.)
<h3>РАСПИСКА</h3>
<p>Я, <b>Петрова Анна Сергеевна</b>, работник ООО «Светлый путь» (табельный № 089), <b>получил(а) на руки</b> <b>трудовую книжку</b> <b>серии ПК № 7654321</b> <b>на время</b> для предоставления в УФМС для оформления загранпаспорта.</p>
<p><b>Срок хранения: с по </b> (включительно).</p>
<p><b>Обязуюсь вернуть трудовую книжку в кадровый отдел не позднее </b> в исправном состоянии, без повреждений, потерь или внесения посторонних записей.</p>
<p>В случае утраты или повреждения трудовой книжки в течение указанного срока, несу полную материальную ответственность в соответствии с трудовым и гражданским законодательством РФ.</p>
<p><b>Дата получения: </b></p>
<p><b>Подпись: ___________________ /Петрова А.С./</b></p>
<p><b>С распиской ознакомлен(а) и согласен(на).</b></p>
<p><b>Ответственное лицо:</b></p>
<p>Кадровый сотрудник <b>Козлова Елена Петровна</b></p>
<p><b>Подпись: ___________________ /Козлова Е.П./</b></p>
<p><b>Дата: </b></p>Расписка при получении трудовой книжки умершего работника
Если работник умер, трудовая книжка выдаётся его родственникам (супругу, детям, родителям) для оформления пособий и пенсий. В этом случае расписка оформляется с указанием:
- ФИО умершего работника.
- ФИО получателя (родственника).
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
- Основание выдачи (п. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Пример:
Я, Сидорова Мария Петровна, супруга умершего работника ООО «Светлый путь» Иванова Петра Ивановича, <b>получила трудовую книжку</b> серия ПК № 1234567, выданную , в связи со смертью супруга . <b>Документ получен для оформления страховой пенсии по потере кормильца</b>. Претензий к содержанию трудовой книжки не имею. Подтверждаю, что трудовая книжка получена лично, в полном объёме.
Важные нюансы и ошибки, которых следует избегать
- Не указывать серию и номер трудовой книжки — расписка теряет юридическую силу.
- Писать от руки неразборчиво — подпись и текст должны быть чёткими и легко читаемыми.
- Не заверять расписку подписью ответственного лица, документ не будет принят ПФР или судом.
- Не фиксировать срок временной выдачи — это может привести к спорам о хранении документа.
- Выдавать трудовую книжку без расписки — работодатель остаётся ответственным за её сохранность.
- Использовать шаблоны без актуализации — в 2026 году требования к оформлению не изменились, но рекомендуется сверяться с последними разъяснениями Минтруда.
Где взять готовый бланк?
Бесплатные образцы расписок о выдаче трудовой книжки можно найти на официальных порталах:
- КонсультантПлюс — актуальные формы с комментариями экспертов.
- Гарант — примеры для случаев с умершими работниками.
- Моё дело — шаблоны в Word и PDF для скачивания.
- Сайты кадровых агентств и бухгалтерских сервисов (например, «1С:Бухгалтерия»).
Расписка о выдаче трудовой книжки — это не формальность, а защита интересов как работника, так и работодателя. Она предотвращает споры, упрощает процедуру оформления пенсий и загранпаспортов, и является обязательным документом при проверке трудовой инспекцией.
Важно помнить:
- Никогда не выдавайте трудовую книжку без расписки.
- Всегда проверяйте серию и номер документа.
- Храните расписки в личном деле работника не менее 5 лет.
- Если работник получает трудовую книжку на руки — это не значит, что он её «отобрал»: это официальная передача с фиксацией.
Соблюдение этих правил, залог спокойной работы кадровой службы и защиты прав сотрудников. Не пренебрегайте распиской — она может спасти вас от штрафа, судебного разбирательства или потери важного документа.
Дата актуализации: