Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При трудоустройстве сотрудник обязан передать этот документ работодателю, который, в свою очередь, несет полную ответственность за его хранение и ведение. Чтобы подтвердить факт передачи ценной бумаги от работника к кадровику, оформляется расписка. В этой статье мы подробно разберем, зачем нужна расписка при приеме на работу, как ее правильно составить и какие альтернативы существуют.
Зачем нужна расписка?
Согласно правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан забрать бумажную трудовую книжку у сотрудника и хранить ее в сейфе до момента увольнения или наступления иных обстоятельств. Расписка выполняет сразу несколько важнейших функций:
- Подтверждение факта передачи документа: защищает работодателя от необоснованных претензий работника о том, что книжка была утеряна по вине компании.
- Доказательство при проверках: наличие расписки (или записи в книге учета) позволяет кадровику подтвердить, что документ находится в организации.
- Освобождение от ответственности: с момента подписания расписки ответственность за сохранность трудовой книжки переходит к работодателю.
Особенности при переходе на электронный формат (ЭТК)
В современных реалиях, когда многие работники выбирают переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), правила немного меняются. Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажный документ о стаже ему отдается раньше — на руки под расписку. В этом случае расписка служит подтверждением того, что работник забрал бумажную версию и более не требует от работодателя ее ведения и хранения.
Как правильно оформить расписку?
Законодательство не устанавливает строгой унифицированной формы расписки для случая приема на работу (в отличие от выдачи при увольнении). Однако документ должен содержать исчерпывающую информацию, чтобы иметь юридическую силу. Расписка пишется работником собственноручно или заполняется на подготовленном бланке организации.
Обязательные реквизиты расписки:
- Шапка документа: наименование организации, ФИО руководителя или должностного лица, которому адресуется расписка.
- Данные работника: ФИО сотрудника, передающего трудовую книжку, а также его паспортные данные.
- Суть документа: четкое указание того, что работник получил на руки (или передал) трудовую книжку. Указываются реквизиты документа: серия, номер трудовой книжки.
- Основание: в связи с чем происходит передача (например, «в связи с приемом на работу в ООО «Название» по приказу №… от …»).
- Дата составления: обязательный реквизит, фиксирующий момент перехода ответственности.
- Личная подпись работника: должна быть проставлена собственноручно.
Альтернатива расписке: акт приема-передачи и книга учета
Составление отдельной расписки — это право, а не жесткая обязанность. На практике кадровики чаще используют другие, более удобные способы фиксации факта получения документа:
Книга учета движения трудовых книжек
При приеме на работу кадровый работник вносит запись о поступлении трудовой книжки в специальную книгу учета. В этой книге предусмотрена графа, где работник ставит свою личную подпись после того, как сдал книжку. Эта подпись в книге учета имеет ту же юридическую силу, что и отдельная расписка.
Акт приема-передачи
Еще одним вариантом подтверждения факта выдачи или приема трудовой книжки является акт приема-передачи. Он составляется на бланке организации и включает:
- Подписи обеих сторон (работодателя и работника);
- Реквизиты лица, получающего или передающего трудовую книжку;
- Основание её выдачи или приема;
- Дату и номер документа.
В этом случае составление отдельной расписки не требуется, поскольку факт передачи документа уже подтвержден двусторонним актом.
Временная выдача трудовой книжки
Иногда возникает необходимость забрать бумаги, подтверждающие стаж, на время. Например, для предъявления в СФР (Социальный фонд России), оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам. В таком случае трудовая книжка выдается на руки работнику под расписку по его личному заявлению.
Если работодатель принимает положительное решение, кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку. В ней обязательно указывается срок, на который выдается документ, и цель его получения. После возврата книжки расписка аннулируется (или составляется обратный акт о возврате).
Ответственность сторон
Самое главное помнить, что за сохранность трудовой книжки отвечает то лицо, у которого она фактически находиться:
- До подписания расписки (или внесения записи в книгу учета): ответственность несет сам работник.
- После подписания расписки работодателем (кадровиком): полная ответственность за сохранность документа лежит на предприятии. В случае утери книжки работодатель обязан восстановить ее за свой счет.
- При временной выдаче на руки: с момента написания расписки о получении книжки на руки и до момента ее возврата, ответственность за документ несет исключительно работник.
Образец расписки при приеме на работу (шаблон 2026 года)
Ниже приведен базовый образец расписки, который может быть адаптирован под нужды вашей организации.
Расписка
Я, [ФИО работника], паспорт серии [серия] номер [номер], выданный [кем и когда выдан], код подразделения [код], настоящей распиской подтверждаю, что при приеме на работу в [Наименование организации] передал работодателю свою трудовую книжку.
Реквизиты трудовой книжки: серия [серия ТК], номер [номер ТК].
Основание: прием на работу в [Наименование организации] по приказу № [номер приказа] от [дата приказа] г.
Дата составления: «[число]» [месяц] 2026 г.
Подпись работника: ______________ / [ФИО] /
Оформление расписки в получении трудовой книжки при приеме на работу, это простая, но крайне важная процедура. Она защищает интересы обеих сторон и помогает избежать конфликтных ситуаций в будущем. Независимо от того, используете ли вы отдельный бланк расписки, фиксируете передачу в книге учета движения или составляете акт приема-передачи, главное — чтобы факт перехода документа был задокументирован и подкреплен личной подписью сотрудника.