Смерть сотрудника – это тяжелое событие‚ которое сопровождается рядом юридических и кадровых процедур. Одним из обязательных действий является оформление расписки в получении трудовой книжки (или её электронного эквивалента) у наследников или уполномоченных лиц. Ниже подробно рассмотрены правовые основания‚ порядок оформления‚ содержание документа и рекомендации по его хранению.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок выдачи сведений из трудовой книжки для начисления пенсии.
- Постановление Правительства РФ от № 842 – утверждает форму трудовой книжки и порядок её заполнения.
- Приказ Минтруда России от № 534н – регламентирует ведение электронных трудовых книжек в Социальном фонде России (СФР).
Согласно указанным нормам‚ трудовая книжка является документом‚ подтверждающим трудовую деятельность гражданина‚ и после смерти работника должна быть передана лицам‚ имеющим право на её получение (наследники‚ представители нотариуса‚ органы ПФР/СФР).
Когда требуется расписка?
Расписка оформляется в следующих случаях:
- При выдаче бумажной трудовой книжки родственникам или уполномоченному представителю.
- При предоставлении выписки из электронной трудовой книжки (Сведения о трудовой деятельности‚ форма ЕФС‑1) наследнику или нотариусу.
- При передаче трудовой книжки в органы ПФР/СФР для начисления страховой пенсии по случаю потери кормильца.
- При оформлении наследства‚ когда трудовая книжка нужна для подтверждения стажа и права на наследственные выплаты.
Отсутствие расписки может привести к спорам о праве на получение pensionных выплат‚ а также к административной ответственности работодателя за нарушение порядка хранения и выдачи трудовых документов.
Кто выдает трудовую книжку и расписку?
- Работодатель (или его уполномоченное лицо – кадровый специалист‚ бухгалтер) – выдает бумажную трудовую книжку или предоставляет выписку из электронной трудовой книжки.
- Социальный фонд России (СФР) – при запросе выдает официальную выписку из электронной трудовой книжки (форма ЕФС‑1) по заявлению наследника или нотариуса.
- Нотариус – может принять трудовую книжку на хранение и выдать расписку о её получении в рамках наследственного дела.
Важно‚ чтобы лицо‚ получающее документ‚ предъявило подтверждающие документы: свидетельство о смерти‚ паспорт‚ документ‚ подтверждающий право на наследство (например‚ свидетельство о праве на наследство или доверенность).
Содержание расписки в получении трудовой книжки
Расписка составляется в произвольной форме‚ но должна содержать обязательные реквизиты‚ подтверждающие факт передачи документа и его получателя. Ниже представлен типовой шаблон.
Пример формы расписки
РАСПИСКА в получении трудовой книжки (выписки из электронной трудовой книжки) Я‚ ________________________________‚ паспорт № ____________‚ выдан ____________‚ проживающий(ая) по адресу: _____________________________________________‚ получил(а) от _______________________________ (наименование организации‚ должность ФИО уполномоченного лица) трудовую книжку № ____________ (или выписку из электронной трудовой книжки‚ форма ЕФС‑1‚ № ____________) за период с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. Документ получен в полном объёме‚ без повреждений‚ претензий не имею. Дата «__» __________ 20__ г. Подпись _______________ Расшифровка подписи _________________________
Обязательные элементы:
- Название документа – «Расписка в получении трудовой книжки»;
- ФИО‚ паспортные данные и адрес получателя;
- Наименование организации‑выдателя‚ должность и ФИО уполномоченного лица;
- Регистрационный номер трудовой книжки (или номер выписки ЕФС‑1);
- Период‚ за который выдана трудовая книжка/выписка;
- Подтверждение получения документа в надлежащем виде;
- Дата и подпись получателя (с расшифровкой);
- При необходимости – подпись и печать организации‑выдателя.
Порядок оформления расписки
- Подготовка документов – работник отдела кадров проверяет наличие трудовой книжки (или формирует выписку ЕФС‑1 в СФР) и готовит копию паспорта получателя.
- Идентификация получателя – запрашиваются свидетельство о смерти‚ документ‚ подтверждающий право на наследство (нотариальное свидетельство о праве на наследство‚ доверенность).
- Заполнение расписки – заполняется шаблон (см. пункт 4) от руки или печатным способом.
- Подписание – расписка подписывается получателем; при наличии возможности ставится печать организации‑выдателя.
- Передача документа – трудовая книжка (или выписка) передается получателю под расписку; копия расписки остается в личном деле работника (или в архиве организации).
- Хранение – оригинал расписки хранится в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет согласно ст. 66 ТК РФ)‚ копия – в бухгалтерии/кадровом отделе.
При выдаче выписки из электронной трудовой книжки процедура аналогична: получатель расписывается в получении бумажного варианта выписки‚ которую выдает СФР по заявлению.
Хранение и использование расписки
- Срок хранения – расписка считается частью личного дела сотрудника и хранится не менее 75 лет после увольнения (или смерти) в соответствии с требованиями к кадровой документации.
- Формат хранения – допустимо как бумажное‚ так и электронное сканирование (при условии обеспечения целостности и подлинности электронного образа).
- Использование – расписка может потребоваться при:
- оформлении пенсии по случаю потери кормильца;
- разрешении наследственных споров;
- проверке трудового стажа при обращении в ПФР/СФР;
- внутреннем аудите кадровой документации.
Ответственность за нарушение порядка оформления
Нарушение требований по выдаче трудовой книжки и оформлению расписки может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц;
- Гражданско‑правовые последствия – возмещение ущерба наследникам в случае невозможности подтвердить стаж и получить пенсию;
- Репутационные риски – потеря доверия сотрудников и контролирующих органов.
Поэтому рекомендуется строго следовать установленному порядку‚ фиксировать все этапы передачи документа и сохранять копии расписок в течение всего установленного срока.
Расписка в получении трудовой книжки при смерти работника – это не просто формальность‚ а важный правовой инструмент‚ защищающий интересы как наследников‚ так и работодателя. Правильное оформление документа обеспечивает:
- подтверждение факта передачи трудовой книжки;
- возможность легального начисления пенсии и других выплат;
- снижение риска споров и административных штрафов.
Соблюдение норм ТК РФ‚ Федерального закона «О страховых пенсиях» и внутренних инструкций организации позволит избежать проблем и обеспечит прозрачность кадрового документооборота даже в самых сложных жизненных ситуациях.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве Российской Федерации.