С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что данные о трудовом стаже граждан теперь будут вестись исключительно в цифровом формате. В связи с этим многие работодатели сталкиваются с необходимостью выдачи бумажных оригиналов трудовых книжек на руки сотрудникам. И именно здесь возникает важный юридический нюанс — расписка в получении трудовой книжки при переходе на электронную.
Зачем нужна расписка?
Хотя действующее законодательство строго не обязывает работника составлять отдельный документ при получении своей трудовой книжки на руки, кадровая практика и здравый смысл диктуют иное. Расписка выполняет важнейшую функцию — она защищает работодателя от возможных правовых рисков.
Бумажная трудовая книжка — это строгий отчетный документ. Выдавая его на руки при увольнении, для оформления пенсии или при переходе на электронный формат, работодатель снимает с себя ответственность за его сохранность. Если сотрудник потеряет документ, а расписки не будет, работодатель может быть привлечен к административной ответственности и обязан будет восстанавливать стаж работника через архивы и суды.
Как фиксируется факт выдачи?
Существует два основных способа подтвердить, что сотрудник получил документ на руки:
- Запись в Книге учета движения трудовых книжек. Согласно рекомендациям Минтруда, расписка работника в получении трудовой книжки при переходе на ЭТК производится в графе 13 Книги учета. Работник собственноручно ставит свою подпись в этой графе, подтверждая факт получения.
- Отдельная расписка (заявление). Несмотря на отсутствие прямого требования в законе составлять отдельный документ, практика показывает, что отдельная расписка, это самый надежный вариант. Она остается в личном деле сотрудника и служит бесспорным доказательством в случае любых споров, в т.ч. и в суде.
Обязательные реквизиты расписки
Чтобы расписка имела юридическую силу, она должна содержать исчерпывающую информацию о событии. Документ обязательно составляется в письменном виде от руки или распечатывается и подписывается работником лично.
В расписке должны быть указаны:
- Шапка: наименование организации-работодателя, ФИО и должность руководителя.
- Данные работника: ФИО, должность, структурное подразделение.
- Суть документа: четкое указание на то, что работник получил на руки бумажную трудовую книжку в связи с переходом на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
- Реквизиты документа: серия и номер трудовой книжки, дата ее выдачи.
- Подтверждение отсутствия претензий: фраза о том, что работник претензий к работодателю по внесенным записям не имеет.
- Дата составления и личная подпись работника (с расшифровкой).
Образец расписки
Ниже представлен типовой образец расписки, который можно адаптировать под специфику вашей организации.
Пример заполнения:
Генеральному директору ООО «Прогресс»
Иванову И.И.
от экономиста отдела труда и заработной платы
Ивановской Анны Васильевны
РАСПИСКА
Я, Ивановская Анна Васильевна, подтверждаю, что в связи с переходом на электронную трудовую книжку (в соответствии с поданным ранее заявлением), я получила на руки бумажную трудовую книжку (серия ТК № 1234567, дата выдачи ).
Со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, ознакомлена. Претензий к работодателю по поводу внесения записей не имею. Дальнейшую ответственность за сохранность полученного на руки документа несу самостоятельно.
Подпись: _______________ /Ивановская А.В./
Важные нюансы и частые ошибки
Работодателям и кадровикам следует избегать типичных ошибок при оформлении выдачи трудовых книжек:
- Преждевременная расписка. Заставлять работника писать расписку до того, как он фактически получил документ на руки, незаконно. Расписка возможна только при реальной передаче бумажного бланка.
- Отсутствие точной формулировки. В расписке обязательно нужно указать причину выдачи — «в связи с переходом на электронную трудовую книжку». Это исключит путаницу с выдачей документа при увольнении.
- Небрежное заполнение Книги учета. Даже если работник написал отдельную расписку, не забудьте взять у него подпись в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек. Дублирование фиксации никогда не бывает лишним.
Переход на электронные трудовые книжки — это масштабный процесс, который требует внимательности от обеих сторон трудовых отношений. Для работника получение бумажной трудовой на руки означает переход к самостоятельному хранению этого документа. Для работодателя — это необходимость четко задокументировать факт передачи. Своевременно и правильно оформленная расписка в получении трудовой книжки при переходе на электронную — это гарантия безопасности, которая позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств с бывшими или действующими сотрудниками.