Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ При приеме на работу сотрудник обязан передать этот документ работодателю, который несет за него полную ответственность в течение всего периода трудовых отношений․ Для подтверждения факта передачи и защиты от возможных споров оформляется расписка в получении трудовой книжки․
В этой статье мы подробно разберем, зачем нужна такая расписка, как её правильно оформить и какие существуют особенности в связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Зачем нужна расписка?
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней․ Когда работник приносит бумажную трудовую книжку, кадровик или руководитель должен подтвердить факт её получения․
Расписка выполняет несколько важнейших функций:
- Подтверждение факта передачи: документально удостоверяет, что работник сдал трудовую книжку в отдел кадров, а не потерял её самостоятельно․
- Защита работодателя: в случае утери документа работодателем именно расписка будет доказательством того, что книжка была в ведении компании, что влияет на расчет штрафов и компенсаций․
- Защита работника: гарантирует, что работодатель не сможет заявить, что сотрудник не предоставил документ, и избавляет работника от необходимости восстанавливать стаж через суд․
Как правильно составить расписку?
Чтобы расписка обладала юридической силой, её необходимо составить по определенным правилам․ Документ оформляется в письменной форме от лица сотрудника, передающего трудовую книжку․
Обязательные реквизиты расписки
Как и любая другая расписка (например, расписка в получении денежных средств), документ о получении трудовой книжки должен содержать ключевую информацию для идентификации сторон и самого документа:
- Наименование документа: в правом верхнем углу или по центру указывается «Расписка в получении трудовой книжки»․
- Данные о лице, передающем документ:
- Ф․ И․ О․ сотрудника (полностью);
- Должность, на которую он принят;
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- Данные о работодателе (получателе):
- Полное наименование организации или ИП;
- Ф․ И․ О․ и должность сотрудника отдела кадров или руководителя, принимающего книжку;
- Суть расписки: четкое указание того, что сотрудник передал, а работодатель принял трудовую книжку․ Обязательно указание серии, номера трудовой книжки и общего количества вкладышей (если они есть)․
- Дата составления: критически важный пункт, так как подтверждает, с какого момента работодатель несет ответственность за документ․
- Личная подпись работника: расписка заверяется подписью лица, сдавшего трудовую книжку, с расшифровкой (инициалы и фамилия)․
Дополнительные сведения
Для большей юридической безупречности в расписке можно указать:
- Номер приказа о приеме на работу;
- Цель принятия книжки (для ведения трудового стажа по основному месту работы);
- Ссылку на статью 66 ТК РФ․
Где хранится расписка?
Расписка составляется в произвольной форме, так как унифицированного бланка не существует․ Документ оформляется в одном экземпляре․
Обычно расписка подшивается к личному делу работника или подклеивается к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма)․ В самой книге учета в графе «Подпись владельца» сотрудник также ставит свою подпись, но отдельная расписка дает дополнительную гарантию, особенно если книга учета была повреждена или утеряна․
Особенности в 2026 году: Электронные трудовые книжки
В современном обществе произошел переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Как это влияет на необходимость написания расписки?
Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде․ В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также о его трудовой деятельности․ Вся информация передается работодателем в фонд в электронном виде․
Однако необходимость в расписке остается в следующих случаях:
- Прием сотрудника, сохранившего бумажную трудовую книжку: если работник до 2020 года подал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан принимать, вести и хранить именно бумажный вариант․ Расписка оформляется в обязательном порядке․
- Первое трудоустройство: если сотрудник устраивается на работу впервые после введения ЭТК, на него заводится только электронная книжка․ В этом случае расписка о получении бумажного бланка не пишется, но работник может написать расписку о том, что ознакомлен с фактом передачи данных в Социальный фонд․
- Совместители: если работник-совместитель приносит бумажную трудовую книжку с основного места работы для внесения записи, факт её временного получения также лучше подтвердить распиской․
Примерный образец расписки
Ниже представлен стандартный шаблон, который можно адаптировать под нужды вашей организации:
Расписка
в получении трудовой книжки при приеме на работу
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 4510 № 123456, выданный ОВД района Тверской г․ Москвы г․, принимаемый на должность менеджера в ООО «Пример», настоящей распиской подтверждаю, что при приеме на работу 22 мая 2026 г․ я передал работодателю свою трудовую книжку․
Сведения о трудовой книжке:
- Серия: ТК-III
- Номер: 987654
- Количество вкладышей: 1 (серия ТК-VI, номер 112233)
Трудовая книжка передана в отдел кадров ООО «Пример» для ведения и хранения на период трудовых отношений на основании приказа о приеме на работу № 25-к от г․
Подпись работника: _______________ /Иванов И․И;/
Ответственность сторон
Важно помнить, что после того как работник передал трудовую книжку (что подтверждено распиской), полная ответственность за её сохранность ложится на работодателя․ В случае порчи или утери документа работодатель обязан восстановить его за свой счет и выплатить работнику компенсацию за каждый день задержки выдачи при увольнении․
Если же работник отказывается сдавать трудовую книжку при приеме на работу (что бывает редко, но возможно), работодатель не имеет права заставить его это сделать․ В таком случае стаж у данного работодателя не будет внесен в бумажную книжку, а информация будет передаватся только в электронном виде в Социальный фонд․
Расписка в получении трудовой книжки при приеме на работу, это простой, но крайне важный документ․ Несмотря на то что в 2026 году основная ставка делается на электронный формат учета стажа, бумажные документы все еще активно используются․ Правильно составленная расписка с указанием паспортных данных, реквизитов книжки и даты передачи защитит как интересы работника, так и работодателя, исключив любые правовые споры․