Точное и законное ведение трудовых книжек (ТК) — одна из ключевых обязанностей нанимателя в Республике Беларусь․ За последние годы порядок их оформления, хранения и выдачи дубликатов претерпел существенные изменения, направленные на цифровизацию, упрощение процедур и приведение в соответствие с новыми нормами․ Данная статья обобщает ключевые поправки, вступившие в силу с 2020 по 2024 год, и дает практические рекомендации для работодателей․
Изменения, введенные с 2020 года: расширение круга лиц, ведущих ТК
Важным шагом стало Постановление Министерства труда и социальной защиты РБ от № 1, которое внесло изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением от № 40)․
- Расширение обязанностей: С 28 февраля 2020 года ведение трудовых книжек стало обязательным для нанимателей — физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), адвокатов, нотариусов и других, осуществляющих индивидуальную трудовую деятельность․
- Упрощение для микроорганизаций: Были скорректированы и исключены некоторые избыточные требования, что упростило документооборот для малых предприятий․
Кардинальные изменения с 1 января 2024 года: дубликат, электронность и статья 50 ТК
С начала 2024 года вступили в силу масштабные нововведения, затронувшие оформление дубликата трудовой книжки и общий порядок ведения․ Они основаны на изменениях в Трудовом кодексе РБ (статья 50) и новой редакции Инструкции․
Новый порядок оформления дубликата трудовой книжки
Процесс получения дубликата теперь разделен на два четких этапа, что повышает контроль и снижает риски ошибок:
- Запрос информации: Наниматель (работодатель) направляет официальный запрос в Национальный центр информационного обеспечения (НЦИО) или иные уполномоченные органы для получения полной информации о трудовой деятельности работника за весь период, начиная с ․ Эта информация является основанием для оформления дубликата․
- Оформление и выдача: На основании полученных сведений наниматель заполняет дубликат ТК, скрепляет его своей печатью и подписью, после чего выдает работнику․ Старые правила, когда работник сам собирал справки, больше не действуют․
Ключевой принцип: Все записи о трудовой деятельности с должны подтверждаться официальными данными из государственных систем․ Записи за более ранний период (до 2003 года) могут быть внесены на основании имеющихся в оригинале ТК записей․
Цифровизация и сокращение бумажного документооборота
Внедрение информационных технологий позволяет:
- Автоматизировать процесс запроса данных о трудовой деятельности․
- Свести к минимуму ручной ввод и ошибки при оформлении дубликатов;
- Упростить контроль за законностью записей․
Изменения в формировании, ведении и хранении личных дел работников (с 2 июня 2024 года)
Параллельно с изменениями по ТК, с 2 июня 2024 года вступило в силу Постановление Министерства юстиции РБ от № 29․ Оно утвердило новую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников․
Хотя эта инструкция регулирует отдельный документ, личное дело, она тесно связана с трудовой книжкой, так как в личное дело также включаются копии приказов о приеме, увольнении и другие кадровые документы․ Изменения направлены на:
- Унификацию требований к оформлению кадровых документов․
- Четкое определение сроков хранения личных дел․
- Порядок передачи дел при смене нанимателя или реорганизации․
Практические шаги для работодателя (на 2024-2025 гг․)
Чтобы соблюдать законодательство, нанимателю необходимо:
- Ознакомиться с действующей редакцией Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (с изменениями от № 1 и последующими)․
- Установить процедуру запроса данных через НЦИО при необходимости оформить дубликат ТК․ Это теперь ваша обязанность, а не работника․
- Проверить, как ведутся записи в ТК: все записи с должны быть сверены с официальными данными․ При несоответствии — инициировать процедуру уточнения․
- Привести порядок работы с личными делами в соответствие с Инструкцией Минюста от № 29․
- Для ИП и физических лиц: убедиться, что заведены и ведутся трудовые книжки на всех нанимаемых работников, даже если это разовая работа․
- Обеспечить хранение уволенных работников в соответствии с установленными сроками (не менее 75 лет)․
Нововведения в ведении трудовых книжек РБ носят системный характер и направлены на повышение прозрачности, достоверности данных и снижение административной нагрузки через цифровые инструменты․ Главное изменение 2024 года — смена парадигмы при выдаче дубликата: инициатива и ответственность за получение полной информации о трудовой деятельности лежит на нанимателе․ Несоблюдение нового порядка может повлечь административную ответственность․ Поэтому работодателям рекомендуется регулярно отслеживать обновления на официальном сайте Министерства труда и социальной защиты РБ и при необходимости консультироваться с юристами․