Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Вопрос о необходимости расписываться в ней возникает у сотрудников и кадровых специалистов при разных кадровых действиях: при приёме на работу, переводе, увольнении, выдаче дубликата и т․д․ Ниже подробно рассмотрим, когда подпись обязательна, как её правильно оформить и какие последствия могут наступить при нарушении порядка․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации (ст․ 66 – обязанность работодателя вести трудовую книжку);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Федеральном законе № 400-ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» (требования к достоверности записей для расчёта пенсии);
• Методических рекомендациях Минтруда России по заполнению трудовых книжек (актуальная редакция – 2026 г․)․

Согласно этим документам, запись в трудовой книжке делается работодателем (или уполномоченным лицом), а работник лишь подтверждает получение документа распиской в определённых случаях․

Когда требуется расписка работника?

Подпись сотрудника в трудовой книжке необходима не всегда․ Ниже перечислены ситуации, когда расписка обязательна, и те, когда её ставить не нужно․

Обязательная расписка

• При получении трудовой книжки на руки (например, при приёме на работу, выдаче дубликата, возврате после хранения у работодателя)․ Расписка подтверждает, что работник получил документ и ознакомлен с его содержимым․
• При внесении записи о награждении или поощрении, если работник просит подтвердить факт получения награды (по соглашению сторон)․
• При выдаче трудовой книжки после увольнения – работник расписывается в получении документа на руки․

Когда расписка не требуется

• При внесении записи о приёме на работу, переводе, увольнении – подпись ставит только работодатель (или уполномоченное лицо)․ Работник не расписывается в самой записи․
• При корректировке ошибочной записи – исправление вносит работодатель, расписка работника не нужна․
• При ведении электронной трудовой книжки – подпись заменяется электронной подписью работодателя; работник подтверждает получение выписки из ЕТК отдельной распиской (по желанию)․

Как правильно оформить расписку?

Расписка оформляется на самом бланке трудовой книжки (обычно на обратной стороне ьного листа или на специальном листе‑вкладыше)․ Основные элементы:

1. Наименование документа – «Расписка в получении трудовой книжки»;
2. Дата получения – день, месяц, год (например, );
3. ФИО работника – полностью, как в паспорте;
4. Подпись работника;
5. Расшифровка подписи – фамилия и инициалы печатными буквами;
6. Должность и подразделение (по желанию, но часто указывают для внутреннего учёта)․

Пример оформления:

Расписка в получении трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, получил(а) трудовую книжку № 123456 серии АБ
 г․

Подпись _____________ /Иванов И․И․/

Важно: расписка ставится ручной подписью, печать организации не требуется․ Если работник отказывается расписываться, работодатель обязан зафиксировать отказ в акте и продолжить выдачу документа под расписку уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров)․

Образцы записей в трудовой книжке (с указанием, кто расписывается)

Приём на работу

Запись вносит работодатель:

• Колонка 1 – порядковый номер записи;
• Колонка 2 – дата приёма (например, );
• Колонка 3 – сведения о работе: название организации, должность, подразделение;
• Колонка 4 – основание: приказ № ___ от ___․

Работник в этой записи не расписывается․ После внесения записи работник получает трудовую книжку на руки и ставит расписку о получении (см․ выше)․

Перевод на другую должность (внутренний)

Аналогично приёму: запись делает работодатель, работник расписывается только при получении обновлённой книжки․

Увольнение

Запись об увольнении вносит работодатель (дата, основание – приказ, трудовая функция)․ После этого работник получает трудовую книжку и расписывается в получении․

Выдача дубликата

При утрате оригинала работодатель выдаёт дубликат․ Расписка ставится при получении дубликата․

Ошибки и последствия отсутствия расписки

Отсутствие расписки о получении трудовой книжки может привести к следующим проблемам:

• Споры о факте получения документа – работник может заявить, что книжка не была получена, что усложняет подтверждение стажа при назначении пенсии или пособий;
• Штрафы для работодателя – по ст․ 5․27 КоАП РФ за нарушение правил ведения трудовых книжек (до 50 000 руб․ для юридических лиц);
• Сложности при восстановлении трудового стажа – при отсутствии подтверждения получения книжки Социальный фонд может отказать в зачёте периода работы;
• Риск признания записи недостоверной – если работник оспаривает запись, отсутствие его подписи о получении ослабляет позицию работодателя․

Как исправить ошибку, если расписка не была поставлена?

Если работник не расписался при получении трудовой книжки, следует:

1. Составить акт о refusе расписки (если работник отказался) или акт о факте получения без расписки (если работник просто забыл);
2. Взять объяснение от работника (по возможности);
3. Сделать отметку в личном деле сотрудника о получении книжки;
4. При необходимости выдать дубликат трудовой книжки и оформить расписку уже на дубликате;
5. Хранить акт и объяснение в личном деле работника не менее 50 лет (согласно требованиям по хранению кадровых документов)․

Важно: исправлять саму запись о приёме, переводе или увольнении распиской работника нельзя – это нарушает порядок ведения трудовой книжки․

Особенности электронной трудовой книжки (ЕТК)

С 2021 г․ ведение трудовых книжек допускается в электронном виде․ В этом случае:

• Записи вносятся работодателем через личный кабинет на портале «Работа в России»;
• Работник получает выписку из ЕТК на бумажном носителе или в электронном виде;
• Подтверждение получения выписки оформляется отдельной распиской (можно электронной подписью или ручной на бумажном выписке);
• Сама ЕТК не требует подписи работника в каждой записи – достаточно электронной подписи работодателя․

Таким образом, при переходе на ЕТК необходимость расписываться в каждой записи исчезает, но подтверждение получения выписки остаётся обязательным․

Практический чек‑лист для кадровика

• Перед внесением любой записи проверьте наличие свободного места в книжке или подготовьте вкладыш;
• Внесите запись чётко, без сокращений, согласно образцам;
• Поставьте свою подпись (или подпись уполномоченного лица) и дату;
• После выдачи книжки работнику попросите его расписаться в получении (укажите дату, ФИО, подпись, расшифровку);
• Сохраните копию расписки в личном деле сотрудника;
• При отказе работника расписаться – оформите акт и получите объяснение;
• При переходе на ЕТК – обеспечьте получение выписки и расписку о её получении․

Расписываться в трудовой книжке требуется не при каждой кадровой записи, а только при получении документа на руки (при приёме, переводе, увольнении, выдаче дубликата или выписки из ЕТК)․ Правильное оформление расписки защищает интересы обеих сторон: работодатель подтверждает, что работник получил документ, а работник получает доказательство факта получения, что важно для будущего подтверждения трудового стажа и расчёта социальных выплат․ Соблюдение установленного порядка и внимание к деталям помогут избежать споров, штрафов и потери пенсионных прав․