Раздача трудовой книжки – один из важных моментов в работе любой организации. Чтобы избежать недоразумений и юридических рисков, её выдачу часто оформляют распиской. Ниже разберём, когда и как правильно оформить расписку, какие нюансы учитывать и какие документы могут потребоваться.

Почему нужна расписка о получении трудовой книжки?

Расписка служит официальным подтверждением того факта, что работник действительно получил оригинал своей трудовой книжки. Это особенно важно:

• для подтверждения законности выдачи при возможных спорах;
• для снятия ответственности работодателя за сохранность документа;
• для упрощения оформления пенсионных и страховых выплат (ПФР, ФСС).

По мнению специалистов Бухгалтерии.ru, письменная форма предпочтительнее печатной, потому что позволяет провести графологическую экспертизу подписи в случае возникновения вопросов.

Когда требуется подпись работника?

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225, в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них работодателю необходимо получить подпись работника в графе 13 – Расписка работника в получении трудовой книжки. Подпись нужна в следующих случаях:

1. При увольнении (прекращении трудового договора).
2. При выдаче книжки по просьбе работника в целях его обязательного социального страхования.
3. При передаче книжки представителю (например, наследнику) в случае смерти работника.

Кто может получить трудовую книжку?

Обычно трудовую книжку выдают только самому работнику; Однако существуют исключения:

• Если работник не может лично получить документ (болезнь, командировка и т.п.), его может представить доверенное лицо, но только при наличии нотариально заверенной доверенности.
• В случае смерти работника – наследник или иной законный представитель может получить книжку, предоставив соответствующие документы.

Пример оформления доверенности

Для выдачи книжки представителю необходимо оформить доверенность, заверенную у нотариуса. В тексте обычно указываются:

1. ФИО доверителя (работника).
2. ФИО доверителя (представителя).
3. Срок действия доверенности.
4. Подпись доверителя и печать (если есть).

Как правильно оформить расписку?

Расписка может быть составлена в свободной форме, но в ней должны присутствовать обязательные элементы;

Обязательные реквизиты

• Полное наименование и адрес организации (работодателя).
• ФИО работника, получающего книжку.
• Паспортные данные (серия, номер, Кем и когда выдан).
• Адрес регистрации и контактные сведения.
• Дата и место составления расписки.
• Подпись работника (или его представителя).

Пример шаблона

Организация: ООО «Пример» 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10 

Расписка о получении оригинальной трудовой книжки 
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 02 1234567, выдан ОВД «Отдел № 1» г. Москвы , 
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, 

подтверждаю, что получил оригинал своей трудовой книжки (№ 0012345) . 

Подпись: ______________________ Дата: 

Такой шаблон можно адаптировать под любые нужды, добавляя или убирая реквизиты, если они не требуются.

Особенности оформления при увольнении

При прекращении трудового договора трудовую книжку выдают работнику в течение трех рабочих дней с даты подачи его заявления (пункт VII КонсультантПлюс). В этом случае в расписке обычно указывают:

• Дата увольнения.
• Причину увольнения (по желанию работника).
• Сведения о том, что книжка получена в полном объеме.

После выдачи подпись работника фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек – это подтверждает, что работодатель выполнил свои обязательства.

Как оформить выдачу книжки представителю (наследник)

В случае смерти работника трудовую книжку может получить его родственник или иной законный представитель. Для этого требуется:

1. Документы, подтверждающие право наследования (свидетельство о смерти, справка о наследстве).
2. Нотариально заверенную доверенность от наследников (если они действуют совместно).
3. Заполнить расписку в свободной форме, где указываются ФИО наследника, паспортные данные и дата получения;

Пример заполнения (март 2025 г.):

Я, Петров П.П., паспорт: 71 08 6543210, выдан ОВД «Отдел № 5» г. Санкт‑Петербург, , 
зарегистрированный по адресу: г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 1, 
подтверждаю получение оригинальной трудовой книжки № 9876543, выданной Иванову И.И. 
Подпись: ______________________ Дата: 

Практические рекомендации работодателям

Чтобы избежать ошибок, следуйте этим простым правилам:

• Не используйте печатные формы, если только они не подписаны работником; подпись важна для возможной экспертизы.
• Сохраняйте копию расписки в личном деле работника и в архиве организации.
• Сделайте ксерокопию выдаваемой книжки и приложите её к расписке.
• Регулярно обновляйте шаблоны расписки, учитывая изменения законодательства.
• При выдаче представителю обязательно проверьте наличие нотариально заверенной доверенности.

Оформление расписки в получении трудовой книжки – простая, но важная процедура, которая защищает как работодателя, так и работника. Правильно составленная расписка:

1. Подтверждает законность выдачи документа;
2. Снижает риск споров и требований компенсации;
3. Упрощает работу с ПФР и другими государственными инстанциями.

Не забывайте, что в случае сомнений лучше обратиться к юристу или специалисту по кадровому делу. Ведь правильно оформленный документ – залог ясности и прозрачности в трудовых отношениях.

Автор статьи: редакция «Моё дело», . Все примеры и шаблоны доступны для скачивания в разделе «Образцы» нашего сайта.