Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ При её оформлении важно соблюдать не только содержание записей, но и порядок их размещения на страницах․ В этой статье подробно рассматривается понятие разворот трудовой книжки, особенности использования бланков, правила заполнения, а также рекомендации по исправлению типичных ошибок (пропущенный разворот, наличие дубликата и т․д․)․
Что такое разворот трудовой книжки?
Трудовая книжка состоит из нескольких листов, скреплённых в виде брошюры․ Разворот – это пара противоположных страниц (левая и правая), которые открываются одновременно при раскрытии книжки․ Обычно разворот используется для:
- записи сведений о работе (раздел «Сведения о работе»);
- записи о награждениях и поощрениях;
- размещения вкладыша (например, копии приказа о приёме/увольнении)․
Каждый разворот имеет чёткую нумерацию страниц, поэтому важно не пропускать их и не перепутывать порядок записей․
Бланк трудовой книжки: старый и новый образец
Изменения с 1 сентября 2021 г․ (Приказ Минтруда России № 320н)
С 1 сентября 2021 года введена новая форма трудовой книжки․ Основные изменения:
- уменьшено количество разворотов в разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
- изменён макет ьного листа (добавлены поля для СНИЛС, даты рождения и т․д․);
- обновлены требования к печатям и подписям․
Согласно пункту 2 Приказа, организации, имеющие запас старых бланков, должны были обновить их к указанной дате․ Однако трудовые книжки старого образца, уже выданные сотрудникам, продолжают действовать и не подлежат обязательной замене․
Актуальное состояние на 2026 год
С 1 января 2023 года новая форма стала обязательной при выдаче дубликата или при оформлении первой трудовой книжки․ Если у работника уже есть книжка старого образца, её можно продолжать использовать до её заполнения или утраты․
Правила заполнения разворота трудовой книжки
- Последовательность․ Записи вносятся строго по хронологическому порядку: сначала данные о приёме, затем о переводах, повышениях, увольнениях и т․д․
- Отсутствие пропусков․ Если между записями остаётся пустой разворот, его не следует заполнять «просто так»․ Пустой разворот допустим, но он не должен нарушать нумерацию страниц․
- Заполнение полей․ На левой странице разворота указываются дата, номер приказа, наименование организации, должность; на правой – суть изменения (приём, перевод, увольнение) и подпись ответственного лица․
- Заверение․ Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если таковая требуется внутренними нормативными актами)․
- Вкладыш․ Вкладыш (например, копия приказа) помещается внутри разворота с обложкой – либо в конец книжки, либо в центр, если используется бланк образца 1973 года с серо‑голубой картонной обложкой․
Что делать, если в трудовой книжке пропущен разворот?
Ситуация, когда в книжке отсутствует один или несколько разворотов, встречается достаточно часто․ Основные положения, изложенные в различных источниках (Портал Кадровик‑практик, Бухгалтерская энциклопедия и др․):
- Если записи, которые присутствуют, корректны и следуют друг за другом без нарушения хронологии, отсутствие разворота не делает документ недействительным․
- Пропущенный разворот можно оставить пустым – при последующем заполнении просто продолжайте вести записи с следующей чистой страницы․
- В случае необходимости восстановить пропущенный разворот (например, для внешней проверки) можно сделать запись‑пояснение на свободной странице: указать, что разворот № X был пропущен по технической причине, а последующие записи продолжаются с номера Y․
- Заверять такую пояснительную запись следует так же, как обычную запись о работе (подпись и печать)․
Важно: не следует пытаться «вписать» записи в уже использованные страницы, так как это приведёт к наложению текста и затруднит чтение документа․
Дубликат трудовой книжки и перечёркнутый разворот
Вопрос, часто возникающий на практике: работник предъявил две трудовой книжки – оригинал и дубликат․ В оригинале прежний работодатель перечеркнул следующий пустой разворот после всех записей (из‑за отсутствия печати первого работодателя на ьном листе) и завел дубликат․
Как поступить в такой ситуации:
- Проверить подлинность обеих книжек (сравнить реквизиты, наличие печатей, подписей)․
- Если оригинал содержит перечёркнутый разворот, но все записи до него корректны, его можно продолжать использовать – перечёркнутый разворот просто считаеться «неиспользуемым»․
- Дубликат следует заполнять с момента, когда оригинал был исчерпан (т․е․ после последней валидной записи)․ При этом в дубликате делается отметка о том, что он выдан в замен оригинального документа (например, запись «Дубликат выдан в связи с исчерпанием оригинала» с датой и подписью)․
- Обе книжки хранятся у работника; при необходимости можно предоставить обе для проверки․
Практические советы кадровиков
- Перед началом заполнения новой трудовой книжки сделайте пробный лист на обычной бумаге, чтобы убедиться в правильности расположения полей․
- Используйте линейку или шаблон, чтобы поля не «ездили» при записи․
- При работе с вкладышем помещайте его в конец книжки (внутрь разворота с обложкой) – так легче снимать копию и не нарушать порядок страниц․
- Регулярно проверяйте журнал движения трудовых книжек (форма N 3 по Приложению N 3 к Постановлению Минтруда от № 69) – это помогает избежать потери или дублирования бланков․
- При переходе на новую форму трудовой книжки храните старые бланки в отдельном месте, пометив их как «архивные», чтобы не перепутать при выдаче новым сотрудникам․
Разворот трудовой книжки – это не просто пара страниц, а важный элемент структурирования сведений о трудовой деятельности․ Соблюдение правил заполнения, внимательное отношение к порядку страниц и своевременное исправление возможных ошибок (пропущенный разворот, наличие дубликата, перечёркнутые листы) гарантируют, что документ останется действительным и примет любые проверки․
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки, рекомендуем:
- Обратиться к актуальным нормативным актам (Приказ Минтруда № 320н, Постановление Правительства РФ № 225)․
- Использовать проверенные шаблоны бланков в форматах Word и PDF (доступны бесплатно на официальных сайтах ведомств)․
- Проводить периодические внутренние аудиты кадровой документации․
Помните: аккуратность и последовательность – ваши главные помощники в работе с трудовыми книжками․