Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуальности информации: 22 мая 2026 г. (данные из открытых источников).

Содержание

Что подразумевается под реализацией трудовых книжек
Нормативная база
Этапы оформления трудовых книжек (бумажная и электронная)
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
Бухгалтерский учет и проводки по реализации трудовых книжек
Типичные ошибки и как их избежать
Отчетность и взаимодействие с ПФР/СФР
Полезные ссылки и ресурсы

Что подразумевается под реализацией трудовых книжек

Реализация трудовых книжек – это комплекс действий работодателя, направленных на:

выдачу (оформление) трудовой книжки сотруднику при приеме на работу;
ведение и хранение записей о трудовой деятельности (переводы, повышения, награждения, увольнения и т.д.);
выдачу дубликата при утере или порче документа;
переход на электронный формат (ЭТК) и обеспечение его корректного ведения;
бухгалтерский учет расходов, связанных с приобретением бланков, печатью и оформлением;
сдачу отчетности в Пенсионный фонд России (ПФР) / Социальный фонд РФ (СФР) и взаимодействие с государственными сервисами.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – общие правила ведения и хранения трудовых книжек.
Постановление Правительства РФ от  № 1845 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в части ведения трудовых книжек» (регулирует переход на ЭТК).
ФЗ‑27 «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации» – порядок подачи сведений о трудовой деятельности.
Приказ Минтруда России от  № 585н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
Методические рекомендации ФНС и ПФР по заполнению и выдаче выписок из ЭТК.

Этапы оформления трудовых книжек (бумажная и электронная)

При приеме на работу

Определить, какой вид трудовой книжки требуется сотруднику:
- бумажная – если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК;
- электронная – если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (или это первое трудоустройство после , когда ЭТК стала обязательной по умолчанию).
Подготовить бланк трудовой книжки (бумажный) или сформировать запрос в ПФР/СФР на создание ЭТК.
Заполнить ьный лист:
- ФИО сотрудника;
- дату рождения;
- образование, профессию, специальность;
- дату приема на работу;
- наименование организации, её ИНН и КПП.
Сделать запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе»:
- дата приема;
- наименование организации;
- должность;
- структурное подразделение (если есть).
Подписать запись уполномоченным лицом (кадровик, руководитель отдела кадров) и поставить печать организации.
При электронной форме – передать сведения в ПФР/СФР через личный кабинет работодателя (ЕСИА, Госуслуги, СБИС, 1С:ЗУП и т.п.) и получить подтверждение о создании ЭТК.

При переводе, повышении, изменении условий труда

Внести запись в раздел «Сведения о работе»:
- дата перевода;
- новое наименование организации (если изменилось);
- новая должность;
- структурное подразделение;
- приказ № и дата, на основании которого произведен перевод.
Для ЭТК – загрузить соответствующий документ (приказ) в личный кабинет сотрудника через ПФР/СФР; система автоматически создаст запись.

При увольнении

Сделать запись о расторжении трудового договора:
- дата увольнения;
- основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, по статье ТК РФ и т.д.);
- номер и дата приказа об увольнении;
- формулировка записи («Уволен … по статье … ТК РФ»).
Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.
Вручить трудовую книжку сотруднику под расписку (или направить выписку из ЭТК в электронном виде).
Для ЭТК – загрузить приказ об увольнении в ПФР/СФР; система сформирует запись и сделает её доступной для сотрудника.

При выдаче дубликата

Получить заявление сотрудника о выдаче дубликата (в случае утери, порчи или изменения данных).
Проверить наличие всех сведений в оригинале (или в ЭТК).
Оформить дубликат трудовой книжки:
- скопировать все записи с оригинала;
- сделать пометку «Дубликат» на ьном листе;
- поставить подпись и печать.
Для ЭТК – выдать выписку из электронной трудовой книжки (через Госуслуги, МФЦ, ПФР или личный кабинет работодателя).

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

Как оформить новую ЭТК

Получить согласие сотрудника на ведение трудовой книжки в электронном виде (заявление можно оформить в свободной форме или использовать типовой бланк ПФР).
Передать сведения о сотруднике в ПФР/СФР:
- через личный кабинет работодателя на портале gosuslugi.ru (раздел «Электронная трудовая книжка»);
- или через специализированное ПО (1С:ЗУП, СБИС, Контур.Экстерн и т.п.).
ПФР формирует ЭТК и присваивает ей уникальный номер (регистрационный номер в ПФР).
Работодатель получает подтверждение о создании ЭТК и может сразу начинать вносить сведения о трудовой деятельности.

Как внести сведения в существующую ЭТК

Все кадровые документы (приказы о приеме, переводе, увольнении, награждении) загружаются в личный кабинет работодателя.
Система автоматически извлекает необходимые реквизиты и формирует запись в ЭТК.
При необходимости можно вручную добавить или исправить запись (например, при ошибке в приказе).

Где хранить и как обеспечивать конфиденциальность

Оригиналы бумажных трудовых книжек хранятся в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом (только уполномоченные сотрудники отдела кадров).
Электронные трудовые книжки находятся в информационной системе ПФР/СФР; доступ к ним обеспечивается через защищенные каналы (ЕСИА, Госуслуги) с двухфакторной аутентификацией.
Работодатель обязан вести журнал выдачи и приема трудовых книжек (бумажных) и журнал запросов выписок из ЭТК;

Бухгалтерский учет и проводки по реализации трудовых книжек

Согласно ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» и Методическим рекомендациям Минфина, расходы, связанные с оформлением трудовых книжек, относятся к производственным расходам (если книжка выдается сотруднику при приеме на работу) или к административным расходам (если связано с ведением и хранением).

Пример проводок (бумажная трудовая книжка)

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Приобретение бланков трудовых книжек (канцелярия)	10 Материалы	60 Расчеты с поставщиками	XXX руб.
Оплата услуг по печати и оформлению трудовой книжки	26 Общехозяйственные расходы	60 Расчеты с поставщиками	YYY руб.
Списание стоимости выданной трудовой книжки сотруднику	70 Расчеты с персоналом по оплате труда	10 Материалы	ZZZ руб.
Возврат непотраченных бланков на склад	10 Материалы	26 Общехозяйственные расходы	AAA руб.

Пример проводок (электронная трудовая книжка)

Оплата услуг оператора ЭДС (например, СБИС) за передачу данных в ПФР:

 Дебет 26 Общехозяйственные расходы
 Кредит 60 Расчеты с поставщиками
 Сумма, стоимость тарифа за период.

Амортизация абонентской платы за использование личного кабинета ПФР (если выделена как отдельный актив):
```
 Дебет 02 Амортизация внеоборотных активов
 Кредит 01 Внеоборотные активы
 
```

Важно: при переходе на ЭТК расходы на приобретение бумажных бланков могут быть сокращены до нуля, однако возникают новые статьи – оплата электронного документооборота и обеспечение информационной безопасности.

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие заявления о переходе на ЭТК. Если сотрудник не подал заявление, а работодатель всё равно вёл только электронную книгу – это нарушение ст. 66 ТК РФ. Решение: всегда получать письменное согласие (или отказ) и вести соответствующий вид книжки.
Неправильная формулировка записей.
Например, указание «уволен по собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ. Решение: использовать стандартные формулировки, утвержденные Приказом Минтруда № 585н.
Отсутствие подписи и печати. Запись без подписи уполномоченного лица считается недействительной. Решение: вести журнал ответственных лиц и контролировать их подписи.
Несвоевременная передача данных в ПФР/СФР. Задержка более 5 рабочих дней может привести к штрафам. Решение: автоматизировать выгрузку через 1С/СБИС и настроить напоминания.
Неучет расходов на оформление трудовых книжек в бухгалтерии. Это приводит к занижению себестоимости продукции. Решение: включить статью «Оформление трудовых книжек» в план счетов и ежемесячно проводить закрытие.
Хранение бумажных книжек в условиях, не обеспечивающих сохранность. Решение: использовать огнеупорные шкафы, вести журнал доступа, проводить ежегодную инвентаризацию.

Отчетность и взаимодействие с ПФР/СФР

Ежемесячная отчетность СЗВ‑М (сведения о застрахованных лицах) – подается не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Включает данные о приеме, переводе, увольнении.
Ежеквартальная отчетность СЗВ‑Стаж – сведения о стаже работы, необходимые для расчета пенсии.
Выписка из электронной трудовой книжки – выдается по запросу сотрудника (через Госуслуги, МФЦ, ПФР) либо работодателем в течение 3 рабочих дней.
Информация о переходе на ЭТК – форма ЕФС-1 (сведения о виде ведения трудовой книжки) подается один раз при приеме на работу или при изменении выбора сотрудника.
Штрафы за несвоевременную или недостоверную подачу сведений составляют от 500 до 5000 руб. за каждое нарушение (ст. 15.33 КоАП РФ).

Полезные ссылки и ресурсы

ТК РФ, статья 66 (КонсультантПлюс)
Электронная трудовая книжка на портале Госуслуг
СБИС: инструкция по работе с ЭТК
1С:ЗУП – модуль учета трудовых книжек
Минтруд России: нормативные акты по ЭТК
Налоговая служба: изменения в учете трудовых книжек с 2026 года

Оформление реализации трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент кадровой и бухгалтерской политики организации. Правильное ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек обеспечивает:

соответствие требованиям трудового законодательства;
защиту прав сотрудников на подтверждение трудового стажа;
минимизацию рисков штрафов и претензий со стороны контролирующих органов;
прозрачность бухгалтерского учета и оптимизацию расходов на кадровое обслуживание.

Следуя представленной пошаговой инструкции, используя актуальные нормативные акты и автоматизированные сервисы (Госуслуги, 1С, СБИС), любой работодатель сможет наладить бесперебойный процесс оформления, ведения и отчетности по трудовым книжкам уже в 2026 году.