Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих всю трудовую деятельность работника. Её правильное оформление и своевременное обновление имеют решающее значение как для самого сотрудника, так и для работодателя. В этой статье подробно рассматриваем, что такое редакция трудовой книжки, как её проводят, какие изменения произошли с 1 января 2024 года и какие нюансы следует учитывать.
Что такое «редакция» трудовой книжки?
Термин «редакция» в контексте трудовой книжки означает процесс внесения в неё корректировок, дополнений и обновления данных. Это могут быть:
- записи о приёме на работу;
- сведения о переводе, изменении места работы или подразделения;
- информация об увольнении, прекращении трудового договора;
- отметки о профобучении, повышении квалификации и др.
Эти сведения вносятся вручную в соответствующие графы или вводятся в электронный формат, если работодатель использует цифровую форму.
Кто осуществляет редакцию?
Обычно редакцию выполняет работодатель (директор, главный бухгалтер, HR‑специалист). В некоторых случаях в редакцию могут быть включены:
- представители профсоюза;
- сотрудники, уполномоченные на ведение кадровых документов;
- внешние аудиторы (при проверках)
Как правильно оформлять записи в трудовой книжке?
Для того чтобы документ прошёл проверку и не вызвал замечаний у контролирующих органов, следует соблюдать несколько простых правил:
- Дата записи указывается в формате «дд.мм.гггг» (или «гггг‑мм‑дд» – в зависимости от принятого в организации стиля).
- Место работы – полное наименование организации, отделения, подразделения.
- Должность – точный , соответсвующий Трудовому кодексу РФ.
- Трудовой договор – номер и дата подписания, а также срок действия (если договор на определённый период).
- Подпись работодателя и, при необходимости, сотрудника.
Важно не оставлять пустых строк между отдельными записями – каждая запись должна быть чётко оформлена и пронумерована.
Что изменилось с 1 января 2024 года?
С начала 2024 года в России вступил в силу новый порядок оформления дубликата трудовой книжки. Главное нововведение – обязательное указание причины выдачи дубликата и подтверждающих документов. Ниже перечислены ключевые изменения:
- При утере оригинала сотрудник обязан подать заявление с указанием даты и места потери.
- Работодатель должен оформить протокол о выдаче дубликата, подписав его обеими сторонами.
- В дубликат вносятся все те же сведения, что и в оригинал, но в графе «Примечание» указывается «Дубликат, выдан __»_».
- Если оригинал восстановлен, в книжке делается отметка «Оригинал восстановлен, дубликат аннулирован».
Эти требования обусловлены необходимостью повышения прозрачности и контроля за кадровыми документами.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли вносить изменения в уже подписанную запись?
Ответ: Да, но только в случаях, когда это предусмотрено законом (например, исправление опечаток). При этом в конце строки делается отметка «Исправление», указывается дата и подпись уполномоченного лица.
Вопрос 2. Как вести учёт переводов между подразделениями?
Ответ: При перемещении сотрудника в другое подразделение в трудовую книжку в соответствующую строку вносится запись о переводе, указывая новое подразделение, должность и дату начала работы в нём.
Вопрос 3. Что делать, если в книжке пропущена запись о работе в предыдущей организации?
Ответ: Пропуск записи считается нарушением. В таком случае необходимо сразу же внести недостающие данные, оформив их как «дополнение» с указанием даты и причины.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Подготовьте шаблон записи, который будет использоваться везде в компании.
- Регулярно проверяйте актуальность данных в трудовой книжке (не реже одного раза в квартал).
- Храните копии всех служебных записок и приказов, подтверждающих внесённые сведения.
- Обучайте новых сотрудников процедуре заполнения книжки сразу после трудоустройства.
- Ведите журнал выдачи и получения дубликатов, чтобы иметь полную историю документооборота.
Редакция трудовой книжки – не просто формальная процедура, а важный инструмент управления персоналом. Правильно оформленные записи позволяют избежать недоразумений при проверках, упрощают оформление отпусков, пенсионных расчётов и других административных процедур. Соблюдая новые требования, введённые с 1 января 2024 года, и следуя рекомендациям, перечисленным в статье, вы сможете поддерживать трудовую книжку в актуальном и законном виде;
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или вам нужна помощь в подготовке шаблонов, не стесняйтесь обращаться к профессиональным HR‑консультантам.