Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Внесение записей в неё регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О трудовых книжках» и нормативными актами Минтруда России. Ниже подробно рассмотрены случаи, когда требуется редактировать трудовую книжку, порядок действий как для бумажного, так и для электронного варианта, а также типичные ошибки и рекомендации по их избежанию.

Когда необходима редакция трудовой книжки

• Приём на работу (первая запись о приёме).
• Перевод на другую должность или в другое структурное подразделение.
• Изменение условий труда (например, переход на неполный рабочий день, изменение режима работы).
• Прекращение трудового договора (увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, инициативе работодателя и т.д.).
• Восстановление на работу после отпуска по уходу за ребёнком, декретного отпуска, больничного и др.
• Награждение, поощрение, применение дисциплинарных взысканий (при наличии соответствующего основания).
• Изменение данных о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные) в связи с юридически значимыми событиями (смена фамилии после брака, исправление опечатки и т.п.).
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) и перенос сведений из бумажного варианта.

Правовая база

Согласно информации из сети:

«С 1 января 2020 года в России вступает в силу федеральный закон об электронной трудовой книжке. О том, в чем преимущество электронной трудовой …»

«С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях вести …»

Таким образом, с начался переход на ЭТК, а с 2021 г. кадровики обязаны оформлять трудовые отношения исключительно в электронном виде, за исключением случаев, когда работник отказался от ЭТК и продолжает вести бумажную книжку.

Редактирование бумажной трудовой книжки

Основные требования

• Записи делаются только черными или синими чернилами, без карандаша.
• Каждая запись начинается с порядкового номера.
• Указывается дата события (день, месяц, год).
• В графе «Наименование организации» пишется полное наименование работодателя.
• В графе «Должность, профессия, специальность» – точное название позиции.
• В графе «Вид трудовой деятельности» – краткое описание (например, «работа инженером-конструктором»).
• Заверяеться подписью уполномоченного лица (директор, руководитель кадровой службы) и печатью организации.

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте трудовую книжку и необходимые документы (приказ о приёме/переводе/увольнении, трудовой договор, личную карточку).
2. Определите следующий свободный номер записи.
3. Внесите дату события в соответствующую колонку.
4. Заполните поля о работодателе, должности и виде трудовой деятельности.
5. Если запись касается прекращения трудового договора, укажите основание (например, «увольнение по собственному желанию», ст. 77 ТК РФ) и реквизиты приказа.
6. Подпишите запись уполномоченным лицом и поставьте печать организации.
7. При необходимости сделайте отметку в личной карточке сотрудника и в журнале движения трудовых книжек.

Редактирование электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе «Социальный фонд России» (ранее ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

Преимущества ЭТК

• Исключение риска потери или повреждения документа.
• Мгновенный доступ к сведениям для работника и будущих работодателей.
• Снижение административной нагрузки на кадровую службу.
• Автоматическая проверка корректности вводимых данных.

Порядок внесения записей в ЭТК

1. Работодатель формирует электронный приказ (о приёме, переводе, увольнении и т.д.) в своей кадровой системе.
2. Из приказа автоматически выгружаются необходимые реквизиты в форму записи ЭТК.
3. Кадровик проверяет корректность данных (ФИО, СНИЛС, дата, наименование организации, должность).
4. После подтверждения запись отправляется в Социальный фонд России, где сохраняется в личном кабинете сотрудника.
5. Работник получает уведомление о новой записи и может ознакомиться с ней в личном кабинете «Госуслуги».
6. При необходимости работник может запросить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа.

Особенности редактирования при совместительстве и внешнем совмещении

По желанию сотрудника, работающего по совместительству, в трудовой книжке может быть сделана запись о каждой совмещаемой должности. При этом:

• Запись о совместительстве делается отдельной строкой с указанием «совместительство».
• Основное место работы остаётся основным записью; совместительство не влияет на подсчёт общего трудового стажа для назначения пенсии, если не оформлено иначе.
• В электронном виде каждая совмещаемая позиция формируется как отдельная запись.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Согласно разъяснениям Минтруда:

«Передавать трудовую книжку через бывших коллег работника нельзя. Это подтвердил Минтруд в письме от г. 14-2/ООГ-7143.»

Поэтому при утере:

1. Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
2. Работодатель, имея доступ к кадровым документам (приказы, личные карточки), формирует дубликат трудовой книжки, заверяя его подписью и печатью.
3. Если работодатель больше не существует, дубликат выдаёт архив организации или орган местного самоуправления, где хранятся кадровые дела.
4. В случае электронной трудовой книжки дубликат не требуется – сведения уже хранятся в фонде и доступны работнику.

Ответственность за неправильное редактирование

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность должностных лиц (штрафы от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения).
• Отказ в приёме на работу нового сотрудника из‑за недостоверных сведений о стаже.
• Сложности при назначении пенсии и других социальных выплат.

Рекомендации для кадровых служб

• Регулярно проводить внутренний аудит трудовых книжек (бумажных и электронных) на предмет соответствия требованиям.
• Обеспечить обучение сотрудников кадрового отдела изменениям в законодательстве (особенно переход на ЭТК).
• Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек, фиксируя все движения документов.
• При переходе на электронный формат сохранять scanned‑копии бумажных книжек в течение срока хранения (50 лет) для возможной сверки.
• Использовать проверенные кадровые системы, интегрированные с Социальным фондом России, чтобы минимизировать риски ошибок при выгрузке данных.

Редактирование трудовой книжки – важная кадровая процедура, требующая внимательного соблюдения нормативных требований. Независимо от того, ведётся ли документ в бумажном или электронном виде, ключевыми моментами являются:

1. Точность и полнота вносимых данных.
2. Соблюдение установленного порядка оформления записей (номер, дата, реквизиты работодателя, должность, основание).
3. Своевременное заверение подписью и печатью (для бумажного варианта) или отправка в Социальный фонд (для ЭТК).
4. Хранение и защита конфиденциальной информации.

Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовой деятельности сотрудника, защищает его права на социальные гарантии и упрощает взаимодействие с будущими работодателями и пенсионным фондом.