С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Ключевым элементом этой системы является единый государственный Реестр сведений о трудовой деятельности, который ведёт Пенсионный фонд России (ПФР). Эта статья подробно разбирает, что такое реестр, как он связан с вашей трудовой книжкой, и как работать с ним как работнику и работодателю.

Что такое Реестр трудовой книжки?

Реестр — это государственная база данных в рамках Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (ГР ОГСС), куда централизованно заносятся сведения о трудовой деятельности каждого гражданина РФ. Это не просто архив, а юридически значимый источник информации о стаже и трудовом пути.

Юридические основы

Создание и ведение реестра регулируется:

• Федеральным законом от № 439-ФЗ — внесение изменений в ТК РФ об электронных трудовых книжках.
• Федеральным законом от № 436-ФЗ — о порядке формирования сведений.
• Постановлениями Правительства РФ и ПФР, детализирующими процесс.

Как формируется запись в Реестре?

Процесс выглядит следующим образом:

1. Работодатель (юридическое или физическое лицо) обязан передавать в ПФР сведения о приёме, увольнении, переводах и иных изменениях в трудовом стаже каждого работника.
2. Передача данных осуществляется в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателя.
3. ПФР принимает данные и заносит их в личную карточку гражданина в Реестре.
4. Запись в Реестре имеет юридическую силу, равную записи в бумажной трудовой книжке.

Ключевой вопрос: сканировать ли записи после ?

Да, обязательно. Согласно разъяснениям ПФУ (Пенсионного фонда Украины, аналогичный принцип действует в РФ), при оцифровке уже имеющихся бумажных трудовых книжек в 2026 году необходимо сканировать и загружать в систему ВСЕ записи без исключения, включая те, что были сделаны после 10 июня 2021 года (даты начала массовой передачи данных работодателями в электронный реестр). Это нужно для создания полной и непрерывной истории трудовой деятельности работника в одном месте.

Как и где посмотреть свою электронную трудовую книжку (выписку из Реестра)?

Работник может получить доступ к своим данным несколькими способами:

Через Личный кабинет на сайте ПФР (pfr.gov.ru)

• Авторизуйтесь на сайте ПФР (через госуслуги или с помощью электронной подписи).
• Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
• Нажмите на ссылку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
• Выписка будет сформирована в PDF-формате и доступна для скачивания.

Через Портал государственных услуг (Госуслуги)

• В личном кабинете на Госуслугах найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
• Сервис позволяет как заказать официальную выписку, так и просто просмотреть актуальные сведения.

Через работодателя

• Вы можете написать заявление работодателю о предоставлении выписки из ЭТК.
• Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней (чаще всего в виде PDF-документа).

Через МФЦ («Мои документы»)

В любом центре «Мои документы» можно получить бумажный вариант выписки из электронной трудовой книжки. Для этого потребуется паспорт.

Что содержится в Реестре (в ЭТК)?

В электронной трудовой книжке отображаются все сведения, которые ранее вносились в бумажный бланк:

• Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН).
• Дата приёма на работу, подразделение, должность.
• Основание для приёма (приказ, договор).
• Дата и основание увольнения или перевода.
• Сведения о поощрениях и взысканиях (если они вносились работодателем).
• Сведения о трудовом стаже и страховом стаже.

Практические вопросы работодателей

Как проверить подлинность бланка трудовой книжки при приёме?

Единого государственного реестра бланков трудовых книжек НЕ СУЩЕСТВУЕТ. Проверка осуществляется другими способами:

• Визуальный осмотр бланка на наличие защитных элементов (водяные знаки, микрошрифт, голограмма).
• Запрос справки у предыдущего работодателя.
• Проверка данных через заказ выписки из ЭТК у самого кандидата (он может получить её через Госуслуги или ПФР). Если в выписке данные совпадают с бумажной книжкой — это сильное подтверждение.
• Обращение в МФЦ для сверки данных по базе ПФР.

Алгоритм действий при обнаружении поддельной книжки

1. Не принимать на работу на основании поддельного документа.
2. Зафиксировать факт (составить служебную записку, сделать копии).
3. При наличии признаков преступления (подделка, использование поддельного документа) — обратиться в правоохранительные органы.
4. Отказать в приёме на работу, так как предоставление поддельного документа является основанием для отказа по ст. 81 ТК РФ.

Ведение внутреннего реестра оцифровки

Для собственного учёта и контроля кадровикам рекомендуется вести внутренний реестр (Excel, Google Sheets) оцифрованных трудовых книжек. В нём следует указывать:

• ФИО сотрудника.
• Дату оцифровки.
• Номер бумажной трудовой книжки (если была).
• Факт наличия/отсутствия электронной книжки.
• Ссылку или номер загруженного скана в корпоративную систему/архив.
• Примечания.

1. Реестр ПФР — это основной и единственный официальный источник данных о трудовой деятельности в электронном виде.
2. Бумажная трудовая книжка и ЭТК равнозначны. У вас может быть и то, и другое, но данные должны совпадать.
3. Все записи, включая пост-, подлежат сканированию при полной оцифровке старых книжек.
4. Проверка подлинности бумажного бланка — через визуальный осмотр и запрос выписки из ЭТК у самого работника.
5. Доступ к своим данным — через ПФР или Госуслуги. Без вашего заявления данные в реестре есть, но скрыты от вашего личного просмотра.
6. Работодатель обязан передавать все сведения в ПФР в электронном виде. Невыполнение этой обязанности влечёт административную ответственность.

Система электронных трудовых книжек и единый реестр призваны сделать историю трудовой деятельности человека прозрачной, защищённой от потери и подделки. Понимание принципов её работы необходимо как каждому работнику, так и специалисту по кадрам.