С начала 2020‑х годов в Российской Федерации активно реализуется реформа учёта трудовой деятельности. Основные изменения касаются формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек. Ниже представлен подробный обзор того, какие нововведения были приняты, когда они вступили в силу и как они влияют на работников и работодателей в 2026 году.

Исторический контекст

Трудовая книжка традиционно являлась основным документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность гражданина. С развитием цифровых технологий государство начало переход к электронному учёту, однако полностью отказаться от бумажного варианта пока не планируется.

Ключевые нормативные акты

• Постановление Правительства РФ от № 1250 – утвердило новый образец бумажной трудовой книжки и вкладыша к ней.
• Приказ Минтруда России от № 320н – ввёл с новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 590 – установило сроки представления сведений в Пенсионный фонд при переходе на электронные трудовые книжки.
• Приказ Минтруда России от № 320н (повторно упоминается в источниках) – определил, что с вводятся трудовые книжки нового образца.

Что изменилось с ?

С 1 января 2023 года вступили в силу бланки трудовых книжек нового образца. Основные положения:

• Обновлённый дизайн обложки и внутренних страниц (более чёткая структура полей).
• Изменения в порядке заполнения: теперь обязательно указываются даты приёма и увольнения с указанием номера приказа.
• Вкладыш к трудовой книжке также получил новый формат, однако уже заведённые книжки менять на новые не требуется.

Важно: работодатели, у которых имеются бланки старого образца, могут продолжать их использовать до исчерпания запасов, после чего необходимо перейти на новые бланки.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Параллельно с обновлением бумажного варианта развивается система электронных трудовых книжек.

Основные этапы внедрения ЭТК

1. С – официальный старт электронного учёта трудовой деятельности в России.
2. С – возможность включать в ЭТК записи о стаже за все предыдущие периоды (не только с 2020 года).
3. С – установлены новые сроки представления сведений в Пенсионный фонд при переходе на ЭТК.
4. С – введены новые бланки бумажных книжек, но электронный формат остаётся обязательным для всех newly hired сотрудников после ;

Как работает ЭТК?

Электронная трудовая книжка хранится в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги» и в системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель ежемесячно направляет сведения о приёме, переводе, увольнении и других кадровых изменениях через электронный документооборот (ЭДО). Сотрудник может в любой момент выписать выписку из своей ЭТК.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году

К 2026 году ситуация выглядит следующим образом:

• Для сотрудников, принятых на работу до , бумажная трудовая книжка остаётся действительным документом; её ведение и хранение осуществляются работодателем в соответствии с новыми правилами (формат с ).
• Для сотрудников, принятых после , бумажная книжка не оформляется; все сведения фиксируются исключительно в электронном виде.
• Начиная с (по некоторым источникам) новые работники могут оформлять только электронную трудовую книжку; бумажный вариант для них недоступен.
• Тем не менее, в 2026 году отдельные категории работников (например, лица, работающие в удалённых регионах с ограниченным доступом к интернету, либо сотрудники определённых отраслей, где требуется бумажное подтверждение) могут всё ещё получать бумажную трудовую книжку по специальному запросу.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте наличие бланков – убедитесь, что у вас есть достаточный запас новых бланков (с ) для оформления бумажных книжек тем сотрудникам, которым они всё ещё необходимы.
2. Настройте ЭДО – интегрируйте свою бухгалтерскую систему с порталом «Госуслуги» и Пенсионным фондом для автоматической передачи сведений о кадровых изменениях.
3. Обучите кадровый персонал – проведите инструктаж по новым правилам заполнения бумажных книжек и по работе с электронными трудовыми книжками.
4. Храните документы – бумажные трудовые книжки и вкладыши следует хранить в течение 50 лет после увольнения сотрудника (как того требует Трудовой кодекс РФ). Электронные записи хранятся бессрочно в информационных системах ПФР.
5. Информируйте сотрудников – разъясните работникам их права на получение выписки из ЭТК и порядок получения бумажного дубликата при необходимости.

Следует также помнить, что нормативная база может дополнительно корректироваться, поэтому рекомендуется регулярно отслеживать обновления на официальных порталах Минтруда России, Пенсионного фонда и системы «Госуслуги».