С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон «О введении электронных трудовых книжек» (ФЗ № 1312‑ФЗ). Он предусматривает цифровую замену бумажной трудовой книжки и обязывает работодателей вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. В этой статье мы разберём, где именно регистрировать электронные трудовые книжки (ЭТК), какие шаги необходимо предпринять, и какие ресурсы доступны как работодателям, так и работникам.

Кто регистрирует электронные трудовые книжки?

• Работодатель – обязан вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Работник – может самостоятельно инициировать переход на электронный формат, подав заявление работодателю, и получить доступ к своей ЭТК через государственные порталы.

Обязательный статус для новых сотрудников

С 1 января 2021 года любой сотрудник, который впервые устраивается на работу, автоматически получает электронную трудовую книжку. Для работников, которые уже трудоустроены до 2020 года, переход к ЭТК остаётся добровольным.

Где регистрировать ЭТК?

Регистрация и хранение электронных трудовых книжек осуществляется в системе ПФР (Пенсионный фонд РФ). Однако доступ к данным и их получение осуществляется через несколько государственных порталов:

• Портал «Госуслуги» – единый вход в государственные сервисы. Через личный кабинет можно запросить сведения о трудовой деятельности, получить электронную копию трудовой книжки и скачать её в формате PDF.
• Портал «Соцфонд» (ПФР) – специализированный портал Пенсионного фонда. Здесь можно получить подробные сведения о стаже, открыть доступ к ЭТК и запросить печатную копию.
• МФЦ (Многофункциональный центр) – в отделах МФЦ можно получить распечатку ЭТК, а также оформить заявление о переходе на электронный формат.
• Портал «МФЦ» и «Служба занятости» – в некоторых регионах эти порталы также предоставляют доступ к данным о трудовой деятельности.

Как работодателю регистрировать ЭТК?

1. Выберите ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки.
2. Подготовьте электронную подпись (ЭП) или цифровой сертификат, необходимый для подлинной регистрации.
3. Заполните форму ЕФС‑1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности) и передайте её в ПФР через портал «Соцфонд».
4. После подтверждения ПФР данные попадают в систему и становятся доступными для работника.

Как работник регистрирует свою ЭТК?

1. Подайте письменное заявление работодателю о переходе на электронный формат (статья 66.1 ТК РФ).
2. Работодатель оформит запись «Выдана на руки» в бумажной трудовой книжке и одновременно отправит сведения в ПФР.
3. Через портал «Госуслуги» или «Соцфонд» получите доступ к своей ЭТК.

Как получить доступ к своей ЭТК?

Работник может просмотреть электронную трудовую книжку несколькими способами:

• Через портал «Госуслуги» – войдите в личный кабинет, выберите раздел «Трудовая книжка» и скачайте PDF‑копию.
• Через портал «Соцфонд» – в личном кабинете доступна подробная информация о стаже и возможна печатная копия.
• Через МФЦ – можно получить распечатку в отделении.
• Запрос у работодателя – работодатель может предоставить электронную копию по запросу.

Частые ошибки и юридические нюансы

• Неправильное заполнение формы ЕФС‑1 – может привести к задержке регистрации.
• Отсутствие цифровой подписи – невозможно отправить данные в ПФР.
• Несвоевременное обновление сведений – может повлиять на расчёт стажа и пенсионных прав.
• Неправильное указание даты начала работы (до 31 декабря 2019 года) – данные могут не отобразиться в ЭТК.

Подача отчётности и исправление ошибок

Периодически работодатели обязаны подавать отчётность в ПФР о начислении стажа. Если в ЭТК обнаружена ошибка, её можно исправить через портал «Соцфонд» после подачи корректирующего заявления работодателя.

Как исправить данные в ЭТК?

1. Подайте письменное заявление работодателю о необходимости исправления.
2. Работодатель оформит корректирующую запись в бумажной трудовой книжке и отправит обновлённые сведения в ПФР.
3. После подтверждения ПФР данные в ЭТК обновятся.

Регистрация электронных трудовых книжек осуществляется в системе Пенсионного фонда РФ, но доступ к данным предоставляется через порталы «Госуслуги», «Соцфонд» и МФЦ; Работодатель отвечает за ведение и передачу сведений, а работник может самостоятельно инициировать переход и просматривать свою ЭТК в электронном виде. Важно соблюдать сроки и корректность заполнения, чтобы избежать проблем с расчётом стажа и пенсионных прав.