Вопрос о регистрации трудовой книжки — один из самых частых, с которыми сталкиваются работодатели и работники в России.
С 2021 года правила оформления трудовой книжки изменились: бумажный формат больше не обязателен, а электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом.
Ниже разберём, что именно подразумевается под «регистрированием» трудовой книжки, какие требования предъявляет законодательство и как действовать в разных ситуациях.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — официальная запись о трудовой деятельности работника, содержащая сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, основаниях прекращения трудового договора и наградах.
Она является доказательством стажа, а также обязательным документом при переходе на пенсию.
Бумажная трудовая книжка (БТК)
- Ведётся работодателем (за исключением ИП) для всех сотрудников, которые проработали у него свыше пяти дней.
- Заполняется в отделе кадров и хранится в офисе до увольнения работника;
- С 31 декабря 2020 г. при первом трудоустройстве бумажной книжки не оформляют.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Ведётся в электронном виде и передаётся в Федеральную службу по труду (ФСФР).
- Появилась в результате Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.
- Начиная с 2021 г. все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Что значит «регистрировать» трудовую книжку?
В законодательстве «регистрировать» трудовую книжку означает занесение её в журнал учёта трудовых книжек (или регистр).
Это внутренний контрольный документ работодателя, в котором фиксируются:
- Номер и дата выдачи каждой трудовой книжки.
- Сведения о сотруднике (ФИО, дата рождения, должность);
- Дата начала и окончания трудового договора.
- Сведения о переводах и увольнениях.
Обязательность регистрации в журнале относится только к тем книжкам, которые действительно существуют (бумажные или электронные). Если у работника нет трудовой книжки, регистрировать её не нужно.
Когда регистрация обязательна?
- При наличии бумажной трудовой книжки.
Работодатель обязан занести её в журнал учёта и хранить до 30 лет после увольнения. - При наличии электронной трудовой книжки.
Хотя ЭТК ведётся в системе ФСФР, работодателю всё равно необходимо вести внутренний журнал, в котором фиксируются даты выдачи, переходы и другие изменения; - При отсутствии трудовой книжки.
Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 г. и бумажную книжку не оформляют, то регистрировать ничего не нужно.
В этом случае информация о приёме хранится в электронном виде в системе ФСФР.
Как оформить переход с бумажной на электронную трудовую книжку?
Сотрудник, имеющий бумажную трудовую книжку, может перейти на электронную. Для этого:
- Подать письменное заявление работодателю с указанием причины (например, «переход на ЭТК»).
- Работодатель оформляет новую электронную трудовую книжку в соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.
- Старую бумажную книжку хранит в офисе до увольнения работника.
Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
В таком случае:
- Работодатель не обязан регистрировать её в журнале учёта.
- Все сведения о приёме, переводах и увольнениях фиксируются в системе ФСФР.
- При необходимости работник может запросить копию данных из ФСФР.
Исключения из правила о трудовой книжке
- Сотрудники, работающие по договорам гражданско‑правового характера (договор подряда, оказания услуг), не подлежат обязательному ведению трудовой книжки.
- Ученики, студенты и другие лица, которые не имеют официального трудоустройства, также не требуют трудовой книжки.
- Работники, которые работают только по временным договорам и не превышают 5 дней, не обязаны получать книжку.
Практические рекомендации для работодателя
- Проверьте, есть ли у сотрудника бумажная трудовая книжка. Если да, занесите её в журнал учёта.
- Если сотрудник работает только в электронном формате, убедитесь, что его данные корректно передаются в ФСФР.
- Регулярно обновляйте журнал учёта: добавляйте новые книжки, фиксируйте переводы и увольнения.
- Соблюдайте срок хранения: 30 лет после увольнения.
- При переходе на ЭТК оформляйте письменное заявление и обновляйте журнал.
Таким образом, ответ на вопрос «нужно ли регистрировать трудовую книжку?» зависит от того, существует ли у работника книжка:
- Если книжка есть (бумажная или электронная), регистрация в журнале учёта обязательна.
- Если книжки нет (первое трудоустройство после 31 декабря 2020 г.) — регистрировать ничего не нужно, данные хранятся в системе ФСФР.
Независимо от формата, работодателю необходимо вести внутренний журнал учёта трудовых книжек и соблюдать сроки хранения. Это поможет избежать штрафов и обеспечит надёжную защиту прав работников.