Регистрация трудовой книжки – это обязательная процедура‚ которая фиксирует начало трудовой деятельности работника и обеспечивает дальнейший учёт его стажа‚ должностей и наград. С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажные варианты по‑прежнему используются в ряде случаев. Ниже подробно рассмотрены все этапы регистрации‚ нормативная база‚ ответственные лица и способы получения сведений.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ 66.1 (ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Федеральный закон от № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с ПФР/СФР.
• Постановление Правительства РФ от № 1155 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 542н – инструкция по заполнению электронной трудовой книжки.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде и передавать их для хранения в Социальном фонде России (СФР‚ ранее ПФР).

Кто отвечает за регистрацию?

• Работодатель (или его уполномоченное лицо – специалист отдела кадров‚ бухгалтер) отвечает за:
  • оформление приказа о приёме на работу;
  • заполнение первой записи в трудовой книжке (или внесение первой записи в ЭТК);
  • регистрацию книжки в внутреннем журнале учёта трудовых книжек;
  • хранение книжки (бумажной) или обеспечение доступа к электронным данным.
• Сотрудник обязан предоставить необходимые документы (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ диплом/сертификат об образовании) и подписать трудовой договор.
• Социальный фонд России (СФР) принимает и хранит электронные сведения‚ предоставляет выписки по запросу гражданина.

Этапы регистрации трудовой книжки (бумажной и электронной)

Подготовка документов

Перед оформлением потребуется:

• паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии);
• документы об образовании (диплом‚ аттестат‚ сертификат);
• трудовой договор (или гражданско‑правовой договор‚ если работа < 5 дней – в этом случае книжка не заводится).

Оформление приказа о приёме на работу

Приказ издаётся в соответствии с внутренними нормативными актами организации. В приказе указываются:

• ФИО сотрудника;
• должность‚ структурное подразделение;
• дата начала работы;
• условия оплаты труда.

Заполнение первой записи в трудовой книжке

Для бумажной книжки:

• В графе «Дата» указывается день приёма;
• В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя;
• В графе «Должность‚ род работы» – должность согласно приказу;
• В графе «№ приказа» – номер и дата приказа;
• Подпись ответственного лица и печать организации.

Для электронной трудовой книжки:

• Работодатель вносит данные в личный кабинет на портале Госуслуги или через систему СФР;
• Заполняются те же поля‚ что и в бумажной книжке (дата‚ организация‚ должность‚ номер приказа);
• После сохранения запись автоматически передаётся в СФР и становится доступной сотруднику для просмотра.

Регистрация в внутреннем журнале учёта

В организации ведётся журнал (или электронный реестр) учёта трудовых книжек‚ где фиксируются:

• номер книжки (серия и номер);
• ФИО владельца;
• дата выдачи;
• подпись ответственного лица.

Хранение и выдача выписок

Бумажная книжка хранится у работника‚ а у работодателя – копия первой страницы (или весь экземпляр при увольнении).

Электронная книжка доступна:

• через личный кабинет на Госуслугах (раздел «Электронная трудовая книжка»);
• через сайт СФР (www.sfr.gov.ru) – сервис «Проверить историю своей трудовой деятельности»;
• в МФЦ – можно заказать выписку на бумажном носителе.

Для получения выписки достаточно:

1. Авторизоваться на портале Госуслуг;
2. Выбрать услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки»;
3. Указать период‚ за который нужна информация;
4. Получить документ в формате PDF или распечатать в МФЦ.

Особенности регистрации в 2026 году

По данным на 13:55:41 () в системе СФР зарегистрировано более 72 млн электронных трудовых книжек. Основные тенденции:

• Полный переход на ЭТК для новых сотрудников – бумажные книжки оформляются только при личном запросе работника или при работе в организациях‚ не имеющих доступа к электронным системам (например‚ некоторые удалённые ИП).
• Обязательная ежедневная актуализация данных: любые изменения (перевод‚ повышение‚ увольнение) должны быть внесены в ЭТК в день их возникновения.
• Увеличение штрафов за несвоевременное внесение сведений – до 50 000 руб. для юридических лиц.
• Развитие интеграции с системами кадрового учёта (1С‚ SAP‚ «Гармония») – автоматизированная выгрузка данных в СФР.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

• Бумажная: обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата (требуется заявление‚ паспорт‚ СНИЛС). Если работодатель ликвидирован – запрос направляется в архив организации или в СФР.
• Электронная: восстановить доступ можно через Госуслуги‚ используя подтверждённую учётную запись. Данные хранятся в СФР‚ поэтому утеря доступа к личному кабинету не приводит к потере информации.

Полезные ссылки

• Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»: https://www.gosuslugi.ru
• Социальный фонд России – сервис проверки трудовой деятельности: https://www.sfr.gov.ru
• Трудовой кодекс РФ (актуальная редакция): https://consultantplus.ru/document/cons_doc_LAW_103226/
• Приказ Минтруда России № 542н от : https://mintrud.ru

Регистрация трудовой книжки – ключевой момент в оформлении трудовых отношений. Современная система электронных трудовых книжек упрощает процесс учёта‚ обеспечивает оперативный доступ к данным и снижает риски потери информации. Однако соблюдение всех нормативных требований (своевременное внесение записей‚ правильное хранение‚ выдача выписок) остаётся обязанностью работодателя и права работника. Следуя представленному порядку‚ организации смогут избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений.