Реорганизация компании в форме выделения — это распространённая процедура, при которой из существующего юридического лица создаётся новое (например, новое ООО). В таких ситуациях у кадровых специалистов и работников часто возникают вопросы: что делать с трудовыми книжками, как правильно их оформить и как отразить изменения в учёте? В этой статье мы разберём официальную позицию Роструда на основе разъяснений с портала «Онлайнинспекция.рф».
Ключевой принцип при выделении
Главное, что нужно помнить в ситуации реорганизации путём выделения: сотрудники не увольняются и не принимаются заново. Они продолжают трудовые отношения, но теперь их работодателем будет новое юридическое лицо. Поэтому трудовые книжки на руки работникам не выдаются и новые записи об увольнении из старой организации и приёме в новую не делаются.
Как оформить запись в книге учета движения трудовых книжек?
Эксперты Роструда дали чёткий ответ на вопрос, как отразить реорганизацию в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Порядок действий по аналогии с переименованием
Поскольку при выделении меняется наименование и организационно-правовая форма работодателя (старое ООО → новое ООО), запись вносится по аналогии с переименованием организации.
Пример записи в Книге учета:
«[Дата] Реорганизация [старое наименование организации] в форме выделения [новое наименование организации]. Трудовая книжка работника [ФИО] передана новому работодателю без переоформления. Подпись ответственного лица».
Таким образом, фиксируется факт передачи документа новому юрлицу, но не фиксируется увольнение/приём.
Что вносить в саму трудовую книжку работника?
В трудовую книжку самого сотрудника никаких новых записей не требуется. Все предыдущие записи (приём, повышение, увольнение и т.д.) остаются в силе, так как трудовой стаж и история работы не прерываются.
Важный нюанс: Если в старой организации вообще не было записи о приёме или увольнении (что маловероятно, но возможно), то текущая запись о работодателе должна быть исправлена или дополнена в соответствии с фактическими обстоятельствами, но не из-за реорганизации как таковой.
Изменения в трудовом договоре
При смене работодателя в порядке реорганизации трудовой договор не прекращается и не переоформляется в строгом смысле. Однако, поскольку стороной договора становится новое юридическое лицо, необходимо:
- Заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать, что с [дата] работодателем является новое ООО (с указанием его полного наименования, ИНН, ОГРН).
- Дополнительное соглашение подписывается обеими сторонами (работником и представителем нового работодателя).
- Само соглашение хранится в личном деле работника вместе с основным договором.
Не требуется: составлять новый трудовой договор или делать в нём отметку о прекращении старого договора.
Практический алгоритм действий для кадровика
- Подготовить документы: иметь на руках решение о реорганизации (выделении), учредительные документы нового ООО, протокол/распоряжение о передаче кадров.
- Оформить Книгу учета: сделать запись о передаче каждой трудовой книжки новому работодателю, сославшись на факт реорганизации (выделения).
- Вручить сотруднику: под роспись передать ему копию доп. соглашения к трудовому договору (или сам документ, если он оформляется в одном экземпляре).
- Передать дела: обеспечить физическую передачу личных дел (включая трудовые книжки) и Книги учета новому работодателю (новому отделу кадров).
- Уведомить сторонние организации: по необходимости проинформировать ФНС, ПФР, ФСС о смене работодателя для конкретных сотрудников (это делается через отчётность и портал госуслуг).
Ответы на частые вопросы (FAQ)
В: Нужно ли ставить в трудовой книжке штамп «Реорганизация»?
Ответ: Нет. Ставить штампы или делать новые записи в самой трудовой книжке не требуется. Достаточно надлежащего оформления Книги учета и доп. соглашения к договору.
В: А если сотрудник увольняеться в процессе реорганизации?
Ответ: Тогда действуют общие правила: делается запись об увольнении из организации-предшественника (по старым реквизитам). Новое ООО, если берёт его на работу, оформляет приём заново.
В: Как быть с записью о приёме, если в старой книжке её нет?
Ответ: Если приём на работу в старую организацию не был оформлен (что являеться нарушением), эту запись нужно сделать retrospectively (задним числом) на основании имеющихся документов (приказ, табель). Реорганизация здесь не при чём — нужно исправить первичное упущение.
Реорганизация в форме выделения — это смена работодателя без прекращения трудовых отношений. Ключевые действия кадровика:
- Не выдавать трудовые книжки на руки и не делать в них новых записей.
- Внести запись в Книгу учета движения трудовых книжек по аналогии с переименованием, указав факт передачи документа новому юрлицу.
- Заключить с каждым сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием новых реквизитов работодателя.
Следование этой схеме, основанной на разъяснениях Роструда, обеспечит правовую определённость и сохранит непрерывность трудового стажа работников.