Реорганизация – это один из самых частых способов изменения структуры и названия организации. При таком событии необходимо правильно оформить кадровые документы, в частности трудовую книжку сотрудников. Ниже собраны основные правила, формы и примеры записей, которые помогут избежать ошибок и соответствовать требованиям Роструда и нормативных актов.

Нормативная база

В соответствии с п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки (утв. № 69) в трудовую книжку вносится запись о реорганизации, если:

• изменено наименование организации;
• изменена организационно‑правовая форма (преобразование, присоединение, выделение, разделение, ликвидация);
• изменён собственник (переход права собственности);
• изменена подчиненность/подводственность.

Запись делается в графе 3 «Сведения о работе трудовой книжки» и в графе 4 «Основание». В графе 4 указывается номер и дата соответствующего решения учредителей, совета директоров, приказа и т.п.

Что именно записывается

Типичная формулировка записи выглядит так:

«ООО «МОНОЛИТ» реорганизовано в форме преобразования в ЗАО «СТО ДОМОВ» с  г.».

В графе 3 указывается также, что запись сделана на основании решения учредителей от «__» № «__» от «__» 2023 г.

Как оформить запись в зависимости от типа реорганизации

Переименование организации

При изменении только наименования (без изменения уставного права) в графе 3 вносится запись о переименовании, а в графе 4 – основание (приказ, решение). Пример:

1. «ООО «СТАРОЕ» с  г. переименовано в ООО «НОВОЕ»».
2. Основание: Приказ руководителя от  № 15.

Преобразование (изменение формы организации)

Если предприятие преобразуется из одного типа в другой (например, ОАО → ООО), в графе 3 указывается:

• «ОАО «Х» преобразовано в ООО «Y» в соответствии с решением учредителей от «__» 2023 г.».
• В графе 4 – номер и дата этого решения.

Присоединение (слияние)

При присоединении одной организации к другой (или к правопреемнику) в графе 3 записывается:

• «ООО «А» присоединилось к ООО «Б» в порядке присоединения с  г.».
• В графе 4 – ссылка на решение учредителей об образовании правопреемника.

Выделение, разделение, ликвидация

Для каждой из этих форм оформление схоже, но в графе 3 указываеться конкретный вид реорганизации, а в графе 4 – соответствующее решение (например, «Решение собрания учредителей от  № 32 о выделении»).

Когда запись делается?

Запись вносится только тогда, когда сотрудник остается в организации и принимает новую должность (или сохраняет прежнюю). Если работник решает уйти, его трудовая книжка оформляется иначе – обычно оформляется запись об увольнении, а не реорганизации.

Примеры оформления в разных графах

Электронные трудовые книжки

С 2021 г. в России допускается ведение электронных трудовых книжек. Однако в случае реорганизации запись всё равно вносится в соответствующее поле электронного документа, сохраняя те же требования к содержанию (указание даты, формы реорганизации и ссылки на решение).

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить запись о реорганизации, если сотрудник уходит? – Нет, в этом случае оформляется только запись об увольнении.
• Какие документы следует приложить к записи? – Копию решения учредителей/приказа, а также, при необходимости, приказ о переводе на новую должность.
• Можно ли обойтись без записи в графе 3? – Нет, согласно Инструкции запись обязательна, иначе информация о реорганизации будет утеряна.

Правильное оформление записи в трудовой книжке при реорганизации – обязательный элемент кадрового документооборота. Соблюдая требования п. 3.2 Инструкции и указывая в графе 3 суть реорганизации, а в графе 4 – основание (решение, приказ), вы обеспечите:

• полноту и достоверность сведений о трудовом стаже сотрудника;
• соответствие требованиям трудового законодательства и контроля со стороны Роструда;
• прозрачность изменений для самих работников.

Помните, что правильно оформленная запись в трудовых книжках – залог юридической чистоты вашей компании и защита прав работников.