Кратко: В современных условиях большинство сведений о трудовом стаже хранится в электронном виде. Поэтому для назначения пенсии наличие бумажной трудовой книжки уже не является обязательным условием. Вместо неё можно использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) или скан‑копию‚ загруженную через веб‑портал Пенсионного фонда (ПФУ).

Правовая база‚ позволяющая обойтись без бумажной трудовой книжки

• Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. Установило порядок представления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Правления ПФУ 2022 г. Определило порядок и очередность создания электронных трудовых книжек‚ а также изменило порядок представления сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
• Закон «Об электронных документах» (ФЗ 63) гарантирует юридическую силу электронных записей‚ подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Эти нормативные акты дают возможность работодателю и работнику передавать сведения о стаже в ПФУ без использования бумажного документа.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и зачем её оцифровывать

ЭТК – это цифровой аналог традиционной трудовой книжки‚ содержащий полную историю трудовой деятельности‚ сведения о заработной плате‚ отпусках и‚ главное‚ о пенсионных отчислениях.

• Уменьшает риск повреждения‚ потери или фальсификации данных.
• Обеспечивает высокий уровень защиты персональной информации (шифрование‚ доступ только через КЭП).
• Позволяет проверять стаж в любой момент через личный кабинет ПФУ.
• Сокращает количество ошибок‚ связанных с ручным вводом записей;

Кому в первую очередь следует оцифровать трудовую книжку?

По рекомендациям ПФУ‚ в первую очередь оцифровываются:

1. Работники‚ у которых периоды трудовой деятельности не отражены в едином реестре (например‚ работа в небольших фирмах‚ ИП).
2. Лица‚ планирующие переход на электронный формат в связи с предстоящей пенсией.
3. Те‚ кто имеет пробелы в стаже и нуждается в подтверждении недостающих периодов.

Как загрузить скан трудовой книжки в ПФУ

Процесс полностью автоматизирован и занимает от 10 до 30 минут. Ниже – пошаговая инструкция.

Шаг 1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП)

• Обратиться в аккредитованный центр сертификации.
• Установить программное обеспечение для работы с КЭП.

Шаг 2. Зарегистрироваться на веб‑портале ПФУ

• Перейти по адресу portal.pfu.gov.ua.
• Выбрать «Регистрация физического лица» и заполнить обязательные поля.

Шаг 3. Войти в личный кабинет с помощью КЭП

• Нажать кнопку «Вход»‚ выбрать тип подписи «Квалифицированная электронная подпись».
• Подтвердить вход‚ введя пароль к КЭП.

Шаг 4. Выбрать пункт меню «Электронная трудовая книжка»

• Слева в навигации – Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка).
• Нажать кнопку «Загрузить скан‑копию».

Шаг 5. Загрузить скан‑копию

1. Подготовить скан в формате PDF или JPG (разрешение не менее 300 dpi).
2. Убедиться‚ что все страницы видны‚ а подписи и печати читаемы.
3. Загрузить файл‚ указать период работы‚ добавить комментарии (если требуется).
4. Подтвердить загрузку электронной подписью.

Шаг 6. Ожидать подтверждения

После загрузки ПФУ проверит документ (обычно в течение 5‑10 рабочих дней). При отсутствии замечаний вы получите уведомление о том‚ что сведения внесены в ваш электронный личный кабинет.

Когда всё‑равно понадобится бумажная трудовая книжка?

Хотя в большинстве случаев электронный документ заменяет бумажный‚ существуют исключения:

• Если работодатель отказывается предоставить скан или отказывается участвовать в оцифровке.
• При спорах о достоверности записей‚ когда суд может потребовать оригинал.
• Для оформления некоторых государственных услуг‚ где законодательно закреплена работа с оригиналом (например‚ некоторые виды миграционных процедур).

В таких ситуациях рекомендуется хранить оригинал трудовой книжки в надёжном месте и при необходимости предъявлять его в органы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли полностью отказаться от бумажной ТК?

Да‚ если все сведения о вашем стаже уже внесены в электронный реестр ПФУ и подтверждены работодателем. Однако рекомендуется сохранять оригинал на случай непредвиденных проверок.

Что делать‚ если в электронном реестре отсутствует часть стажа?

Необходимо собрать подтверждающие документы (договоры‚ справки‚ выписки из банка) и загрузить их в личный кабинет ПФУ через раздел «Документы‚ подтверждающие трудовой стаж».

Сколько стоит получение КЭП?

Стоимость зависит от аккредитованного центра‚ но в среднем составляет от 1 500 до 3 000 ₽ за сертификат на 1 год.

Можно ли загрузить скан ТК без КЭП?

Нет. По законодательству только документ‚ подписанный квалифицированной электронной подписью‚ считается юридически значимым в электронном виде.

Трудовая книжка в бумажном виде уже не является обязательным документом для назначения пенсии. Современная система ПФУ полностью переходит на электронный формат‚ что упрощает процесс подтверждения стажа‚ ускоряет выплаты и снижает риск ошибок.

Тем не менее‚ рекомендовано:

1. Оцифровать свои трудовые книжки как можно раньше.
2. Регулярно проверять корректность данных в личном кабинете ПФУ.
3. Хранить оригиналы важных документов в безопасном месте.

Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете уверенно планировать свою пенсионную перспективу‚ не теряя время на поиск и восстановление бумажных трудовых книжек.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.