На сегодняшний день 10:54:32 () – актуальная информация о резерве трудовых книжек․
Что такое резерв трудовых книжек?
Резерв трудовых книжек – это копии или электронные аналоги оригинальных записей, которые позволяют работодателю подтверждать трудовой стаж и статус занятости в случае потери, порчи или кражи оригинального документа․
Почему нужен резерв?
- Обеспечение непрерывности ведения кадровой документации․
- Упрощение процедуры оформления новых сотрудников․
- Снижение риска юридических споров при необходимости подтверждения стажа․
Нормативные акты, регулирующие резерв
В действующем законодательстве закреплены несколько важных положений:
- Бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек, которые ещё ведут работодатели, могут выпускаться только компанией «Гознак»․
- Проект постановления предусматривает продление сроков оцифровки трудовых книжек до 10 июня 2026 года․ Оцифровка не меняет страховой стаж․
- С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца, утверждённые правительством․
Электронные и бумажные формы: особенности резерва
С 2020 года идёт переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные формы продолжают использоваться․ При этом:
- Если сотрудник трудоустраивается с электронной книжкой, информацию об этом не нужно отражать в журнале по учету движения трудовых книжек․
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учету бланков необходимо на бумажном носителе․ Это указано в письме Минтруда от 5 ․․․
Как оформить резерв в организации?
Для правильного оформления резерва следуют несколько шагов:
- Создание копий – при выдаче оригинала работодателю делается копия, которая фиксируется в журнале;
- Хранение – резервные копии хранятся в отдельном архиве, доступном только уполномоченным сотрудникам․
- Обновление данных – при внесении изменений в оригинал (например, при продлении трудового договора) в резерв вносятся соответствующие записи․
Вопросы и ответы
Вопрос: Работник трудоустроен в организацию г․ и осуществляет трудовую функцию дистанционно․ г․ в обособленное подразделение ․․․
Ответ: В этом случае в резерве фиксируется дата начала работы, а также сведения о дистанционной форме занятости․ При необходимости можно предоставить подтверждение стажа через электронный документ․
Перспективы развития
Согласно законопроекту 14257, оцифровка трудовых книжек будет завершена к 10 июня 2026 года․ После этого:
- Бумажные формы будут использоваться только в качестве резервного способа․
- Все новые записи будут вноситься в электронные системы, что упрощает контроль и аудит․
Резерв трудовых книжек – важный элемент кадрового сопровождения, позволяющий избежать проблем при потере или повреждении оригинального документа․ Соблюдение требований законодательства, своевременное создание копий и правильное хранение резервов обеспечивают прозрачность отношений между работодателем и сотрудником, а также защищают организации от возможных юридических рисков․