Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника․ При трудоустройстве граждан России в Беларуси часто возникает вопрос: можно ли использовать российскую трудовую книжку, нужно ли оформлять белорусскую, а также как работает электронный вариант документа․
Правовая база
Вопросы, связанные с трудовыми книжками в РБ, регулируются:
- Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 40 «Об инструкции о порядке ведения трудовых книжек»;
- Трудовым кодексом Республики Беларусь (ТК РБ);
- Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) – в части, касающейся граждан РФ, работающих за рубежом․
Какой документ считается основным?
Согласно пункту 1 статьи 67 ТК РБ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника․ Это значит, что в Беларуси предпочтительно использовать белорусскую трудовую книжку (бумажную или электронную)․
Существует несколько сценариев:
Работник впервые поступает на работу в Беларуси
Если гражданин России не имеет трудовой книжки (или впервые трудоустраивается), ему не выдаётся бумажная белорусская книжка․ Вместо этого сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной трудовой книжке в том же порядке, что и у граждан РБ․
У работника уже есть российская трудовая книжка (образец 2004 г․)
При приёме на работу в Беларуси:
- Работодатель не имеет права вносить записи в российскую трудовую книжку, так как она не соответствует форме, признаваемой в РБ;
- Работнику необходимо оформить белорусскую трудовую книжку (бумажную или электронную)․ При этом в белорусскую книжку вносятся сведения о предыдущих местах работы, если они подтверждены документально (трудовой договор, справки и т․п․)․
Сочетание двух книжек
В практике допускается, чтобы у работника одновременно существовали две трудовые книжки (русская и белорусская)․ Однако:
- Все записи, относящиеся к работе в РБ, вносятся только в белорусскую книжку;
- Записи в российскую книжку делаются только работодателем, находящимся в РФ․
Электронные трудовые книжки
С в РБ введены нововведения, связанные с электронными трудовыми книжками:
- Электронные книжки ведутся на иностранных граждан в том же порядке, что и на граждан РБ;
- Для впервые поступающих на работу (в т․ч․ россиян) электронный вариант является единственным способом фиксировать трудовую историю;
- Записи в электронную книжку вносятся через государственный портал «Электронный трудовой лист» с указанием даты, номера и наименования документа․
Порядок оформления белорусской трудовой книжки
- Запрос работодателя – работодатель обращается в местный орган исполнительной власти (администрацию района/города) за бланком книжки․
- Оплата – стоимость бланка (вкладыша) определяется локально, но обычно составляет от 5 до 15 BYN․
- Выдача – книжка выдаётся работнику в течение 5 рабочих дней после подачи заявления․
- Заполнение – в книжку вносятся:
- Данные о работодателе (наименование, ОКПО, ИНН);
- Сведения о приёме на работу (дата, основание, квалификация);
- Записи о повышении квалификации, награждениях, поощрениях (с 2024 г․ уточнены графы 3 и 4);
- Дата увольнения и причина прекращения трудового договора․
- Выдача дубликата – в случае утери работник имеет право запросить дубликат в том же порядке․
Что не подлежит внесению в трудовую книжку
Согласно инструкции от , в книжку не вносятся:
- Сведения о совместителях, если они работают менее 20 часов в неделю;
- Записи о временной нетрудоспособности (больничные листы);
- Информация о выплатах, не связанных с трудовым стажем (например, премии, не связанные с награждением)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли российскому гражданину, имеющему российскую трудовую книжку, получать белорусскую?
Да․ При трудоустройстве в РБ работник обязан иметь трудовую книжку установленного в РБ образца․ Российская книжка считается недействительной на территории Республики Беларусь․
Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?
Да․ С 2024 года электронные книжки являются официальным документом․ Работодатель вносит записи через государственный портал, а работник получает доступ к своей трудовой истории онлайн․
Что делать, если у работника уже есть белорусская трудовая книжка, а он переезжает в Россию?
Трудовая книжка белорусского образца не признаётся в РФ․ При работе в России необходимо оформить российскую трудовую книжку и перенести сведения о предыдущих местах работы в виде справок․
Как оформить дубликат потерянной книжки?
Работник подаёт заявление в местный орган исполнительной власти, предоставляя копию паспорта и справку от работодателя о потере․ Дубликат выдаётся в течение 10 рабочих дней․
Практические рекомендации для работодателей
- При приёме на работу проверяйте наличие у соискателя белорусской трудовой книжки или готовность оформить её в электронном виде;
- Если работник имеет только российскую книжку, сразу информируйте его о необходимости получения белорусского документа;
- Ведите реестр всех выданных книжек (бумажных и электронных) – это облегчает контроль и аудит;
- Обучайте персонал отдела кадров работе с порталом «Электронный трудовой лист», чтобы избежать ошибок при внесении записей․
Трудовые книжки РФ в Республике Беларусь могут использоваться лишь в ограниченных случаях и только как вспомогательный документ․ Основным считается белорусский образец (бумажный или электронный)․ При правильном оформлении и соблюдении инструкций работодатели и работники избегают юридических рисков и обеспечивают корректный учёт трудового стажа․
Помните: отсутствие белорусской трудовой книжки у гражданина России при приёме на работу в РБ – повод оформить электронную книжку, а не использовать российскую бумажную форму․
Статья подготовлена на основе официальных источников Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также актуальной практики 2022‑2025 гг․