Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Правильное её ведение, прямая обязанность работодателя, нарушение которой может повлечь административную ответственность․ С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант продолжает использоваться в ряде случаев․ Данное руководство актуально для оформления бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним․

Общие принципы и сроки внесения записей

Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н (действующему в 2026 году), действуют следующие ключевые правила:

• Сроки: Запись о приеме, переводе, увольнении и других кадровых событиях вносится в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты издания соответствующего приказа (распоряжения)․ Запись об увольнении вносится в день увольнения․
• Основание: Запись делается только на основании подлинника приказа (распоряжения) или иного документа (например, копии приказа, выписки из него, решения работодателя)․
• Точность: Текст записи должен полностью и дословно соответствовать формулировкам в документе-основании․ Нельзя добавлять или убирать слова по своему усмотрению․
• Заверение: Каждая запись в разделе «Сведения о работе» заверяется подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или HR-специалиста) и печатью организации (штамп «ОТДЕЛ КАДРОВ» или аналогичный)․

Запись о приеме на работу (основная и по совместительству)

Структура записи

Запись состоит из двух частей:

1. (название организации): Вносится один раз при первом приеме․ Пишется полное наименование организации согласно Уставу/учредительным документам․ Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Тех»»․
2. Текст записи: Указывается дата приема, профессия/должность (согласно штатному расписанию или квалификационному справочнику), и основание․

Особенности для совместителей

Если работа является совместительством (основное место работы уже есть), в графе 4 (основание) указывается тот же документ — приказ о приеме на работу по совместительству․ Важно правильно указать статус:

Важно: В графе 4 можно указать: «На основании приказа․․․», «На основании трудового договора․․․», «На основании выписки из приказа․․․»․ Главное — ссылка на конкретный документ с его номером и датой․

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения и должна содержать:

• Дату увольнения (день, когда трудовой договор прекращен)․
• Прямую ссылку на основание увольнения (статья Трудового кодекса РФ, пункт приказа)․
• Номер и дату приказа (распоряжения) об увольнении․

Запрещено: Указывать в записи о увольнении причины, не предусмотренные ТК РФ (например, «в связи с реорганизацией» без ссылки на конкретную статью)․

Записи о переводе, повышении квалификации, награждении

Эти записи также вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя в течение 5 рабочих дней․

Исправление ошибок в записях

Ошибки в записях (опечатки, неверные даты, номера приказов) нельзя исправлять зачеркиванием или подчисткой․ Порядок исправления зависит от типа ошибки․

Если ошибка обнаружена ДО увольнения работника

Неправильную запись не зачеркивают․ Вносят новую, правильную запись на следующей свободной строке, ссылаясь на приказ, на основании которого вносится исправление;

Если ошибка обнаружена ПОСЛЕ увольнения работника

В этом случае работодатель обязан:

1. Вызвать работника (если возможно) для предъявления трудовой книжки․
2. Внести исправление по аналогичной схеме: новая правильная запись с указанием, что она вносится на основании приказа об исправлении․
3. Если работник недоступен, исправление вносится на основании решения работодателя (приказа), но это не снимает обязанности уведомить работника․

Заполнены все страницы раздела? Делаем вкладыш!

Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» закончились свободные страницы, оформляется вкладыш․ Порядок его ведения аналогичен ведению самой книжки:

• Вкладыш имеет свой номер․
• На ьном листе основной книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш № ___ от ___»․
• Первая запись на вкладыше начинается с заголовка организации․
• Все записи на вкладыше заверяются подписью и печатью․

Профессия/должность и квалификация

В графе 4 (профессия/должность) указывается:

• Наименование должности в соответствии со штатным расписанием․
• Профессия, на основании документа об образовании (диплом, свидетельство) или квалификационного свидетельства․ Например: «Токарь 4 разряда» (при наличии удостоверения)․
• Если должность/профессия не указана в приказе, запись может быть ошибочной․

Чтобы запись в трудовой книжке была правильной, необходимо помнить «золотые правила»:

1. Основание: Вносить запись ТОЛЬКО на основании подлинного приказа/распоряжения․
2. Точность: Текст записи должен дословно повторять формулировки документа-основания (дата, должность, статья ТК РФ при увольнении)․
3. Сроки: Не позднее 5 рабочих дней (для приема/перевода) и в день увольнения․
4. Заверение: Каждая запись — подпись ответственного + печать организации․
5. Исправления: Никаких зачеркиваний! Только новая запись на свободной строке с указанием приказа-основания для исправления․
6. Вкладыш: Использовать при окончании страниц раздела․
7. Электронная книжка: С 2021 года для новых работников основным является ЭТК․ Бумажная выдается по заявлению, но правила заполнения аналогичны․

Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от споров при подтверждении стажа и трудового стажа в будущем․