Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Для индивидуальных предпринимателей (ИП) её ведение имеет свои особенности, связанные с тем, что предприниматель одновременно выступает и как работодатель, и как физическое лицо․ Ниже представлен подробный руководство по правильному заполнению трудовых книжек работников ИП, основанное на действующем законодательстве и практических рекомендациях․

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66 – ведение трудовых книжек);
Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 135 – рекомендации по перечню обязательных документов для ИП и микроорганизаций;
Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (действует с учётом изменений);
Инструкция по заполнению трудовой книжки в соответствии с новым порядком их ведения и хранения (2026 г․)․

Эти документы определяют, кто обязан вести трудовые книжки, какие записи вносятся, как оформляются ьный лист и вкладыш, а также порядок хранения документов․

Кто ведет трудовые книжки у ИП?

Согласно ст․ 66 ТК РФ, трудовые книжки ведут:

Работодатель – в данном случае индивидуальный предприниматель;
Уполномоченное лицо (кадровик, бухгалтер) по приказу руководителя;
Сам работник – только в случае, если он сам является ИП и оформляет трудовую книжку для себя (что запрещено, см․ ниже)․

Важно! Индивидуальный предприниматель не может вносить запись о себе в свою собственную трудовую книжку, поскольку он не находится в трудовых отношениях с самим собой․ Запись о своей деятельности ИП делает только в качестве работодателя для своих сотрудников․

Общие правила заполнения

Общие указания

Заполнение производится черной или синей пастой (или черным гелевым ручкой);
Записи делаются без сокращений, за исключением общепринятых (например, «г․» – год, «мес․» – месяц);
Каждая запись оформляется отдельной строкой в соответствующем разделе;
После каждой записи ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и указывается её расшифровка (ФИО, должность);
В случае ошибки запись не зачеркивается, а оформляется исправление согласно п․ 2․2 Инструкции (вносится новая запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на ошибочную запись)․

Разделы трудовой книжки

ьный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
Раздел «Сведения о работе» (Відомості про роботу) – здесь вносятся записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т․д․;
Вкладыш – используется, когда основной раздел заполнен; содержит те же графы, что и основной раздел․

Заполнение при приёме на работу

При приёме работника необходимо выполнить следующие шаги:

Составить приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или аналогичная);
Заполнить личный листок по форме Т‑2 (карточка сотрудника);
Внести запись в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе»;
Попросить работника поставить подпись на ьном листе и в разделе «Сведения о работе»;
Подпись ответственного лица (кадровика или самого ИП) поставить рядом с записью․

Пример записи о приёме на работу (ИП)

2026 г․ № 12 Принят на работу в качестве менеджера по продажам в ИП Иванов Иван Иванович (ИП «Иванов&Co․»)․ 
Основание: Приказ № 12 от г․ о приёме на работу․
Подпись ответственного: _____________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: _____________ /Петров П․П․/

В записи указываются:

Дата и номер приказа;
Наименование должности (согласно штатному расписанию);
Полное наименование работодателя (ИП – ФИО предпринимателя, optionally название бизнеса);
Основание для записи (приказ)․

Заполнение при переводе и изменении условий труда

Перевод работника на другую должность, структурное подразделение или изменение условий труда (например, переход на неполный рабочий день) оформляется аналогично приёму:

Издаётся приказ о переводе;
В трудовой книжке делается запись в том же разделе, где указывается прежняя должность, дата перевода, новая должность и основание (приказ)․

Пример записи о переводе

2026 г․ № 27 Переведён с должности менеджера по продажам на должность старший менеджер по продажам в том же предприятии (ИП Иванов Иван Иванович)․ 
Основание: Приказ № 27 от г․ о переводе․
Подпись ответственного: _____________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: _____________ /Петров П․П․/

Заполнение при увольнении

При увольнении работника необходимо:

Издать приказ об увольнении (по статье ТК РФ);
Сделать запись в трудовой книжке о дате увольнения, основании (статья ТК РФ) и формулировке («уволен по собственному желанию», «уволен по инициативе работодателя» и т․д․);
Поставить подписи ответственного лица и работника;
Вернуть трудовую книжку работнику под расписку․

Пример записи об увольнении

2026 г․ № 45 Уволен по собственному желанию с должности старший менеджер по продажам (ИП Иванов Иван Иванович)․ 
Основание: Приказ № 45 от г․ об увольнении․
Подпись ответственного: _____________ /Иванов И․И․/
Подпись работника: _____________ /Петров П․П․/

Особенности ведения трудовых книжек у ИП

Ответственное лицо

ИП может сам вести трудовые книжки или назначить ответственного сотрудника (кадровика, бухгалтера) приказом․ В последнем случае в трудовой книжке ставится подпись именно этого лица․

ьный лист

На ьном листе указываются:

ФИО работника;
Дата рождения;
Образование (уровень, специальность, квалификация);
Профессия, специальность (по профессиональному классификатору);
Дата заполнения ьного листа;
Подпись работника и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек․

Вкладыш

Если основной раздел «Сведения о работе» заполнен, к трудовой книжке пришивается вкладыш․ На вкладыше делаются те же записи, что и в основном разделе, с указанием номера вкладыша (например, «Вкладыш № 1»)․

Хранение и учет

Трудовые книжки хранятся у работодателя (ИП) в течение 50 лет после увольнения работника (ст․ 66 ТК РФ)․ Ведётся журнал учета трудовых книжек, где фиксируются:

Дата приёма на работу;
ФИO работника;
Номер трудовой книжки;
Дата выдачи работнику;
Подпись получателя․

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь:

Административные штрафы (ст․ 5․27 КоАП РФ – от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб․ для индивидуальных предпринимателей);
Дисквалификацию на срок от 6 месяцев до 1 года;
Возможные civil‑иски со стороны работника (например, возмещение ущерба из‑за невозможности подтвердить стаж)․

Поэтому рекомендуется:

Регулярно проходить обучение кадровых работников;
Вести внутренний контроль (проверка записей раз в квартал);
Хранить копии приказов и личных листов в отдельном деле pessoal․

Правильное заполнение трудовой книжки работников индивидуального предпринимателя – важная часть соблюдения трудового законодательства и защиты прав обеих сторон․ Следуя представленным рекомендациям, используя образцы записей и соблюдая порядок оформления ьного листа, вкладыша и приказов, ИП сможет избежать штрафов и обеспечить прозрачную кадровую документацию․

Помните: трудовая книжка – это не просто формальность, а юридически значимый документ, подтверждающий трудовой стаж и права работника на пенсию, пособия и другие социальные гарантии․

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ и РБ, актуальных на май 2026 года․